信息化建设下的人社档案管理初探——以镇江市人社局档案管理为例

刘 菁

镇江市人力资源社会保障信息中心，江苏镇江 212003

信息化建设下的人社档案管理初探
——以镇江市人社局档案管理为例

刘 菁

镇江市人力资源社会保障信息中心，江苏镇江 212003

人社部门承担着为老百姓服务一生、记录一生、保障一生的重要职责，做好人社档案信息化建设，就显得尤为重要。本文以镇江市人社局信息化档案管理建设为例，阐述了目前人社档案管理存在的一些问题，对信息化建设下如何加强人社档案管理探索了一些思路。

信息化；人力资源社会保障；档案管理

1 背景和依据

为认真贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，推动民生档案工作深入开展，推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系，国家档案局于2007年印发《关于加强民生档案工作的意见》，要求全国各级档案部门贯彻实施。人力资源和社会保障局承担保障民生、服务民生的重要职责，服务对象涉及广大老百姓，做好此部分档案的有效管理工作，将带来深远的影响。依照人社档案管理工作“统筹规划、统一标准、统一建设、资源共享”的指导方针，通过对纸质档案进行数字化加工，减轻纸质档案对档案库房的压力，以适应日益发展的人力资源和社会保障事业的需求。

2 现状及存在主要问题

近年来，镇江市人社局坚持以人为本，科学发展，紧紧围绕全市经济社会发展大局，始终保持良好的发展态势。目前市人社局的各类档案主要包含：业务档案、人事档案、文书档案、财务档案，其中业务档案部分涉及社保、医保等众多业务内容，且各部分内容分散管理，信息化的水平也参差不齐，部分内容的管理还存在Excel表格半手工管理方式，大量的实体纸质档案的存放因为没有统一集中的库房而分散在四处，给档案的集中管理和利用均带来了很大的不便。

以社保业务为例，近年来社保经办业务量快速增长，业务档案以及人事档案与日俱增。社保业务的覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起关注，传统性纸质档案管理已无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的诉求。迫切需要建设一套具有从档案快速采集、审核，到电子档案传输、缓存以及海量电子数据存储，再到电子档案的快速调阅、全面应用等服务的档案数字化管理系统。

3 镇江市人社档案数字化平台建设项目的建设

1）建立全局统一的档案管理模式。统一管理和指导全局档案管理业务、建立统一、标准的档案管理服务中心，实现资源设备、档案资源的集中统一管理。

2）以社保档案为重点建立档案数字化管理平台。实现对全局档案统一标准、分类、装订、上架、保管。利用信息技术，进行档案信息化建设，配置档案信息化设备，开发档案管理信息系统，实现档案电子化扫描和管理。实现电子档案与业务系统对接，整合和优化档案业务处理模式，实现档案规范化管理，实现从以保管档案为主向以档案系统管理为主，从手工管理向电子化管理转变。

为人力资源和社会保障的社会化服务提供技术支持。充分利用现代化信息技术，以满足人力资源和社会保障服务对象的实际需求为宗旨，提供多形式、全方位的档案信息查询服务。

项目的业务需求架构图如下。

如上图所示，从业务流程维度分析本项目包括档案收集（生成、接收）、档案管理（存储）、档案利用三大业务阶段。

1）档案收集。

针对不同的数据来源、提供不同的收集方式，以实现镇江人社局档案资源库的建设。包括“金保业务”系统、财务等其他业务系统中需要归档的业务数据通过标准数据接口自动进入档案管理平台的方式进行收集；永乐方正网络版档案管理系统中对的文书档案、财务档案等通过库与库之间的数据管道工具进行批量导入；纸质档案数字化加工内容通过批量导入、挂接的方式进行收集；部分增量档案通过手动著录的方式进行收集。

2）档案管理。

一方面从档案业务的基础管理着手，提供档案接收、档案扫描、档案管理、整理编目、检索查询、档案借阅、档案鉴定、统计分析、打印输出、系统管理、信息订阅等管理操作，满足档案业务信息化管理的要求；另一方面从存放实体档案的库房的基础管理着手，提供库房定义、档案上架、档案移架、档案出库、档案入库、库房浏览、条码管理、3D库房、密集架集成、智能监控等管理操作，满足实体库房信息化管理的要求。

3）档案利用。

打破“重藏轻用”的传统思维和各业务条线间信息闭塞的僵局，构建一体化联动体系，让档案充分发挥其价值，包括档案查询、业务统计、档案借阅、业务互联以及项目后期根据进一步的业务需求拓展多维度的业务应用。

档案建设涉及业务部门众多，分布范围广，人员操作水平层次参差不齐，各下级机构的众多用户需要通过广域网接入系统使用，业务有一定的时效性要求，根据技术架构的选择原则，系统应保证使用稳定、性能满足、操作简便、易推广、易扩展等方面要求，以满足当前业务需求。因此选择采用B/S架构，集中统一部署平台应用及服务，人社分支机构（如区级经办等）部署传输与缓存服务，通过IE浏览器登陆使用。应用中间件产品采用商业化或开源J2EE中间件，满足各种规模的客户应用，具有良好的伸缩性能，支持垂直扩展和水平扩展，适合集群部署或分布式部署，提供良好的性能扩展能力和可靠性保障。

信息化建设下的人社档案管理系统可以大大提高工作效率，不再需要投入大量的人力物力进行繁琐的档案调阅和复杂的档案管理，降低了劳动强度，压缩了管理成本，提高了管理效能。档案的整个生命周期都由平台支撑实现档案的采集、处理、上传、存储、调阅和管理，强大的索引功能使得各个业务能够及时、准确地得到所需要的档案信息，实现档案的共通共享。

TP3

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1674-6708（2015）149-0069-01