推行网上预约报销解决高校报帐难的问题研究

罗　军

（衡阳师范学院计划财务处，湖南衡阳 421002）

推行网上预约报销解决高校报帐难的问题研究

罗军

（衡阳师范学院计划财务处，湖南衡阳 421002）

随着高校教育经费的投入加大，高校收支规模和经济业务量也日益增大，而财务人员受编制制约，人手有限，加之报帐场地狭小等诸多因素，造成高校老师报销排队等候，报帐难问题突出。本文分析了现行传统报销模式及存在的弊端，从应用网络来创新财务报销手段的角度，提出推行网上预约报销，以解决高校报帐难问题。

高校；报帐；网上预约

随着高校教育事业的蓬勃发展，高校办学规模扩大，经济业务、经费种类和收支规模日趋繁杂庞大，财务报帐的业务量急剧增加，传统报帐方式受到人员、场地等客观因素制约，教师报销排队等候时间长，教师报帐难呼声颇高，因此，寻找既科学合理又优质高效的报账方式，提升财务优质服务是一个亟待解决的问题。而计算机的普及及网上预约报销系统软件的研发成为解决高校报帐难的一大突破口。

1　传统报销模式及存在弊端

传统财务报销模式不能满足师生大量而频繁的业务要求，传统报销模式的流程是教师先将要报销的发票分类粘贴，找好相关部门领导审批，再到财务报帐大厅经会计审核，审核通过后交会计复核，最终打印会计凭证，出纳凭打印好的会计凭证核发现金或开支票交由教师自行去银行支取。这一报销模式使得财务管理受到空间和时间双方面局限，存在以下几方面的弊端：

1.1找领导签字审批难。高校领导往往是集行政、科研、教学于一身，身兼数职，工作特别繁忙，领导不在办公室的时间较多，教师找领导签字往往要往返多次，很难一次完成签字审批手续。

1.2报账人员排队等候时间长。因高校经济业务量增大，加之科研经费报销量逐年增加，而财务报销岗位和人员配置无法与经费的增长同步发展，因而造成报帐人员排队等候时间长，尤其是学期结束前后及科研经费结题前后，报帐比较扎堆，集中性报帐使有的教师即便手中报销票据很少也不得不耐心排队等候，教师普遍感到报帐难而心生怨气。

1.3财务信息化管理不到位，信息传递及时性差。由于传统财务报销模式是一对一当面交流报帐，碰到具体问题当面解决，因而网上缺少对报帐流程及报帐制度必要的宣传，很多老师报帐时不知道报帐流程和财务报销相关的规章制度，也不知道票据的填制方法，拿来大把票据既没签字又不分类粘贴，财务人员要反复耐心解释财务报销规则，报完帐后报销业务进程信息不明，报帐人员无法上网查询，信息传递及时性差，会计信息滞后。

1.4财务审核程序多，财务人员工作量大。在手工报销模式下，教师将大量报销单据送至财务处，审核会计要审核原始单据，对业务填制内容、审批权限、经费预算、发票真伪等进行全面审核、校验，最后才能编制记账凭证，输入会计信息系统，不仅工作量巨大，而且出错率也比较高。

1.5财务报帐人员工作积极性不高。由于高校人员编制有限，每天面对大量排队报帐的老师，前台审核工作人员心理压力大，而高校待遇是按职称高低来对待，干得再好再多，拿得的钱可能是最少的。工作量没有跟效益挂钩，谈不上热情优质服务。

2　高校网上预约报销的模式及基本要求

网上预约报销业务是指报帐教师凭工资号先登陆财务处网上预约报帐系统，并根据报销提示信息填写报销内容、经费项目、报销金额及个人银行帐户信息，填写完成确认后电脑自动生成打印预约号，教师将整理后的发票连同打印预约号递交至财务报帐大厅即可离开，财务审核会计审核完毕后将报销金额转入指定银行卡或者指定的单位账户即可。网上报销系统流程：网上制单—前台收单—后台审核—自动凭证—网银支付—短信通知。整个流程无现金支付，降低现金使用量，并且录入会计信息由报帐人员录入，电脑自动统计金额，生成智能凭证，分担了审核会计的部分输机工作，提高了工作效率。网上报账业务内容为差旅费、借款、日常报销三大模块，其中日常报销模块报销频繁，具体包括：办公费、印刷费、交通费、邮电费、会议费、培训费等17项，在生成的初始凭证中摘要、项目编号、金额、报帐人银行帐户都自动生成，财务审核会计仅需对凭证稍加修改即可保存凭证，尤其是借款及差旅费更是自动生成智能凭证，节省了审核会计录入和审核的时间。网上预约报销的基本要求有以下几个方面：

第一，熟悉网上报销流程及报销规定

网上预约报销要求报帐人员要了解所办理业务的财务报销规定，在投递单据前应找相关部门领导签字审批好，确保完成各项签字审批手续。

第二，原始发票粘贴整齐规范

网上预约报销要求报帐教师要将原始发票分门别类粘贴好，包括附件张数填好，确保原始发票正确、合法有效后放入信封密封，信封上粘贴生成的打印预约号，自己或者委托他人交财务报帐大厅前台工作人员签字收单。

第三，预留报帐人员联系方式

网上预约报销要求报销人员填写具体的联系方式，包括手机、电子邮箱地址等，方便财务人员及时联系及短信提醒服务，以便出现疑问时能及时联系与沟通，若遇不符合规定的发票，审核会计填写退票单，注明退票原因，并电话通知经办人员前来取回不可报销的发票。

第四，填写个人银行帐户及开户行信息准确无误

网上预约报销要求报销人员填定的开户银行及帐户信息准确无误，以确保资金安全到户，如果网上报销确认单上的金额与财务人员最终审核金额不一致时，以财务处审核金额为准。

3　实行高校网上预约报销的优势

实现网上预约报销，大大提高财务报销效率，提升了财务优质服务，有以下几大优势：

3.1实现无等侯报销，节约师生报帐时间。实现网上预约报销后，无论何时何地，只要能上网就可登陆预约报销系统，节省了老师排队等候办理业务的时间，老师在家就可轻松报帐，省去了排队等候的烦恼。

3.2无现金报帐，通过网银直接把报销款项转入报帐人指定的帐户或转入供应商的对公帐户即可，确保资金安全，省去教师去银行的烦恼。

3.3报销速度快，到帐速度快，通常1-3个工作日，最长3-10个工作日。还可快捷查询报销业务进程，经费使用情况，项目预算执行进度等各种信息，还可通过手机短信及时知道到帐情况。

3.4缓解了前台会计审核人员报帐压力，报销系统智能化后由报帐教师填写原始信息，并自动生成凭证，减轻了财务人员录入工作量，金额电脑自动累计精准，减少了财务核算的差错率，报帐效率大大提高。

3.5提高了财务人员的报帐积极性，服务意识大大增强。财务人员每天处理的帐务越多，效益工资就越高，杜绝了互相推委、拖拉的情况。财务人员视报帐人员为自己的客户，把用户满意度作为评价自身业绩的重要指标。每次报帐后，报帐人员可以给财务人员评价打分，促进财务人员高效优质服务，同时也使得财务人员得以从记账、核对等重复工作中解脱出来，实现从单纯的记帐会计到管理会计的转变，成为真正意义上的管理者。

3.6拓展了财务信息处理功能，提升财务管理工作的信息化、科学化、专业化、效率化，促使会计职能由核算型向管理服务型转变，推进高校财务工作的多样化创新化。

4.结语

优质高效的网上报销模式是今后高校财务报帐的必然趋势，财务也需不断创新，不断完善和发展，充分利用网络平台，向教师提供方便快捷的优质服务，解决教师报帐难问题。同时财务信息化是高校信息化建设的重要组成部分，只有推行网上预约报销，才能用信息技术手段提高服务水平，实现账务管理精细化，服务精益化的需要。

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On Pushing Online Booking Reimbursement to Solve Tough Reimbursement in Universities and Colleges

LUO Jun
（Department of Planning and Finance，Hengyang Normal University，Hengyang Hunan 421002，China）

With the investment increase in higher education，the scale of revenue and expenditure and business volume is increasing in universities and colleges.Due to the limited financial staff and small working space and other reasons，the people applying for reimbursement have to wait and the problem of tough reimbursement is existed.This paper，from the perspective of applying internet to innovate the means of reimbursement，analyzed the traditional reimbursement model and the existed drawbacks and put forward the method of pushing online booking reimbursement to solve the tough reimbursement in universities and colleges.

universities and colleges；reimbursement；online booking

F23

A

1673-0313（2015）06-0152-03

2014-05-10

罗军（1967-），女，湖南祁东人，经济师，从事财务管理研究。