石化总承包项目合同费控管理的策划准备

代义华(四川天一科技股份有限公司，四川 成都 610225)

石油化工EPC总承包项目具有时间跨度长、风险较大、对EPC总承包单位管理能力要求高的特点，要做好该类EPC总承包项目的合同费控管理，需要项目主管及管理团队尽早做好项目合同费控管理的前期准备策划工作，为项目实施阶段的过程有效控制、竣工收尾阶段的顺利及时结算，以及项目回款及利润目标的实现奠定坚实的基础。

在项目成立初期，应以项目经理为主要负责人和协调组织者，项目合同费控管理人员为主要执行者，项目设计、采购、施工、质量、安全、物流、材料控制、财务等各专业管理人员积极配合，做好以下几个关键环节的工作：

1 EPC总承包合同的宣贯

EPC总承包合同是总承包单位与建设单位（俗称业主）所签署的项目设计、采购、施工总承包合同，是项目执行的根本依据。EPC总承包合同的主要合同起草人员和谈判人员应在合同正式签署后，向项目所有人员进行合同宣贯，主要内容有：

1.1 项目背景介绍，如项目资金来源、项目管理模式、项目地址及场地现状、外围配套等；

1.2 合同主要条款重点讲解，如有关工期、质量、安全、设计、采购、施工及对权利义务方面的说明、违约责任、合同计价模式、进度款及结算办法，等；

1.3 合同履行过程中的潜在风险及防范措施。

2 施工招标及合同计价模式的策划

EPC总承包单位需要根据项目规模大小、项目工期要求等，做好施工招标及合同计价模式的策划，主要包括：

2.1 施工标段的划分

做好施工招标标段的划分，主要考虑的因素包括项目的装置规模大小、总图分布特点、工期要求、施工专业性要求及管理协调成本等。施工标段划分应能覆盖全部项目施工区域及施工工序，并能对施工界面进行清晰定义；标段划分不宜过多过细，否则施工界面太多后容易造成施工界限不清、现场协调困难，同时也会增加管理成本和施工总成本。因此，标段划分应尽量在实现项目施工工期目标和质量安全目标的基础上，使项目管理成本、施工总成本最经济。

2.2 拟邀请投标的候选单位选择

石油化工建设工程的施工招标一般采用邀请招标的方式，可从单位已有的合同承包商名录中，挑选具备相应资质能力、有类似装置施工承包经验、人员动迁相对容易或者有以往合作经验的施工单位作为候选投标单位，并向对方发送正式邀请函，在确认对方是否参与投标后形成招标短名单，报单位主管部门审批后执行；

2.3 确定施工合同的计价模式

根据项目规模大小、EPC总承包合同的计价模式、施工标段特点等，选择与各标段相匹配的施工合同计价模式，如总价包干、费率降点、成本加酬金、工程量清单计价或固定单价合同等，为施工招标文件及合同文本的编制做准备。

3 施工招标文件的编制澄清及合同谈判签署

施工招标应严格按照招投标法及招标单位的管理制度规定执行，应积极做好招标文件(含合同文本)的编制和澄清工作，安排投标单位进行现场踏勘，在招标过程中坚持公平公正公开的原则，使每个投标单位都能充分地了解招标的范围及投标的各项要求，保证投标文件的真实有效性，这样可以使得评标定标的工作能够更加顺利地开展，合同谈判也会更加顺畅，避免不必要的争议。

招标文件的编制主要应注意以下内容的完善，并做好澄清工作：

3.1 文字描述应规范、清晰，避免歧义；

3.2 对招标范围进行详细说明，与其他标段的施工界面应清楚地进行描述；

3.3 对项目工期要求、项目主要施工方案要求、项目质量安全方面的要求等进行说明，尤其要突出对招标工程提出的特殊性要求；

3.4 对项目的现场条件描述应尽可能完善，如项目建设厂址及交通状况，现场地貌及三通一平情况，建设单位的入厂要求，施工用水电的配套情况，可供施工单位使用的施工场地及住地情况，等；

3.5 报价相关表格应设计合理，给出报价的金额单位，明确报价的各项要求，重点说明对报价完整完备性的要求，避免报价不完整或模糊的情况，明确报价小数点出错或加减合计出错的处理办法，以及可要求投标单位提供原始电子版报价数据资料等；

3.6 针对招标文件的附件合同文本，应重点对以下内容进行约定并详细说明：

3.6.1 合同范围及工作内容应详细描述，包括施工承包单位负责的采购范围、施工工作内容和施工界面、现场施工期间配合其他单位的工作内容、现场竣工验收后配合业主联动试车和投料试车的工作内容，以及对缺陷责任期时限的约定和缺陷修复责任、保修期责任的说明等；

3.6.2 合同价款的费用组成项应完整地进行描述，进度款支付办法、支付时间、应提交的发票、进度款资料要求等应明确说明，结算的计量计价依据及结算办法应清楚无歧义；

3.6.3 对于在项目执行过程中容易产生争议、容易遗漏、不易单独计量计价或者施工界面不清的事项进行事先约定，简化处理办法。例如，甲供的设备材料委托乙方现场卸车并保管所产生的费用可事先约定采用包干价的形式，该部分费用在报价中单独列明；对于需安装单位配合第三方无损检测单位搭设脚手架的，应事先在安装合同中予以明确提出这部分配合工作内容，并对配合费用如何计取明确说明，一般可在合同条款中要求其不再单独计取这部分配合费用，由施工单位在报价中综合考虑；对于现场的零星补漆工作，由于实际工作内容不易计量和计价，可在合同中明确约定不再单独计取补漆费用，由施工单位在报价中综合考虑，避免了由于实际工作内容不好计量计价、费用不好确定而互相扯皮的情况。

在招标工作完成后，招标单位应尽快着手开始与中标单位进行合同谈判。此时的合同谈判基础应是原招标合同文本，合同双方不能违背中标的承诺及合同已有约定。在合同谈判时，应确定谈判的原则和底线，如果涉及重大合同争议的，应根据招投标法和合同原则确定解决争议的办法。在双方达成统一意见后，将修改的合同文本报审确定后，完成合同的签署工作。

4 建立项目费控文件体系

为了使费控过程管理更专业化、规范化和制度化，在项目初期应建立项目的费控文件体系，主要包括以下文件的编制：

4.1 项目合同费控管理规定文件，如项目分包合同管理规定、项目施工进度款支付管理规定、项目变更签证管理规定、项目施工预结算管理规定、项目实施过程风险管理规定等；

4.2 年度、季度及月度项目收入计划、项目收付款现金流计划模板，由项目费控或财务人员负责编制，采购、施工、进度控制人员配合提供相关数据；

4.3 项目合同费控月报模板，主要内容包括项目收付款现金流数据、最新成本费用预计及与控制预算的对比、风险分析，合同执行过程中的争议、合同风险及解决办法，等；

4.4 进度款支付、结算书格式及相关表格模板，依据所签署的施工合同编制，发放给施工承包单位统一执行；

4.5 编制与费用发生有关的工程联络单、现场签证的文件模板及管理规定，明确对现场签证事实的发生、责任归属、工程量的核实及费用情况进行签署确认的责任人，对工程联络单、现场签证的附件资料如现场见证资料或现场照片等提出具体要求。

通过项目费控文件体系的建立和在项目执行过程中对费控管理过程文件的严格执行，使项目每一笔费用的发生在初期就纳入监控之中，从而实现对费用风险的提前预警，对于不合理的费用在发生前就尽量提前知晓，根据情况做出风险判断和决策，加强过程监控管理，避免了费用发生的随意性和仅仅事后来处理的情况。

5 编制项目初始控制预算

项目成立初始，项目部应着手开始编制项目初始控制预算，以确定项目预计采购施工成本、管理费用、税金和预期利润等，并作为项目费用控制目标和公司考核的依据。编制项目初始控制预算应注意以下几点：

5.1 项目经理负责协调组织各专业提供相关数据资料，拟定项目人员需求计划，对控制预算进行审核；设计人员提供设计资料及工程量数据，采购管理人员提供主要设备价格资料、引进情况及税费预计、超限设备运输方案及其费用预计等，施工管理人员提供主要施工方案如设备吊装方案等；

5.2 费控人员为项目控制预算的主要编制人员，负责汇总各专业所提供的资料，根据设计资料做好工程量汇总统计，根据采购提供价格资料和所掌握的信息价、参考价等做好采购成本的预计，根据施工合同的情况做好施工费用的预计，根据项目工期和项目人员需求计划做好项目管理费用的预计；

5.3 控制预算的工程量数据应能完整地覆盖工程范围，不漏项，以及考虑适当的后期变更签证余量；

5.4 成本费用列项应考虑完整、不漏项；采购的设备材料应注意是否有框架供应商要求，是否需要引进，以及注意引进税费的减免情况；应充分了解建设当地的各项行政事业性收费规定，当地特种设备检验院关于压力容器、压力管道安装检验的收费标准，以及当地的营业税费规定等，做好相关费用的预计；根据施工合同计价模式和结算办法，预计最终的施工合同总价及项目施工总费用。

总之，通过做好项目前期的合同费控策划准备，可以使整个项目的合同费控管理更加制度化、专业化和流程化，实现对合同风险的及时预警，做到对各项费用的发生能事前知晓、提前判断和决策，项目合同费用风险可控，最终实现项目的利润目标。

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