信息技术环境下印刷文献排架效能因素研究

摘要:根据德鲁克对效能的阐释理解,在信息技术环境下,由于印刷文献的需求变化而引起的排架职能变化和效能因素.在此来分析图书馆同仁们对文献排架中一些效能因素的改进,并基于此提出了一些图书馆提高印刷文献排架效能的举措.

文献标识码:A

文章编号:1671G8275(2015)05G0136G03

收稿日期:2015G10G02

作者简介:刘红兰(1973G),女,江苏徐州人,江苏建筑职业技术学院图书馆馆员,研究方向为读者工作.

1 效能的理解

1．1 效能的概念

德鲁克(Durcker,1966)认为,效能(effectiveness)是指选择适当的目标并实现目标的能力,或者说组织效能是组织实现其目标的程度.在这里,我想借用效能表达的是印刷文献在流通书库排架实现其职能的有效程度.在组织管理中,对效能概念的理解,可以让人们从不同角度、不同方面着力、以长远目标为导向去处理组织中所存在的问题.也就是说,使组织在持续有机发展理念下去系统地战略性地经营企业.同样,我们在文献排架中缺乏系统观的发展理念,也只能总是处于事务处理状态,就是头痛医头,脚痛医脚.而无法从根源上思考问题,从而形成总是重复出现同样的排架问题.

1．2 管理理论中的效能因素

管理理论中,泰勒的过人之处在于他极力主张管理工作不仅要使用鞭子,更要运用知识:承担复杂的工作,应用智慧,找出能更简单、更快捷、更出色地完成它的方法. [1]30德鲁克认为泰勒范式需要添加一些人性因素,一种对工作价值的了解.“一种对人类特性的认识,也就是人类有能力把许多因素成功地整合起来,并加以判断、规划,乃至于改变他们.” [1]33

在德鲁克看来,作为泰勒主义梦想的象征和意义上的“快乐的工人(happyworker)”,既不单单是泰勒主义者理性创新所产生的效率,也绝不仅仅是人本主义者对工作认同的诠释.组织的效率和盈利行为,是受包括人性论在内的多种因素影响的结果,是一种多元化的非线性结果. [2]513按照德鲁克的观点,“以技术为导向和对问题的辨析”恰好是分析管理问题的出发点.建立在“以技术为导向”“进行问题辨析”基础之上的效能,来自于技术创新,来自于社会需求的变化,来自于组织和个体知识经验的学习、积累与融合,来自于不同类型资源的地位、相对重要性及其互动关系.

2 印刷文献排架职能分析

2．1 图书馆中的印刷文献排架职能

关于书库的藏书组织,沈继武先生早在1988年就提出:它是按照一定的目标,有效地控制藏书运动的方向、速度、范围、和密度,使藏书流与读者流、读者需求流相互沟通,有序结合运转,避免干扰,处于均衡饱和的最佳状态. [3]26也就是说,文献的排架和整理工作,就是通过调整文献布局与文献流转的方向、速度、周期,从而让读者快速找到其所需文献,并发现其潜在需求文献,在此过程中,充分利用库存空间,保证文献流与读者流有效结合,顺利运转保持动态平衡的状态,同时减少可以避免的管理环节与文献整理的劳动强度.因此,书库在藏、借、阅一体化的状态下,既是一个流动着的仓库,又是一个揭示货源、读者选择、馆员推荐和保持书源畅通的交易场所.

2．2 信息技术环境下印刷文献的排架职能变化

在信息技术和网络文献发展初期,其文献流与读者流的结合点主要是书库,以及图书馆的实体目录组织.随着通信技术与电子文献、网络文献的发展,其文献流与读者需求流的结合点分为网络检索系统、在线文库与实体文献库,伴随信道的扩容与推送技术的发展,其结合点已推向更多的虚拟空间.也就是说,目前,读者通过图书馆的检索系统就可以了解到图书馆对自己所需文献的收藏情况.对于是否选择某册文献,一般来说,从文献的目次页便可初步确定是否记载有读者需求的信息,进一步浏览局部章节,就可确定该文献的论述形式和深度是否符合需求,从而确定是否借阅该文献. [4]72因而,将文献的目次页和部分章节数字化后展示给读者,不仅增强了读者查找的目的性,也减轻了书架展示文献内容的职能.假设进一步把书库中文献的布局,一排排存放文献的书架直观视图依据读者查找特征进行适当标识后做成数字化的影像文件,那么,读者就可以不受书库开放时间的限制直接确定自己所需文献之所在了.同样,我们借助通信技术,读者可以把自己需借文献信息发送到借阅系统中,馆员查检到相应文献,经过系统处理,放到自助提取文献机处,就如同取网购车票一样,让读者自行提取.由于数字技术与通信技术的发展,文献与读者的交汇点已多样化,不同的结合点、交汇方式因本身的特性与读者的需求偏好各自承担着一定信息的贮藏、传递与交融.

3 现实排架效能问题辨析

3．1 当前印刷文献排架效能

目前,在国内很多图书馆中流通率比较高的书库都是采用分类(中图法、科图法和人大法)排架法.这种分类排架法就是将文献资料分门别类地依照分类号的次序排列.同时,同类文献必须借助于辅助号,排列其先后顺序,这种辅助号也称书次号.一种书,只能有一个书次号,书次号有种次号、著者号、年代号、登录号等,其中种次号和著者号的使用最普遍. [5]354－357采用此体系排架法便于馆员系统地了解库藏情况,而读者也很容易找到同类或相近内容的图书.但是由于此种排架法是分门别类地按层级制序列摆放文献,在进行书架布局、各个大小子类的预留库存空间时,要充分考虑馆藏发展方向、读者需求分布、学校专业发展方向、现有馆藏格局、各类文献年增长率、各类知识更新周期等等.由于藏书各方面因素的变动,导致某些类别文献空间预留严重不足,需要不断调整书架,而且此类调架多是触一动百,经常是一处文献的架位紧张引起序列大规模的倒架工作,大大增加了工作人员的劳动强度.书库是一个动态交易场所,文献处于一种流动状态,对于一本具体的文献,在书库中它可能在相应固定的书架上、读者(正在翻阅)手中、新书展示架上、主题书架上、待归架图书处、还书处,让读者在本来就呈现一定乱架、错架状态的开架书库中,找到一本处于可借状态的图书更加困难.

3．2 文献更新所引起的排架效能问题

书库总体贮藏文献的量是一定的,那么每年文献入库量与出库量应该相等,这既是反映文献信息流发展的客观趋势也是库存文献能够动态发展的保证.IFLA经过对馆藏更新问题的研究,提出公共图书馆应该在10年中对全部馆藏进行更新,馆藏中最近两年出版的图书应占10%,近5年出版的图书占30%~40%.郝尔认为:馆藏文献越多,并不代表越能满足读者的需求,可能适得其反,由于旧书充斥书架,反而会影响读者查询和获取所需的新书. [6]82同时,根据经济原理的二－八定律,对于读者需要的少量的20%的文献我们可以借助文献传递和信息资源共建共享来满足.

对于如何控制文献出库流速,以使库存增长幅度保持在一定的水平.2010年,赵伯兴老师根据文献零利用率对上海大学图书馆1978~2008年间F、H、I、K类文献统计得出文献出版25年后可以作为出库的一个外部标准.李明侠老师在2009年谈东吴大学图书馆馆藏淘汰的经验时说到入藏达30年或近30年的图书可以送交储存库保存或者剔除处理.其实因为每个图书馆收藏的文献专业等级和读者的需求存有差异,不同专业的知识内容老化的速度也会快慢不均.因此,进行文献更新时,每个图书馆应该在全面了解本馆文献的数量和类型,并通过调查统计读者利用各学科文献数量的基础上,以及根据各类文献的新近入藏和发展情况确定本馆不同的文献类型应该更新的时间和数量,以保持知识信息存量持续流转和文献库存量的平均增长.

3．3 架位管理对排架效能的改进

对于目前大部分图书馆中采取的分类排架法,存在的问题主要是倒架与归架任务繁重.分析一下经常出现的倒架状况,不难看出主要原因在于各大小类目下的部分文献入库与出库量出现大的顺差,最初各子类架位预留不足.为避免流通书库的经常性倒架,各位老师着手从书库、书架容书量,现有的各大类、子类的文献量、未来一定时期各类文献的平均增长量、架标变通与设计等方面去思考,进行了积极的探索与实践.孟小槟老师在«一种优化图书分类排架的方法»中给出了预留空位测算的计算公式;牟建波在其文«开架书库图书排架新设想»中也提出如何确定书库面积和藏书量的关系; [7]234陈锦辉在«关于图书馆书库架位科学管理的探讨—以南国商学院为例»中,展示了经过文献与架位参数的统计如何精确测算出所有子类书架层数及书架位置.这些有意义的探索通过计算各子类的文献量变化、整体架位容书量等数据以求得架位布局合乎将来文献实际的空间需求量,科学统计与筹划在数据精细、准确的情况下无疑会带来效率.

为了减少归架任务,图书馆同仁们提出了“细分类,粗排架”和“最佳排架粒度”的概念.这些方法的实际效率如何,还有待实践证明.私下认为这种方法可以应用在那些流通率高、热门主题的一部分文献的排架,不适合普遍应用.因为各馆具体规定本馆各个大类的详分与简分的级别,就已经控制各个子类下的图书文献量在一定的范围内了;二是大部分读者本身对索书号的组成并不了解,粗排或是最佳排架粒度下的混排,都会给读者一个图书文献排架并不是精确的,可以随便放的印象,致使书架更乱,相比于精确架位读者的查找效率也会有所下降,以这些为代价减轻的一定程度的归架劳动量是否有效还有待验证. [8]47

在架位管理上,有些图书馆使用了RFID(RadioFreG quencyIdentification)无线射频识别技术.使用RFID技术,图书先贴上RFID标签再上架,上架之后进行扫描定位,也可以先根据一定原则定位再上架,定位好的图书就可以通过RFID的导航系统显示图书的位置了.为了准确定位和提高查找图书的效率,就要求图书管理人员对在架图书要进行及时扫描,而且归架时将图书的位置放置准确.目前各图书馆把RFID技术与实际需求相结合,在流通库中一般用分类索书号与定位技术相结合进行图书架位调整.倒架时只需要对即将倒架的首位图书的数据进行定位,而不必读取每本图书的数据,因为需倒架的首本书确定后其余图书的定位由系统后台根据分类排架号计算出来而不需要对架上图书数据逐本进行图书定位. [9]103从原理上来说RFID技术在馆藏清点、上架、倒架方面应该效率很高,实际应用中最有效的是馆藏图书的清点工作,在文献上架、倒架、顺架这几方面虽然减轻了馆员的部分工作量,但没有达到预期的效果,管理人员正在通过索书号、定位频率、排架单位(是具体到一格书架还是几格书架,或是每本书)等参数以及它们的结合方式的调整进行改进,在以后的大中型馆中这种书架管理模式应该是一种趋势.

3．4 文献排架体系本身所引起的效能问题

文献排架不仅有分类和主题为主的内容排架方式,还有登录号排架、字顺排架、版型排架、语种排架、固定架位排架等按照文献资料的外部特征来排列文献的形式排架法,相比于分类排架法,版型排架、字顺排架、语种排架也存在空间预留多少与倒架的问题,而且不适合读者普遍聚类查阅的习惯.目前主要用于文献流转速度趋于零的存储书库的登录号排架,是按照文献资料入藏的先后顺序排架,有用财产登录号的,有用入藏流水号的.固定式排架法:是一种按照文献资料到馆的先后顺序给予一个固定架位的排列方法,它的排架号由文献所在的书架的顺序号、层格号和架层的顺序号组成.如35/6/8,表示这部文献是在第35架第6层的第8位.这两种排架法不存在预留架位的问题,如果是按年代为标准进行移库,那就也不存在倒架问题,一般来说最先入库的也先出库.

3．5 文献摆放布局与文献运转流程所引起的效能问题

在流通库中,可以所有文献按一定排序规则放在固定架位上,也可以根据“三线典藏制”的管理经验,变通为“一线架位”“二线架位”“三线架位”,也就是说有流通率高的“新书展示架、热门主题书架”、流通率处于正常水平的“主体书架”、流通率几乎处于零的准备移出书库的“除旧书架”,还有就是放置读者还回文献的“中转书架”.“新书展示架”“除旧书架”“中转书架”主要是为了适应文献使用的周期性、读者到馆的规律性、馆员理架的节奏感而设置.对于“主体书架”以外的几种书架,就可以按主题或是其它依据粗排,数量与周期由各馆根据读者对文献利用的情况进行确定.这样既能向读者有效展示文献,也能缓冲一下馆员上架的紧张强度,使流通库的上架、理架、顺架和文献移库工作进行得张弛有度.

在流通库中,把“新书架”“主题书架”,放在入库口与“主题库”或阅览区之间,这样,读者一入库就可以看到这些书架上展示的文献了.“中转书架”分区放置在“主体书架”旁边和出库处,这样方便读者放回经查阅不需外借的图书,也可以为读者展示其它读者感兴趣的图书,一旦发现有自己需要的,也方便外借.如果在此没有查到自己检索到的在馆文献,那么再到“除旧书架”上查看,保证对在馆文献不重复地高效地查找一遍.文献摆放按出借规律和读者使用习惯形成一定的流程,在保证馆藏信息正确的情况下,易于让读者查找到自己所需文献,减少读者查找的盲目性.

4 提高流通书库排架效能的建议

基于排架目标,我们需要考虑以下因素,并进行整合用以判断和规划排架体系、架位布局和文献运转流程等架位管理方案:一是读者对印刷文献的需求特征、查阅行为、查找方式、方法;二是文献的内在特性、外在特征和使用周期、未来馆藏发展规划;三是现行书库架位的管理状态和经验;四是其它动态仓库的调度、管理的经验技术以及信息和技术带来的变革.

我们探察读者在信息查询、获取、交流与利用方面变得极其便利的环境中,对印刷文献的查阅有哪些变化,读者是流通库排架职能的起点也是终点,我们只有认清其变化,才能适应其变化,据其变化结合馆藏发展趋势策算库存容量,确定排架密度(比如是满架的80%),调控一定周期内的文献流入与流出量,控制流通库文献量平均增幅;结合读者的查找习惯和文献出借频率、结合图书馆的整体发展趋势和本馆的实际发展状况,在全面考察多馆实践并相互对比的基础上确定主体书架排架体系采取何种方式.我们知道书库是一个内部有不定回流的动态仓库.因此,要理顺文献流程保持文献通道顺畅,以方便读者了解文献的库存状态(最新入库文献,其他读者查阅或还回的文献、准备出库的文献等)保证有效查找.充分利用网络技术拓展编目信息,增加那些有助于读者辨别文献需求价值的数据,引导读者从检索开始有的放矢地查找文献,充分利用网络增强读者与文献的交汇面.要借鉴其它物流、库存管理经验,把信息技术、机械技术融入文献上架、顺架和出库的管理中去.架位管理以上几方面的结合和运转都离不开工作积极主动、勤于思考的工作人员,而一个整齐有序的书库对读者随处丢书本身就是一个无声的约束.