试论高校档案利用障碍及对策分析

张 倩

（赤峰学院 人事处，内蒙古 赤峰 024000）

高校档案是一种非常重要的资源，它掌握着最为全面的人才信息，对很多企、事业单位的人才招聘有着非常重要的作用.随着高等教育的普及，各高校对于档案的管理更加公开透明，这在很大程度上为社会利用高校档案资源提供了更加便利的条件.对高校档案资源的有效利用，可以帮助社会在人才利用等诸多环节节省大量的时间和精力.但是，由于很多不利因素的影响，高校档案资源的利用情况总是不尽如人意.对此，相关管理部门和工作人员一定要突破这些障碍，实现高效档案资源的有效利用.

1 高校档案资源在利用过程中的障碍

信息技术和互联网络的发展使得全球范围内信息的共享成为了可能，但是资源的普遍使用也带来了一些负面作用.尤其是个人信息的泄露很可能会给当事人带来巨大的经济损失等其它严重的问题.因此，对个人信息的保护已经成为了社会的普遍共识.高校档案资源含有大量的个人信息，要确保这些档案资源被合理有效的利用，亟需解决以下问题.

1.1 档案资源形式过于单一

虽然随着高等教育普及程度的不断提高，高校掌握了更多的档案资源.但是社会所需利用的资源涵盖着高校发展历程中各个方面的资料，但是由于很多特殊的原因，高校现有的档案资源不是十分的全面，无法为利用者提供充分的信息.并且在高校进行档案管理的过程中，档案的收集和分类等工作通常都非常的笼统，并不是十分的细致.由于管理者的疏忽，不同类型的档案经常处于一种分类混乱的状态.当利用者想要寻找某一方面的档案资源时可能会因为上述原因无法找到自己需要的资源.

1.2 高校对于档案管理的工作不够重视

高校的管理工作通常都有着非常明确的分工.但是大部分高校对于档案管理的工作并不是十分的积极.大多数高校对于档案的收集处于一种非常松散的状态.通常都以可以收集的档案数量为主，对于没有及时上交的档案和由于其它原因无法上交的档案并没有及时的补救措施.这就造成了高校档案资源的大量流失，以及现有档案资源数量不够，档案涵盖的范围不够全面等问题.利用者在利用档案的过程中很可能因为高校档案,这种不全面的状况放弃对这种档案资源的利用.

1.3 高校对于档案的利用工作不够重视

虽然大部分高校都非常重视对档案的保存工作，但是他们往往忽略了对档案资源的利用问题.这具体表现为档案管理者十分重视档案的保管和保密工作，高校通常不会向社会公开他们的档案资源.当社会想利用这些档案资源时就会遇到很多的问题和困难.

1.4 高校尚未形成完善的资源利用体系

虽然在信息技术不断发展的过程中，很多高校已经意识到了档案利用工作的重要意义，了解到高校档案资源不仅属于高校自身，也属于整个社会.但是由于以往的档案管理工作遗留下的种种问题，社会与各高校之间在档案的资源共享方面并没有形成统一的意见.很多高校由于对档案管理工作的重视程度不够，在该项工作中的资金投入和科技投入力度都相对较小.大多数情况下，他们只对档案的原件进行保留，这种单一的文本保存无法满足社会对于档案资源利用的要求.

2 对高校档案资源合理利用的相关建议

上述的种种问题是高校档案资源无法被社会充分利用的根本原因，所以，为了确保该资源的合理利用，必须要解决这些问题，据此，笔者提出以下建议.

2.1 提升高校档案利用的意识

树立和提升档案资源的利用意识是保障高校档案资源合理利用的第一个步骤.要让高校管理者充分了解到档案资源利用不仅对社会有一定的促进作用也对高校本身的发展起到一定的推动作用.高校与各个企事业单位之间可以通过有效的沟通，让社会承诺这些档案资源可以被安全的使用，不会出现资源盗用等现象.笔者认为，高校可以建设专门的档案阅览部门，在这个部门中，对档案进行合理明确的分类，该阅览室要赋予相关部门使用资源的权利，但是也要对进出该部门的人员作出严格的控制.

2.2 要加大对档案管理的投入

高校一定要重视对档案的管理工作，加大对档案管理工作的投入力度.首先，要聘用更加专业的档案管理人员，对高校档案进行更加明确的分工，这样可以保证高校档案的使用更加快捷迅速.同时，要将计算机技术融入到档案资源管理工作之中，建立更加完善的档案信息数据库，并进行及时的更新.通过这种途径，社会对高校档案资源进行使用时就可以快速找到自身所需的资料.并且，高校在注重对档案原件保存的同时，也要注重保存档案的副本，这样可以尽可能地保护高校档案的完整性.

2.3 为高校档案资源利用提供一定的制度保障

为了确保高校档案资源的使用安全，防止不法分子对高校档案的盗用造成财产损失等问题，国家在不断更新现行的《档案法》的同时也要注重跟随时代的发展推行新的政策法规.

3 结语

综上所述，高效档案资源在具体的利用过程中，面临着无档可用，有档难用等问题，但是只要相关部门能够针对这些问题提出具体的行之有效的解决办法，那么高校档案资源的合理利用就可以成为现实.希望笔者在本文中提出的相关建议，可以对高校档案资源的利用工作起到一定的指导作用.

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