新时期档案的数字化管理探讨

姜丽芬（鹤岗市住房保障局，黑龙江 鹤岗 154100）

新时期档案的数字化管理探讨

姜丽芬
（鹤岗市住房保障局，黑龙江 鹤岗 154100）

本文通过总结笔者多年工作经验，对信息时代数字化档案管理的发展现状以及完善措施进行分析，希望对相关从业者有所帮助。

档案管理；数字化管理；管理创新

21世纪是信息化时代，以信息技术、通信技术为支撑手段的管理工作面临着新的发展挑战和机遇。在注重效率与信息交流的信息产业时代，档案管理也呈现出新的发展特质，如何做到规范、科学的档案数字化管理对于任何组织或企业的发展都有着重要意义。

1　什么是档案数字化管理

档案是一个组织重要的信息资源，对于一个组织的发展有着重要的使用价值和纪念价值，因此实现这些资料的安全、长久保管是各种组织形式一直重视的。我们所说的数字化档案管理主要指两个方面，其一是档案目录的数字化，这主要是针对大型数据资料的数据库建立，从而实现大规模数据的保管以及高效率的调用。其二是指档案具体内容的数字化，即通过扫描的形式将档案原文进行录入、存储。

2　进行档案数字管理的优势

档案数字化管理模式是时代发展的产物，是顺应时代发展需要的产物，它的优势也正是时代发展特性所在。首先，数字化管理模式的管理效率高于传统档案管理模式。通过数字化管理模式，依靠扫描、图形处理等方式可以更高效、准确地完成数据录入工作。其次，数字化管理模式可以节省大量的物理空间。对于许多重要的文字资料，以往只能依靠纸质卷宗进行长年累月的保管和记录，随着时间增加，这些卷宗、档案所占用的空间已经十分可观，这与精简办公的要求不符，同时纸质档案的保管难度随着时间的增长也逐渐增大，也不利于高效率的调用资源，因此数字化管理成为解决这一矛盾的首选。最后，随着现在交通发达程度的提高，通讯能力的提高，人与人之间的物理上的距离已经越来越弱化，这就需要大量资料的互通和共享，显然纸质档案很难做到这一点，且年代久远的档案由于自身的珍贵性和易破损性导致信息资源的利用率不高，而数字化管理模式正是现代通信技术和传统档案管理的结合产物。

3　新时期下档案数字化建设存在的主要问题

3.1硬件设备落后

这是我国企事业单位档案管理工作更新换代存在的普遍问题。在硬件设备上投资的不足不仅仅是由于态度不够重视所决定的，还有着一定的历史因素。我国在经济高速发展的过程中，不可避免的存在发展不均衡的问题，无论是企事业单位从自身考虑还是国家从整体考虑，都会优先将资金用在见效快、回报高的方面，对于更倾向于服务的档案管理工作只能尽力照应，与其说是不够重视，不如说是我国特殊国情下的发展问题。长久以往的资金不足导致档案管理部门在机房建设、网络设备、安全设施上影响了档案管理向数字化转型的进度。

3.2软件质量不一

相对于硬件来说，软件恐怕是更难得到提高的。硬件不管怎么说都是看得见摸得着的固定资产投资，但软件则往往成为管理层忽视的内容，由于软件的不配套常常导致硬件得不到充分的利用。特别是贪图低成本，常常导致软件之间不兼容、数据类型不通用等诸多问题，大大降低了档案的管理效率。

4　档案管理数字化的发展措施

4.1建立标准化制度和完善使用规范

态度决定一切，要想切实实现工作质量的提高，首先要改变从业者的精神面貌，除了软性的宣传教育外，还要有硬性手段，这就是规范的规章制度和工作守则。一方面是为了规范从业者，另一方面是为了实现工作在更大范围内的通用性，提高工作效率。规章制度要尽可能详尽，包括数字档案资源的内容著录、存储、查询、传递、管理和检索等各个方面都应进行全方位涵盖，包括文件保密制度、网络安全管理制度等。从制度上逐渐形成档案数字化管理意识，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。

4.2完善数字化档案管理系统

尽管相对于传统档案管理，数字化管理工作内容已经大大精简，但是仍然面临着许多新的难题，比如说社会普遍关注的信息安全性问题。在实际管理过程中，除了信息安全，在管理软件选择、更新换代、服务器购买等也十分重要，应该安排专门人员进行处理。对于信息的保护，特别是重要档案的防范，应该足够重视。各企事业单位，特别是涉及到一定保密级别资料的单位，应投入大量资金和精力进行全方位无死角的防护、资料备份、软件杀毒等工作，对重要资料进行加密处理，进行档案调用时必须严格遵照规章制度进行审查，最大限度上减少档案信息外泄的发生，切实保护信息安全。

4.3传统与现代数字化管理相结合

采用数字化管理模式并不意味着完全抛弃传统档案管理与保存模式，对于具有重要纪念意义的资料，应该同时采用两种方式进行管理，最大限度保持历史资料的完整性、安全性和真实性。

5　结语

数字化档案的管理、研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。今后，随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路的进一步拓宽，数字化档案管理将会得到更好的发展。

［1］ 王萍.企业档案的数字化管理与应用初探［J］.江西行政学院学报，2007，（09）：24-25.

［2］ 罗幼明.浅析事业单位档案的数字化管理［J］.才智，2009，（03）：90-91.

［3］ 董宝庆.推进国家信息资源与档案信息资源开发利用［J］.中国档案，2005，（06）：146-147.

On Digital Management of Archives in the new Period

JIANG Li-fen
（Hegang Housing Security Bureau，Hegang 154100，China）

This paper summarizes the author's years of work experience，the information age，the development status of digital archives management and improve measures for analysis，hopingtohelp the relevant practitioners.

Archives management；Digital management；Management innovation

G270.7

A

1674-8646（2015）08-0126-01

2015-05-19