探析新时期事业单位档案管理工作现状与发展前景

王丽苹

摘 要：时代的发展与科技的进步，带动了整个社会与经济的快速成长，事业单位作为社会企事业单位的重要组成，发展的步伐也对其提出了新的要求。作为单位管理职能工作核心组成之一，档案管理工作如何才能充分运用与发挥管理效能与价值，如何才能更好地为事业单位的生产经营提供有力支撑，已然是时下每一事业单位亟待解决的先决问题。该文主要介绍了目前行政事业单位档案管理基本工作现状，分析了新时期我国事业单位档案管理工作的前景展望，并藉此提出了实现事业单位档案管理高效运作的若干建议，以期对事业单位内部档案管理工作的发展提供有益参考。

关键词：事业单位档案管理 工作现状 发展方向

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）12（c）-0205-01

事业单位内部档案工作自传统的管理模式走向现代化的管理方式，已然历经数十年。档案管理相关信息化建设与管理模式的整体改革、运营后，当代事业单位档案馆其实已具备了统筹管理相关档案文件、信息、知识的软硬件条件，以及全面处理档案、数据的管理能力。

1 行政事业单位档案管理体制基本现状概述

就目前行政事业单位档案管理工作的普遍现状而论，研究者主要例举几项略作概述。档案管理工作模式基本是以集中管理为基础，即使历经几次变革，但在社会主义市场经济的推动下，依然呈现出具有中国特色的档案管理模式，比如，“统一领导、分级管理”与叠合管理并行；“统一领导、分级管理”是《中华人民共和国档案法》规定的档案工作的基本原则，借助自上而下所建立档案管理机构来实现分级管理档案，同时履行监督与指导职责，在全国范围内覆盖档案网。在这项基本原则的指导下，地方各级档案管理机构在受本级政府管辖的同时也接受上级档案管理机构的业务指导和管理监督。又如“同机构，两牌职”模式与“馆局一体”模式的兼容；根据国务院与中央办公厅联合颁布的《中央档案馆国家档案局职能配置、内设机构、人员编制方案的通知》规定，国家档案局和中央档案馆、地方各地级市档案局和档案馆统一进行合并，合并后的新机构可同时悬挂档案局和档案馆的牌匾，履行档案事业管理与档案利用管理的双职能。这一种模式结合了各级档案部门实际工作情况，使档案工作得到了广泛的利用和有效管理，所以一直沿用至今。现实也证明了这一体制充分发挥出了档案事业的特点和优势，使得档案保管与利用得到高效保障。

2 新时期我国事业单位档案管理工作的前景展望

其一，电子科技的高度渗入，让广大群众对档案馆网上服务站的认识度日渐高涨，已然成为目前人们查阅及利用档案服务的另一便捷手段。由此，档案管理工作从业人员应积极学习信息技术，将利用档案的方式进行纵深扩展，即在存留原始纸质文件档案外，借用其他方式来拓展档案服务，使其向多元化方向发展。

其二，档案信息电子化。我党政策方针明确指出覆盖现代化建设全局的战略举措，必须大力推进国民经济和社会信息化。科技时代让社会企事业单位的日常办公都融入了电子信息技术之中，自动化的办公模式很大程度上提高了办公效率，节约了办公成本，档案从整理、统计，再到归档、排序等整个流程全线计算机控制，工作人员只需在电脑上做简单的输入操作，有如视像图片、影音文件等都能够以电子媒介的形式借助电子设备进行收编入档，可见我国档案管理工作正逐步全面覆盖信息化。

其三，档案文件一体化。文件所呈现的生命周期理论反映出其整体运动过程可分为四步，并围绕此四步做线性运动，即制作阶段、使用阶段、暂时保存阶段以及永久储存阶段。发达国家在档案管理工作上的成功经验之一，即将各个部门的分散的文件与档案进行整合，将其集合成为独立的有机体，由此可以省却中间重叠工作所耗费的大部分人力、物力，各部门无须再增设专门的文件保管部门。

其四，档案查阅与使用面扩大化。现代化水平的不断提升，信息时代下诞生的科技手段层出不穷，大众查阅与使用档案的方法也随之开始趋向于更多层面的发展，比如过去利用档案仅为查询文献参考、资料依据等，现时档案的利用价值已向宣传单位、教育员工等方面拓展开来。

3 实现事业单位档案管理高效运作的若干建议

基于上述档案管理工作体制及发展趋势，研究者认为要充分发挥档案管理工作的实效，可借鉴以下建议。

其一，构建事业单位档案信息网络系统。依托事业单位生产经营网络系统建立事业单位档案信息网络系统，收集反映本单位生产经营管理各个环节的基本数据、原始记录等资料，及时归档形成丰富的档案信息资源。与此同时，广泛收集行业内部资料信息，确保随时掌握同行业档案工作动态，使本单位各部门的档案信息资源内容、门类更加多样。比如，借助计算机网络技术，在制定单位生产经营网络系统时，预先考虑档案信息网络系统建设，确定档案信息资源共享的规范要求，开发档案信息资源数据库，使单位内部和行业之间能够及时有效地获得所需档案信息，实现档案信息的资源共享。事业单位若要在市场经济下占据一席之地，赢得信誉，就必须拥有丰富的信息资源库，紧扣社会动向。比如，可通过日常单位订阅的杂志、期刊来挑选、提取其中所蕴藏的大量有价值的资料，将此填充至档案信息源之中，为日后单位内部生产、经营、决策、管理及维护提供基础理论支撑。

其二，科学合理管理事业单位档案的资源配置。全面推行事业单位档案分级管理，可使单位档案管理结构得以优化，提高信息检索效率。简化档案布局，将繁杂的档案进行系统化排列，能为单位上、下查阅创造简便的检索方式，使档案管理的优势作用得以充分发挥。除此之外，调整事业单位档案存放的布局，实行分级管理，能够突破和克服现代事业单位档案管理的瓶颈，实现各档案层级的宏观统筹与整理分布，亦有利于提高事业单位档案信息资源的利用效率。

其三，根据单位实际需求来拓展服务内容。事业单位档案管理服务模式随信息技术不断更新而不断变化，与此同时，这也为档案管理信息化建设开辟了更为广阔的创新前景。比如，事业单位可以通过互联网的便捷，随时搜获社会乃至全球最新资讯，再以此为基础建立科学、高效的档案信息管理体系，对单位在运营体系、建设发展、重大决策等多方面提供全方位服务。又或是结合现代化的营销手段，协助相关人员设计与组建事业单位独立门户网站，需要注意的是，在单位网站的设计中要结合单位实际情况与工作特色，将档案管理工作的特质与工作成果列入介绍栏，以此宣传来扩大单位及档案管理工作的影响，提升公众对档案管理工作的认知度与重视度。

参考文献

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