大数据背景下传统企业办公自动化建设的思考

庞 菲

（河南日报报业集团，河南 郑州 450000）

1 大数据背景下办公自动化建设的重要意义

传统的办公自动化系统大多只包括对文字处理、轻印刷处理以及文档管理系统等，这些都无法实现信息的共享、交换、传递、分析、整理等，尤其是随着大数据时代的到来，数据信息资源不断的膨胀，仅从网上简单地搜索浏览或者是从资料库中直接获取，已远远无法满足企业的需要。企业要充分利用大数据技术，在办公自动化系统中建立强大的数据中心，对各种信息进行采集、分析、整理，最终汇总成为对企业有价值的资讯，为企业领导的决策提供参考［1］。

2 办公自动化建设存在的问题

2.1 办公自动化建设的认识不足

一些企业的管理人员始终认为办公自动化就是在日常办公的过程中融入先进的技术与设备，而对于决策的效能作用、数据的挖掘分析并不重视。很多企业的领导对于传统的办公方式过于依赖，很难从认识上主动对办公方式进行革新，从而导致办公系统的利用率不高，很难发挥其应有的作用。

2.2 缺乏综合素质高的工作人员

在办公自动化的建设过程当中需要专业的技术人员以及管理人员对网络、通信、软件系统进行管理，但是目前很多企业的信息化管理人员缺少专业的管理知识与技能储备，缺乏围绕信息技术的管理创新，这就造成办公效率无法得到有效提升，从而失去了建设办公自动化系统的意义。

2.3 基础设施建设不足

办公自动化建设需要一定的硬件基础设施，而大数据也需要非常高性能、高吞吐率、大容量的基础设备，但由于这一类的设备价格相对较昂贵，导致企业大多不愿意把资金投入其中，而是选择价格相对较便宜但是功能不完善的设备，有些设备甚至根本无法满足系统的基本需要，难以建成完整的、高效的、高质的信息化系统。另外，在办公自动化的建设中过多的追求硬件建设及技术方面的领先而忽视对数据资源库的开发和升级，虽然投入资金很多，但信息服务平台的功能并不完善，效能得不到提升，这也阻碍了企业办公自动化的发展。

3 大数据背景下办公自动化建设策略的思考

3.1 改变观念，重视办公自动化建设

首先，领导阶层应该充分认识到办公自动化建设的重要性、必要性与紧迫性，尤其是在大数据技术背景下，信息的准确性以及关键性的特点更加突出。领导阶层要引起高度的重视，并以身作则带头使用办公自动化系统，全面指挥企业数据中心的建设。企业全体员工要自觉地转变观念，积极主动地更新知识，从而不断提升计算机操作水平以及对互联网信息技术的应用水平；其次，通过建立完善的管理制度、考核机制等措施来进一步提升办公人员的积极性和主动性，使其在工作中自觉地按照规章制度的要求规范自身的行为。第三，通过办公自动化系统的使用，进一步规范办公人员的工作流程，逐步形成新的管理标准，从而为企业办公自动化的深入发展打下坚实的基础［2］。

3.2 开展培训提升办公人员的素质

办公自动化建设是一项系统的、复杂的而又十分庞大的工程，这就给企业的办公人员提出了更高的要求，不仅需要了解先进的信息技术，还要熟练掌握办公活动中必要的操作技能。但目前企业办公人员的水平参次不齐，大部分人员还无法熟练地操作办公自动化系统来处理日常的事务，这就需要积极组织办公人员开展学习培训，提高办公人员的工作水平。

3.3 加强办公自动化基础设施建设

随着大数据、云计算的快速发展和普及，企业办公自动化建设也发生着根本性的改变。首先，企业需要引进先进的网络设备，建立更加安全、高效、可靠的信息网络；其次，要建立企业的大数据中心，利用功能强大的服务器来收集处理各项业务的基础数据，同时不断整合内部信息资源，借助大数据技术对互联网内外的数据资源进行收集、整理、分析，达到信息检索的自动化和信息分析的精确化，实现信息资源的交流与共享。第三，要实现对海量数据进行分布式挖掘，紧紧依靠单台服务器是无法完成的，必须依托于云计算的分布式处理，建立分布式数据库，甚至要借助云存储和虚拟化技术等［3］。

3.4 建立数据中心，实现多终端多渠道办公

随着时代的发展，手持终端、平板电脑、智能手机已经成为办公方式的主要载体，随着智能手表、智能眼镜的普及，这些将来也会成为办公的可选方式之一，仅在手机上就可以通过客户端、网页、微信等多种方式进行办公，这就要求在建设办公自动化的同时要考虑多渠道数据的实时互通与共享；通过大数据分布式机制，可以在建设前期投入较少设备先满足当前需求，后期随着数据量级的发展再逐步进行扩容，进行灵活调配。

3.5 通过大数据建立信息分层体系

传统型企业一般都具有规模大、层级多、信息传输通道长等特点，通过大数据可以对信息进行智能处理，自动按级别在企业各层级显示符合条件的信息内容，这样不仅保证了信息的安全性，而且使得信息更加统一，避免多次录入，造成信息不一致的问题；企业在进行信息的上传下达时，通过分层体系，可以直观地监控到当前信息的流转情况，对流转环节中出现的问题及时处理，可以提高信息的办理和传达效率；通过信息智能化可以将大数据中的有效信息，按企业需求自动推送到各部门办公系统中，方便各部门根据信息做出更具有价值的调整和决策。

3.6 加强办公的安全管理

随着移动互联网的普及，用户通过使用智能手机、平板电脑等移动终端设备连接企业的办公自动化系统成为新常态。但目前移动互联网正在发展过程中，安全性得不到完全保证，尤其是数据和信息本身所需要的安全特征，更是成为黑客攻击的目标。这种安全性能的要求，一方面是要在面向移动端的数据传输过程中保证其安全，二是需要在移动终端和有线环境下实现远程和同步时，对身份安全进行严格的审核。此外，数据中心的存储和安全的需要，也使得在网络移动环境和移动办公的平台中，确保杜绝病毒的侵袭，防止数据的丢失等。只有解决网络的稳定性和安全性问题，才能使移动办公平台真正发挥其便捷、高效的作用。

4 结语

随着信息技术的快速发展，将大数据、云计算运用到企业办公自动化系统中成为必然，改变传统的办公方式，不但能够进一步节约企业成本与资源，也能大大提升办公效率。企业必须不断转变思想观念，努力提升管理人员和员工业务水平，完善管理制度，加强基础设施建设，才能推动办公自动化系统的安全、高效、稳定地运行。

［1］维克托·迈尔-舍恩伯格，肯尼斯·库克耶.大数据时代［M］.南京：浙江人民出版社.2013.

［2］卢政毅.论办公自动化中的计算机信息技术［J］.现代商贸工业，2012（4）：44-47.

［3］吴建国，程学豫，刘建平.办公自动化的发展思路及建设原则［J］.云南公安高等专科学校学报，2002（3）：16-19.