医院人事档案管理的数字化实现过程

刘喜珍

（福建医科大学附属第一医院人力资源处，福建 福州 350005）

作为医院管理中的重点工作，人事档案管理不只是对医院内部的人事调动和人员管理的补充，而且也是决定医院整体管理效率和未来发展的关键因素.随着医院人事管理复杂化程度的逐渐升高，传统模式下的医院人事档案管理模式已难以满足医院现代化管理的要求.因此，在了解当前医院人事管理现状的基础上，加强对其人事档案管理的数字化建设，进而确保医院全面实现现代化管理，已成为我国医疗卫生领域的首要任务.

1 医院人事档案管理的现状

1.1 医院人事档案管理制度落后

对医院的性质进行分析可知，其实质上是一类人才高度集中、知识技术高度密集的单位.近年来，医疗事业及其人事制度改革的不断深化，使的聘用合同制成为了医院招贤纳才的主要制度依据，但由于家庭、生活等各种原因，所招聘的人才通常在合同期未满前便提交离职申请，从而增加了人才的流动性，使得医院人事档案管理的难度进一步增加[1].此外，医疗卫生人事制度的改革促使医院建立了绩效考核和评估体系，并将绩效考核结果同员工的薪酬紧密相联，从而使得部分医院应聘人员产生了“重医疗技术，轻档案管理”的思想，认为档案对于自身在本部门和单位（医院）的发展无关紧要，而只有技能和实际工作效果方能够对其前途有所影响，从而将记录自身履历的人事档案转变为“死档”，一旦出现人事上的变动，医院便难以对档案进行补充和完善，使档案管理工作进度停滞不前.

1.2 医院人事档案管理方法落后

对人事档案管理工作进行分析可知，其通常具有较强的专业性以及政治性和机密性，这决定了人事档案的管理需要专业人员负责，并单独存放.但现有的情况是，多数医院办公用房十分紧张，从而使得存放大量且复杂的人事档案材料的档案室长期以来同人事办公室连在一起，加之人事管理人员编制不足，使得其他人事部门的人员纷纷参与到档案管理工作中，在增加了档案管理纰漏的同时，也降低了档案管理的效率.

1.3 医院人事档案内容单一

长期以来，医院人事档案的管理大都由其内部的人事部门负责，从而使得档案的内容来源相对单一，即仅局限于本单位所述职工的日常考核和任免材料方面，而记录职工个人资料的正常履历也相对简单.这使得在新的市场经济条件下，医院人才的引进或流动同传统的人事制度产生了较大的矛盾，即市场经济下，医院的发展离不开人才的支持，但传统的人事档案管理难以对所招聘人才的技能、综合素质以及平时表现和重大功过等信息形成直观且有层次的记录和更新，从而增加了人才和医院二者发展的不适应性，从整体上阻碍了医疗事业的发展[2].

2 医院人事档案数字化发展的优势分析、

2.1 加强信息整合，实现信息共享

基于纸质的传统人事档案管理会因具体要求的不同而实施分别记录，增加了信息共享的难度.数字化的医院认识档案管理系统中具有较为丰富的人事档案字段，能够自动对关于人事档案的各类电子信息进行准确分类.同时，利用数字化程序输入、编辑、输出人事档案数据，从而形成对电子档案数据的高效整理和归类，提高档案的规范性.借助数字化档案管理，医院能够对其人事调动的历史记录进行全面了解，进而将其人事管理工作同其他各部门工作进行有机结合，在提高资源信息共享程度的同时，也有效提高了医院管理工作的效率.

2.2 提高人事档案管理效率

将纸质形式的人事档案信息化录入后，便可建立起基于数字化管理系统的人事档案数据库和相应的检索目录.档案管理人员可借助人事档案数字化管理系统中的快捷检索模块对所需的信息资料进行查找.以电子信息化人事档案管理系统为例，其不仅能够向管理人员提供单一字段的信息检索模式，而且还能够提供多种字段结合的信息检索方法，从而避免了人工翻阅这一传统档案搜索和管理方式所带来的不变，从整体上提高了人事档案的管理效率[3].

2.3 提高人事档案安全性

加强医院人事档案管理的数字化建设是确保人事档案安全的必要手段.数字化人事档案管理模式的构建将传统的纸质档案转化成了电子档案，档案的编辑、修改以及录入和输出与传递等工作可全部在数字化管理系统中运行，降低了纸质档案管理过程中各类中间环节的内在风险.此外，对于管理人员而言，其只需记录人事档案数字化管理系统的账号和密码，便可实现对档案的各类操作，从整体上提高了医院人事档案管理的便捷性和安全性.

3 实现医院人事档案数字化发展的途径

3.1 提高人事档案管理的现代化认识

提高医院人事档案管理人员对档案管理工作现代化建设的认识是实现医院人事档案数字化发展的前提.医院人事档案管理人员需要在充分认识数字化档案管理工作优势的基础上，不断更新观念，并加强对现代人力资源管理方法和工具的积极探索与学习，将关注的重点集中到改革开放的新形势和新问题中来，通过建立医院人事改革制度同档案管理工作间的联系，不断强化档案管理的现代化、科技化与信息化意识，最终实现档案管理的数字化建设目标[4].对于医院而言，其也需要充分认识到数字化人事档案管理对人才发展的重要性，加大对数字化人事档案管理系统建设的投入力度，并通过定期组织座谈会议和培训课程，强化档案管理人员的现代化思想和数字化档案管理技能，为全面且科学的数字化档案管理模式的建成奠定良好基础.

3.2 医院数字化人事档案管理系统的构建

3.2.1 建立人事档案信息数据库

加强对人事档案信息数据库的建设力度是实现医院人事档案数字化管理的首要任务.首先，可将医院部分数字化办公系统引入人事档案的管理工作当中，例如，医院信息系统HIS、资源规划系统HRP以及办公自动化系统OA等，针对不同的档案管理需求，选择不同特点的档案信息数据库系统.其次，以不同形式的数据将原有的纸质档案转变为电子档案，即纸质档案的信息化转换.通过建立数据表，并将已经分好类别的纸质档案的内容全部对应录入至数据表中，以确保电子数据表中的各个信息字段与纸质档案中内容的一一对性性.需要说明的是，在采集档案图像前，需先将Excel格式的电子档案目录导入至医院人事档案数字化管理系统中，进而形成标准目录，进而确定出档案的数量和每份档案的页数，当档案全部倒入后，还需进行电子档案与纸质档案的信息核对，确保档案信息的准确性[5].最后，开展档案信息系统交互界面的设计工作.医院人事档案信息系统的前台操作子系统的界面主要包括了信息检索、信息管理；后台管理操作子系统的任务则是添加、修改或删除相关人员的资料信息，从而满足档案管理工作人员对不同职工档案的管理要求.

3.2.2 加强对查询系统的设计

对医院人事档案管理进行分析可知，其工作核心便是通过加大对信息化与数字化服务的投入力度，对其内部人事档案进行加工以及检索和更新，从而确保人事档案利用效率与管理效率的全面提升.这就要求医院信息化人事档案管理系统所提供的属性或字段要具有丰富性和实用性，除了能够提供职工的基本属性资料外，还需要向管理人员提供相应的字段查询功能，如工作、部门、考核成绩和重大功过等，以确保事档案的动态管理.基于此，前台现实界面中查询系统的设计则尤为重要.以数据库中不同字段的重要性为依据，对检索条件中的字段进行设置，同时，从总表当中拣选出命中的记录动态进而生成符合管理人需求的档案资料查询表.值得注意的是，为了确保档案资料查询表的顺利生成，系统还需向人事档案的管理者提供多种查询机制，进而满足管理人员的不同需求.例如，系统可对档案信息的编辑模式进行设置，提高所涉的关键字查询条件的灵活性；或者通过向用户提供档案录入查询、调离查询以及资料的写入和删除查询等功能，对医院内部人事的多种档案信息进行管理，提高人事档案管理效率[6].

3.2.3 及时更新档案数据库

档案数据库的更新是实现医院人事档案数字化发展的重要保障.医院人事档案因其职工个人工作和发展情况而处于动态变化当中，故而决定了电子档案更新的高频率特性.对于医院人事档案管理人员而言，其需要定期对人员档案的更新情况进行检查，根据所发生的人事变动或既有人事的资料变化对电子档案进行及时更新.通常，档案数据库的更新由各科室负责人以及医院上下级用户和系统内部用户及管理员共同完成.各科室负责人需要将部门成员近期的工作情况与岗位调动情况进行整理，并上传至数字化档案信息管理系统，管理人员在接收到相关信息后，将相关信息同既有人员的档案进行核对，并针对已做更改的内容在职工电子档案中进行更新，确保医院人事档案管理的时效性.

3.3 加强医院人事管理人员专业素质建设

档案管理人员的专业素质直接决定了医院档案管理工作的整体情况.信息时代的来临对医院档案管理工作人员的业务素质和职业道德均提出了更为严格的要求，对于管理人员而言，其应该加强自身专业知识的学习，并在同其他各部门人员的沟通和交流中提升自我道德修养，在不断拓宽知识面、掌握档案管理工作的新技术和新知识的同时，以端正、严谨的工作态度为数字化人事档案管理工作的开展保驾护航.首先，医院需要定期组织开展包括档案管理人员在内的全体管理人员的计算机知识培训工作，提高人事档案管理对数字化管理系统使用的熟练程度，并加大对数字化技术专业和档案管理专业相结合的复合型人才，从整体上提高其人事档案管理工作的效率.其次，加强档案管理人员思想政治工作与职业道德教育，在向其说明人事档案管理工作重要性的同时，降低其随意删除、篡改档案信息的风险，确保档案工作的安全、有序进行.

4 结论

本文从医院人事档案管理现状这一角度出发，通过阐述医院人事档案数字化发展的相关优势，进而从提高人事档案管理的现代化认识、数字化人事档案管理系统的构建以及加强医院人事管理人员专业素质建设等方面对医院人事档案管理的数字化实现途径做出了系统剖析.研究结果表明，当前，我国医院人事档案管理仍然存在着诸多不足，未来，有必要在充分认识数字化人事档案管理重要性的基础上，加强对医院人事档案管理数字化发展途径的研究和应用力度，促进我国医疗卫生事业的健康、稳定发展.

〔1〕胡玉娥.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].中医药管理杂志，2011，07（09）：689-690.

〔2〕杨艳艳.加强医院人事档案管理 促进医院人才战略的实现[J].现代医院，2012，05（16）：148-149.

〔3〕张净.实现人事档案信息管理的数字化与网络化[J].山东档案，2012，05（13）：48-49.

〔4〕王勇.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].科技创新导报，2015，05（23）：211.

〔5〕程芳.人事档案信息化在医院人力资源管理中的作用[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2013，01（10）：246-249.

〔6〕刘洋.浅谈现代医院人事档案的管理工作[J].办公室业务，2013，07（12）：113.