企业人事档案管理中存在的问题与对策

祁洪梅

（哈尔滨锅炉厂预热器有限责任公司，哈尔滨150046）

企业人事档案管理中存在的问题与对策

祁洪梅

（哈尔滨锅炉厂预热器有限责任公司，哈尔滨150046）

与每个人自身联系最为紧密的一种档案被称为人事档案，在经济发展的新时期，企业的人事档案管理应该向着标准化、科学化的方向发展，以适应社会发展的需要。本文针对企业人事档案管理中存在的问题进行分析，并且提出了解决对策。

企业人事档案；管理模式；管理意识

1 企业人事档案管理中存在的问题

1.1 管理模式过于单一

目前，有很多企业一直沿用传统的管理模式，真正做到运用现代化管理手段进行人事档案管理的企业数量依旧很少。主要表现在档案内容过于单一，通常在人事档案中只涉及学习经历、工作经历、家庭成员等几项简单的内容，这与信息化社会对人事档案的要求有很大差距。因此面对如此简单的档案内容，企业应该做到从企业的人事管理的角度出发，将一些个人专长、工作经验、职业培训等内容加入其中，可以利用计算机存储容量大、检索速度快的特点使人事档案管理走向数字化。

1.2 人事档案材料质量较差

首先，人事档案材料内容不完善，《企业职工档案管理工作规定》指出，企业的人事档案必须能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等内容，但是目前很多人事档案只是简单的包括了学历、家庭成员等信息，与具体要求存在一段距离。其次，人事档案所包含的内容质量不高，由于一些企业对人事档案的重视程度不够，所以在内容上有很多空洞，主要体现在关于个人经历方面的描述不够细致，并且关于个人道德素质以及能力专长方面描述的也很少。还有一种情况也比较常见，就是档案材料的用纸规格不符合要求，直接导致书写不规范，字迹不耐久。此外，人事档案材料规格大小不一，字迹潦草，都不利于档案的使用。

1.3 人事档案管理意识较低

目前仍然有很多企业的档案管理意识比较淡薄，重视程度不够，使企业的人事档案不能够真正发挥其作用，甚至有的地方人事档案长期无人管理，形同虚设。主要表现为几个方面：第一，由于管理方面的疏忽而导致部分员工或者是几个员工的人事档案材料丢失，在需要时影响了正常工作。第二，有很多单位的员工已经辞职或者退休早已调离本单位，但是由于企业之间人事档案传递的不及时，所以其人事档案仍然会长期留在原单位，未能及时传递到新单位。第三，在进行人事档案邮递时，只是将人事档案作为普通邮件邮送，不做机要快递处理，或者是随意将人事档案交给本人管理，因此造成随意篡改、丢失的现象时有发生。总之，人事档案由于疏忽而管理不当会给个人以及企业带来很多的麻烦。

2 企业人事档案管理问题的解决策略

2.1 建立开放式的管理模式

传统的人事档案管理制度大大降低了人力资源的开发程度，并且限制了人才的流动，当前主张建立开放式的人事档案管理模式。开放式的人事档案管理模式首先应该注意的就是关于流动人员的人事档案管理必须要加强，建立完善的人才流动服务机构。另外，企业的人事档案记录的都是企业员工的个人信息，所以员工对此应该具有知情权，人事档案管理部门在此方面应该做好宣传工作，引导员工正确对待自己的档案，从另一个角度来讲也可以提高员工的工作积极性，真正实现人力资源的优化配置。总之，建立开放式的企业人事档案管理模式有利于人才优势的发挥，实现个人与企业的双赢，既促进了个人发展，又有助于企业的发展。

2.2 完善人事档案材料的内容

随着经济发展速度的不断加快，当前各个企业之间的竞争可以归结为人才的竞争，所以企业想要发展壮大，想要不断的扩大规模，对于人才的需求是目前的当务之急。因此面对企业人事档案内容过于简单的情况必须加以完善，人事档案应该做到能够真实的反映一个人的工作能力、道德素质等个人信息，对于人事内容的填补方面，应该保留员工从前的重要内容。另外，对于新增内容应该侧重于工作业绩、专业特长、道德素质等方面，当今社会更加倡导诚信，因此有关个人的信用程度也应该成为企业人事档案中的内容。对于人事档案的完善内容应该主要考虑迎合社会需要这一要求，除了有所增添之外，对于从前那些冗余的内容应该删除。企业的人事档案应该与时俱进，完善人事档案的材料内容，利用新的管理手段与科学管理的理念，利用科学技术建立企业人事档案信息库，提高人事档案管理的科学效率，实现企业人事档案的科学管理。

2.3 加强企业档案管理意识

对于一个企业来说，人事档案是有关员工提干的重要工作，所以整个企业都必须引起重视。为了加强对企业档案管理的重视程度，企业的领导应该首先重视起来，在人事档案管理方面加大工作力度，第一步应该做的就是完善企业人事档案管理的规章制度，只有具备了明确的条文规定，才能对员工有所约束。另外，为了加强对于人事档案的管理意识，企业应该成立专门的档案工作领导小组，主要工作就是负责调解档案管理部门遇到的困难，并且予以解决，还应该定期检查人事档案的管理工作，起到监督和指导的作用。人事档案的管理是一项琐碎繁杂的工作，因此一个良好的档案管理环境是非常重要的。企业应该意识到人事档案管理的重要性，并且加大资金投入，为人事档案管理提供一个重要的前提条件，为实现人才资源优化做好基础。

3 结语

随着社会的发展与时代的进步，企业要想在激烈的市场竞争中激流勇进，就必须做好每一个环节，企业的人事档案包含了企业内部所有员工的个人信息，对于企业日后的发展具有重要作用。然而当前关于人事档案却存在很多的问题，例如管理模式过于单一、人事档案材料质量较差、人事档案的管理意识较低等，面对这种情况企业必须加大重视程度，及时发现问题并且予以解决，使企业的人事档案发挥其作用，实现人才资源的优化。

［1］邓颖.浅谈干部人事档案管理的问题与对策［J］.南方论刊，2011，（06）：38-39.

［2］朱宝均.人事档案管理存在的问题与对策［J］.开封教育学院学报，2010，（01）：198.

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1674-8646（2015）09-0111-02

2015-06-12