基于就业工作的高校校友档案管理研究

刘艳萍

（乐山师范学院 学生处，四川 乐山 614000）

就业是民生之本，不仅关系到大学生个人的前途命运，更关系到学校的生存发展以及社会的和谐稳定.面对当前严峻的就业形势，各高校除了依靠校内力量做好就业工作，还注重挖掘各种社会资源推动就业.校友资源的开发和利用是高校最直接、最有力的社会资源.高校校友档案是开发、利用校友资源的第一手重要资料.本文将从就业服务工作的角度对当前高校校友的档案管理进行研究.

1 高校校友档案管理现状

校友资源是高校重要的人脉资源，高校在寻求自身生存、发展、壮大的过程中，充分利用高校校友资源变得尤为重要.然而基于人力、物力、财力等各方面的原因，高校对校友资源的开发、对校友档案的管理重视度参差不齐，尤其是地方院校在校友档案的建立与管理中还需要进一步加强.

1.1 校友档案管理机构不健全

校友资源既包括校友自身的人才资源，又包括校友所拥有的财力、物力、信息、文化和社会影响力等资源.校友资源的开发和利用成为高等院校研究的朝阳项目，校友会的出现成为该项目的关键点，校友档案的建立与管理是该项目的出发点.部分高校已经意识到校友档案建立的重要性，但是绝大多数高校仍处于被动状态，仅把校友会作为临时联系校友的桥梁，没有建立健全完善的校友档案管理机构.因此出现校友档案管理有归于学校档案馆管理的，有归于学校校友会管理的，也有归于地方校友会或学院分校友会管理的局面.

1.2 校友档案内容不完整

当前高校校友档案管理中面临最困难的问题便是校友档案内容的不完整.首先校友个体与群体的档案不完整.校友是指曾经在学校学习过的各种层次和各种类别的学生，以及在学校工作过的教授、兼职教授和教职员工等人员.校友个人的档案既包括在学校的经历，同时包括毕业或离开学校之后的信息.就校友个人档案而言信息不完整，尤其是离校后的信息欠缺.从整个校友群体而言完整的校友档案数量极少.

其次是横向与纵向的不完整.校友是一个动态群体，随着时间的推移，人数在不断增加，在收集校友档案的时候既要有横向数量的扩大，同时也要注重个体纵向的发展，校友信息要随着校友的发展变化而不断更新，然而在很多高校的校友档案收集中对校友横向和纵向的把握缺失.

1.3 校友档案价值运用单一

校友档案对校友资源的开发起着至关重要的作用，校友档案管理不善，校友资源就不能有效的开发利用.在高校不断发展的时代，校友资源的价值被高校所重视，但是很多高校所看重的是优秀校友的人力、财力以及信息等物质资源价值，对校友的文化价值、影响力价值重视不够.所以仅依靠校友会作为挖掘校友资源的渠道不能将校友价值充分利用.

2 基于就业工作的高校校友档案管理意义

2.1 体现人才培养质量

高校人才培养质量是就业工作的生命线.党的十八大报告提出要实现更高质量的就业，高质量就业前提要保证高质量的人才培养.校友的工作状况直接或间接体现高校人才质量培养，是高校人才培养与社会需求是否接轨的有效凭证.高校可通过第三方测评工具对校友进行人才质量培养调查，通过反馈结果能够对学校的人才培养方案起参考作用，同时为学校的专业设置、教学计划、教学内容以及教学方法等改革提供依据，进而增强学生的就业竞争力.因此，校友档案信息是否全面是反映调查结果是否真实的首要资料.

2.2 彰显就业教育

就业教育是大学教育的重要组成部分，是提高学生就业能力，满足社会需要、服务社会的教育.高校除了校内的师资力量对大学生进行就业教育外，更大一部分来自于校友的力量.校友在就业指导队伍中扮演者重要的角色，有的学校正在积极探索和利用，而有的学校却因为校友档案不全而无法开展.首先是职业观引导，其次是职业目标、职业规划的引导.在当前严峻的就业形势和价值多元化影响下，大学生就业观念滞后，职业价值取向功利化，职业选择单一化，从而出现就业结构性矛盾突出，大学生就业压力增大.加强大学生职业指导成为就业工作的重点，如何有效的引导大学生职业价值观又成为高校就业工作的难点.在困于校内就业指导力量薄弱和指导效果不佳的同时，应该转变思维，充分发挥校友的影响力.校友具有在校学习的经历，同时校友又有丰富的社会经验，他们的经历易于学生接受.校友的影响力在大学生中始终显性或隐性地起着示范作用.校友资源的利用是提高大学生职业指导的有效途径.

2.3 提供就业帮扶

校友资源对高校就业工作提供帮扶具有潜在地推动作用.首先，提供就业信息.在严峻的就业形势下，就业结构性矛盾日益突出，大学生就业竞争越加激烈.有效的、适合择业意向的就业信息受到学生的高度关注.这些信息的来源途径之一就是广大校友提供.随着高校校友数量的不断增加，高校可以通过校友档案发动校友的力量，校友可以将所在单位的用人信息传递给母校.这样的信息既符合单位的选拔要求，同时也符合学生的择业意向，学生对校友提供的单位也有信任感和认同感.其次，提供校企合作的机会.高校校友遍及各地，其中不乏杰出的优秀校友，他们有的自己创办企业，有的则在单位担任骨干.通过发挥校友资源，以校友为桥梁，高校与校友所在单位建立校企合作关系，建立毕业生就业实践基地，缓解就业压力.再次，提供资金支持.校友对母校的回馈最直接的就是资金支持.尤其是毕业于历史悠久的高校的校友，他们当年的大学生生活都颇为节俭，在他们事业有成的时候，校友对母校的感恩，对生活困难的师弟师妹的生活感同身受，因此校友们也更愿意对学校提供资金帮扶，用于解决困难毕业生就业.

3 基于就业工作的高校校友档案管理模式

校友档案管理在高校存在不同的管理模式，创新校友档案管理模式是提高校友档案利用率，充分发挥校友资源的条件保障.

3.1 分散收集、集中管理模式

基于就业工作的校友档案管理应坚持分散收集、集中管理模式.运行此模式的前提是要建立健全校友档案管理机构和完善校友档案管理制度.建立校友会，作为校友档案集中管理的责任单位.各学院设立校友分会，地方设立地方校友会，主要分散收集校友档案材料.首先，确定校友档案管理的责任单位.校友会是校友自愿联合的合法社会团体，其宗旨是加强校友之间及校友和母校之间的联系，激励校友发扬母校优良传统，为母校的发展和国家建设贡献力量.因此校友档案的归档管理集中在学校校友会，校友会安排专人负责校友档案的收集、更新管理.各学院分校友会负责完善毕业生在校期间的档案并提供给校友会管理，同时协同学校就业部门负责毕业后学生的离校跟踪，确保与校友长期联系.各地方校友会负责收集管理地方校友的档案信息，并及时上报学校校友会便于及时更新档案信息.

3.2 统筹兼顾、重点关注的管理模式

基于就业工作的校友档案管理模式既要注重校友档案收集的全面性，同时要重点关注校友档案为就业工作的可开发性.因此学校就业工作部门应该与校友会紧密联系，随时将所收集的校友档案信息及时传递给校友会，确保校友档案的全面和更新.同时，就业工作部门应该根据校友会提供的校友档案重点关注校友的发展状况，积极做好校友跟踪调查，了解学校人才培养质量情况，为提高就业质量提供依据.同时就业工作部门要对有代表性的、优秀校友进行重点关注，并保持联系，让这部分校友能够为学校的就业工作发挥潜在的推动作用.

4 高校校友档案在就业工作中的运用价值

校友档案在高校就业工作中的运用价值较大，但很多高校并没有将校友资源的潜在价值完全开发利用.因此校友档案在就业工作中运用价值还有很大的空间.

4.1 充分发挥校友示范作用

校友在校期间的特殊表现和校友离校后的卓越成就，对在校学生具有很强的示范作用，也很容易让在校学生接受.因此高校要充分挖掘校友中的典型代表为大学生树立正确的人生目标和择业方向进行引导.可在校史展览馆陈列优秀校友的先进事迹，编写校友事迹在学生中传阅，定期开展优秀校友事迹报告会，让学生在这种浓烈的校友文化氛围中受到熏陶和感染，让学生在校友的示范作用下提高自身学习能力和明确自己的人生目标.

4.2 做好校友跟踪和信息反馈

校友毕业后的发展状况是学校人才培养结果最直接的检验标准.因此要积极做好校友跟踪调查，获得最真实的信息反馈结果，从本质上提高学校人才培养质量，提高就业质量.学校就业工作部门要利用校友档案信息，通过用人单位回访和毕业生跟踪调查了解校友工作状况和用人单位满意度，或者通过麦可思等第三方调查机构对每一届校友开展就业能力测评.并及时对测评结果进行研究分析，查漏补缺，充分利用好校友信息反馈结果为在校生就业服务.

4.3 积极获取就业信息资源

在就业工作中，校友提供的就业信息已成为学生就业的主渠道，校友回校招人受到学生的高度认可.在就业竞争日趋严峻的今天，争夺就业岗位的前提是获取有价值的就业信息.当前毕业生主要通过学校就业信息发布平台、校外网络招聘、亲朋好友等渠道获取就业信息.从就业信息的利用而言，校友提供的就业信息成功率偏高，因为校友提供的信息具有亲缘性、可信性和针对性.因此高校就业工作部门应该根据校友档案信息，主动出击、多方联系校友.一方面邀请具有用人权限的校友回校招聘，另一方面获取校友身边有用的就业信息.

4.4 挖掘校友中的创业资源

高校校友群体中有很大一部分创业成功的人士，这部分校友对高校的就业工作有非常大的推动作用.高校就业工作部门可以通过校友档案信息挖掘校友中的创业成功人士，充分发挥这部分校友资源的价值.一是可以开拓校企合作领域.学校与成功创业的校友建立校企合作关系，建立就业实习基地，更利于实现双赢.二是积累校友成功创业经验，指导学生创业.党的十八大报告中指出，要促进就业和鼓励创业，各高校在不断探索开展创业工作.大学生创业不仅需要国家、政府和高校的政策支持，更需实际的创业指导和资金帮扶.校友丰富的创业经验可以为有创业意向的学生提供现身指导，同时校友也有机会为学生提供创业基金帮扶.

校友档案的有效管理对高校的发展能够提供支持和帮助，尤其是对学校的就业工作有较大的推动作用.校友资源也将成为高校就业指导与服务体系的重要力量，因此建立和完善校友档案势在必行.

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