浅议档案信息化建设

□张子敏

当前信息技术发展迅猛,档案部门已着手利用计算机和网络技术管理档案,传统的档案实体管理模式已悄然发生改变,档案信息化建设将成为新时期档案管理谋求实现的新目标。

1.档案信息化的主要内容

所谓档案信息化,就是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。档案信息化是在国家总体规划框架之下，运用现代信息技术提升传统档案业务，不断适应数字环境下档案管理的发展要求，最大限度满足社会对档案需求的建设过程。档案信息化的核心是档案信息资源建设，目的是扩大档案信息资源开发利用。只有将档案信息存储数字化，才能促进档案信息管理标准化，为经济社会可持续发展提供服务支撑。

2002年国家档案局颁发的 《全国档案信息化建设实施纲要》，指出：档案信息化包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化法规、标准建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设等六方面建设内容。

2.档案信息化建设存在的问题

2.1 档案信息化建设的标准有待完善

截至目前，我国颁布的档案工作标准绝大多数是针对纸质、音像等档案，很少提及档案的数字化管理。而当今社会发展中产生的磁盘、光盘数量愈来愈大，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定也越来越不适应，只有制定新标准，才能适应档案工作发展的需求。

2.2 档案信息化建设的观念有待更新

应该说大多数单位领导对档案工作非常重视，给予了人财物等方面的大力支持。但不可否认，也有一部分部门和单位的领导对档案工作重视不够，认为档案的作用没有想象的那样大，把更多的财力分配给其他工作和内容，这对本单位档案信息化建设造成的负面影响不可低估。同时，档案部门工作人员不重视档案信息化工作，缺少服务意识。这些都会延缓档案信息化建设的开展，影响档案信息化建设目标的实现。

2.3 档案信息化建设的基础设施有待提高

搞好档案信息化建设，硬件设施必不可少，如要配备计算机、建立局域网、建立数据库等，同时，开发研制档案管理专用软件、加强网络日常管理与维护等，都需要大量的资金来保证。没有资金的投入一切都无从谈起。

2.4 档案信息化建设中的管理人员能力有待提升

目前档案部门人员少、计算机水平低等现象屡见不鲜。尤其是档案管理人员大多非专职，而且大多也只具备手工操作水平，而很少掌握电子档案的收集、保存、维护与利用技术，只有少数档案管理人员能熟练使用计算机进行档案管理，档案信息化管理提升有着巨大的提升空间。

3.档案信息化建设措施

3.1 突破传统档案管理思维

过去以纸质为主的档案正向包括纸质档案、数字档案并重的大档案概念转变，特别是随着信息社会的大发展，将会产生数量巨大的包括图片、多媒体、数据及数据库等的数字档案。档案管理的方式和手段也从过去的以手工、馆库管理为主向信息化、网络化发展。因此，信息化工作的重要性不言而喻，我们必须从战略高度来思考档案信息化的重要性。

3.2 建设信息网络实现档案资源共享

档案管理是一个系统工程，档案管理各自为政的局面必须打破。必须建立统一标准的互联的档案信息网络，实现资源共享，实现档案信息在短时间内的异地传输与交流，使利用者很方便地获得更多的、更广泛的档案信息。同时各档案部门要能够朝着有特色、专业的、系统的方向充分挖掘资源潜力，使档案资源互通有无，以便充分、有效利用档案信息资源，更好地满足社会多方面需要。

3.3 制定档案信息化建设的标准和制度

按照国家有关法律法规，各单位应结合实际，制定相关标准和制度，建立和完善档案管理体系。对电子档案的鉴定和原始属性的确认及电子文件的形成、保管、利用都应制定相应的工作标准和办法，使其规范化。

3.4 努力培养高水平档案人才队伍

人才是信息化建设成败的关键。要适应档案现代化管理和信息化建设的需要就必须努力造就一支掌握档案管理专业知识和现代科学技术，具有较强档案管理及档案保管利用能力的高素质干部队伍。随着科学技术的飞速发展，开发和研究档案信息的深层加工更高要求，他们必须掌握档案信息专业知识，对当今社会尖端技术的发展有所洞察，还要能够对档案管理有较强的规划能力。同时，能够承担多项专业任务。只有这样，才能适应档案信息化建设的要求。□