浅析高速公路档案整理的实践意义

王 莉

贵州高速公路集团有限公司(贵阳 550004)

随着中国高速公路等级不断提高，对高速公路工程质量要求也不断提高，作为公路工程施工管理、竣工验收、检验工程质量的关键钥匙—高速公路工程档案管理也越来越受到人们的重视，它对高速公路的项目使用、养护、改建、扩建提供准确、可靠、真实的依据具有重要作用，对减少大量的人力、物力、财力提供了保证。本文以遵赤公路白腊坎至茅台段高速公路项目档案管理为例，浅析高速公路档案整理实践意义。

遵赤公路白腊坎至茅台段高速公路项目（简称茅台公路）经贵州省发改委批准修建，起自遵义县鸭溪镇白腊坎，起点桩号K0+000，经遵义县枫李镇、青坑、平正乡和仁怀市长岗镇、坛厂镇、中枢镇，止于茅台镇沟头，终点连续里程装号K46+156.252，接省道208 线，全长46.156 公里，路基宽度为21.5 米和20 米，沥青砼路面。茅台公路为山岭重丘区高速公路，全封闭、全立交，主要施工内容为互通式立交、隧道出入口、公路两侧边坡、取弃土场等绿化 ，共形成竣工文件4395 卷，光碟244 张。

1 档案管理在高速公路建设养护中的实际意义

在高速公路建设养护中起重要的基础保证作用的就是档案管理。众所周知，高速公路是一个技术复杂、涉及多学科的部门，它反映在档案管理方面，表现为工作量大、技术要求高。高速公路工程在施工过程中形成了大量的工程管理类、设计类、施工类、监理类、决算类等技术文件材料，这些文件材料要用科学的方法进行收集、整理、编制和规范，一方面，有利于在日后的养护和扩建、改建时提供及时准确的基础性资料；另一方面，有利于综合各方面对高速公路运营后的评价，经研究整理后及时反馈给有关部门，优化设计和施工方案，节约成本，促进高速公路的蓬勃发展。

2 高速公路工程档案管理现状

(1)真实的项目档案可以反映一个工程项目的历史，通过积累档案有助于对其进行研究，有助于工程管理、工程监督，也助于工程管理理论水平提高。然而在公路工程施工中，不少工程管理人员只注重工程施工，不重视档案的及时性，认为工程档案就没什么的，发展形势主义，甚至制造假材料。这些行为无形之中都在不断损毁着工程管理和工程质量，久而久之工程领域不正之风便不断增长。

(2)迎接检查材料的文字材料，其内容虽能够做到充实简炼，所有文字材料表格和图形绘制的数据真实合理、准确一致，文本的装订既美观又大方，但未能实现多媒体汇报，音像材料也不够丰富，不能充分反映整个项目的施工情况、效益情况，其高度、深度和广度不够。

(3)档案法的宣传与普及不够充分和全面，有的领导档案观念和意识淡薄，对其重视不够，导致文件材料的管理只是停留在简单的收集、整理，形成不了，系统化、条理化、规范化的文件材料管理系统。

3 高速公路档案管理特点

公路工程档案是指在公路工程施工、管理、养护等工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式和载体的历史记录。其包含从提出项目建议、可行性研究、规划设计、地址选择、材料准备、工程施工、工程竣工等各阶段形成的文件，记录着整个工程项目的点点滴滴。由于工程项目投资大、周期长、参建单位多、材料的进出及供应需要到政府审批、设计、施工、监理、质检部门评定，使得文件材料收集面广、量大、种类多，造成公路工程文件材料收集难问题。5.档案管理优化措施

(1)建立档案管理责任制

公路工程建设必须在工程最初开始时，就应该严格按照规定建立档案管理责任制，设置专门的档案室，有专人严格履行档案工作各项制度。实践中，首先要充分学习、研究有关工程档案制度和国家、行业相关档案规章，最后制定出适合本项目的《工程档案工作制度》、《预立卷工作制度》、《归档工作制度》。

工程档案是在严格的过程后产生的，它差不多覆盖了工程的每一项工作、每一位职员的工作， 所以，“责任”对于高速公路档案管理至关重要。忽视工程档案工作的人，是在忽视自己的责任。因而，做好工程档案管理工作有益于工程管理责任的进一步明确和加深，并将有益于控制工程领域的不正之风。

(2)及时收集、归档资料

实践中发现及时收回归档工程文件才料是必要的。若工程交工一段时间后再向施工监理单位收集文件才料，存在以下难题：一是应有资料不齐全，二是监理签字盖章不齐全。此时施工监理单位已经退场，其人员已离开工地而分散各地，实际上这些工作已经无法完善，最终，导致整个工程项目档案无法补全。给工程文件材料和整个工程留下“尾巴”。

正常情况下，工程竣工文件在竣工验收3 个月内按照有关规定向项目法人单位档案管理部门移交项目档案。这样既有助于维护工程项目质量，也可避免工程项目档案拖拉后无法补全，也可防治不法分子在工程档案中做手脚。

(3)做好文件预立卷工作

项目实施过程中，档案管理专员要及时掌握项目施工的进度，针对项目施工的每一阶段应形成的原始材料进行督促检查，发现问题及时解决，确保项目档案资料的真实性、准确性和完整性，及时做好预立卷工作，保证文件材料的完整性。

实践中，文件材料归档时常不及时，给立卷阶段的工作留下了弊端，这样的话，整个工程档案工作和工程管理工作都会受到影响。这主要是由于工程建设中不少工程管理人员没有意识到工程档案管理的重要性，盲目的认为工程建设大于一切，有着工程档案要给工程建设的思想，这严重影响到了项目档案的质量。项目文件材料立卷归档工作应与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，才能保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。所以，必须提高工程建设所有参与人员对工程档案的认识水平，本着工程管理要严格的思想，且要加快后一阶段的归档回收工程资料工作，才能把立卷阶段的工作做出成

(4)竣工文件的组卷工作

茅台公路是按照交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》交办发（2010）382 号进行文件材料整理、归档工作，由案卷目录替代了原来的总目录，案卷题名更能准确反映本案卷的基本内容，更快捷查找档案，提高了档案的利用效率；同时按照文件材料的自然过程并保持其内在有机联系进行系统化整理组卷，避免了部分文件材料的重复组卷。

6 结语

随着时代的发展，高速公路工程档案管理的工作内容会越来越繁杂，工作负担也会越来越重，它是一项具有长远意义的基础性工作，作为档案管理专员，一定要肩负起工程档案管理的责任，紧密联系实际，正确理解和运用档案管理的工作条件和方法，争取充分实现工程档案的利用价值，使工程档案这个宝贵的信息库为工程建设创造出更大的社会效益和经济效益。

[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论(第二社)[M].北京:中国人民大学出社社,2006。

[2]福建省档案局监督指导处.建设工程档案工作常用文件(二)[M].福州:福建省档案局,2006.

[3]全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国档案法.

[OL]http://tclgb.taicang.gov.cn/art/2011/10/27/art_5214_13198 4.html