高职院校档案工作服务职能的提升策略

（长江工程职业技术学院，武汉 430212）

高职院校档案是全面记录高职教育发展和学校发展状况的第一手资料，记录了学校教育教学、科研、管理等多方面内容，反映了教职工、学生的活动，是学校历史发展的积淀，是教育工作者创造性劳动的结晶，在学校日常管理工作中占有重要的位置。

1 高职院校档案工作服务质量的现状

高职教育是我国新兴的高等教育形式，其大规模的发展也只有20余年历史。高职院校档案工作普遍跟不上其他工作的发展速度，档案收集、整理、利用未达到规范化水平，离运用信息化手段为师生、校友、社会以及学校自身提供优质服务还相距甚远。

1.1 对档案价值认识不足

目前，高职院校的档案工作普遍不被重视：多数人认为档案工作只是一份保管资料的工作，需要而不重要，与自己无关，不去关心档案作用和价值，造成了“养在深闺无人识”的状况；档案工作人员自身对档案工作重要性理解也不深入，宣传不力，服务意识不强，满足于守摊子，导致档案工作默默无闻；在工作观念上重管理轻利用，将档案服务工作重点放在档案资料的收集整理上，被动提供档案服务，缺乏以档案利用者为需求的服务理念，没有将最大限度满足档案利用者需求作为档案工作的重要目标，档案工作已经明显落后于广大师生对档案信息资源利用的需求。

1.2 档案收集与利用目标不明确

高职教育改革发展的不断深入，高职院校的档案信息量巨增，档案的收集要主动去适应校内外多元化档案信息需求。管理人员应从传统纸质档案保管者逐步转化为档案信息的主动收集者和编研者，通过多种渠道和方式加以开发并传播出去，将静态的档案信息转化为动态的档案信息，从而实现档案信息的共享。社会需求是开发利用档案信息的前提和动力，档案利用工作是档案工作者以档案信息为服务前提，以档案利用者为服务对象，通过对各类档案利用者的需求进行科学的预测和分析，从而为组织有效的档案利用工作提供科学的、有参考性的信息。但目前高职院校档案工作人员还意识不到这一点。

1.3 档案工作机构编制不到位，人员整体素质不高

高职院校为了适应大众化教育和自身发展需要，在校生规模发展较快，机构设置变化频繁，教职工人员配置大多处于缺编运行状态。各校档案工作机构尽管按要求大都建立了综合档案室，但矮化、弱化的现象较为普遍。综合档案室专职人员偏少，负责人普遍由其他管理人员兼任。档案工作人员习惯扮演“仓库保管员”的角色，缺乏主动服务思想。在专职人员配备上只考虑政治思想素质，很少兼顾文化素养和专业背景，有的人甚至是“被照顾”上岗。具有档案工作专业水平、熟悉现代信息技术、潜心投身档案工作的人员更是凤毛麟角。兼而不任、专而不精的状况普遍存在，影响了服务水平的提高。

1.4 档案工作信息化水平不高

档案作为一种原始的信息，如果不信息化，不适应信息化发展的需求，就不能充分体现档案资源作为信息资源的价值。可目前很多高职院校档案信息化建设程度很低，很大程度上仍采用传统的档案管理工作模式，档案信息检索主要以手工为主，档案服务很大程度上还依赖于用户跟档案工作人员面对面的交流，用户想获取档案信息必须亲自到档案部门查阅，且档案资源处于封闭状态，不能实现共享。由于检索资料效率低下，很难发挥档案信息资源应有的作用，档案的服务功能得不到应有的发挥。

在飞速发展的信息时代，宝贵的电子资料显著增长，高职院校对档案收集利用的积极主动性跟不上时代发展的要求，有的还是采用档案的实体保管和利用模式，不能及时接收电子文件，结果造成大量的档案资源丢失、损毁。尽管有些学校已开始通过数字化手段对传统载体档案进行转换形成档案数据，接收进馆，但借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览尚未起步，档案信息化水平不高，档案信息化建设跟不上信息时代发展的要求。

2 深入谋划，努力提高服务功能

高职院校档案工作存在的问题是自身在发展探索中被忽视的问题，也是在艰苦创业中一时无力顾及的问题。只要直面问题，认真谋划，立足当前，着眼长远，积极主动地采取措施，解决实际中的问题，档案工作一定能发挥应有的服务功能。

2.1 重视档案价值，强化服务理念

档案的价值毋庸置疑，它是机关工作的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材，又是维护国家、集体和个人权益的有力武器。而高校档案还具有更明显的文化特征，是校园文化建设的重要组成部分。高校文化因档案而有效积淀，凝聚为系统，并最终成为高校文化传统；高校文化历史可借助档案而重演，使高校文化历史活化、鲜化，成为教育教学研究资源；高校档案还连接其历史、现在与未来文化，促进整个高校文化体系的容纳与壮大。高职院校作为高校的重要组成部分，重视档案工作是高校发展的应有之义。

档案的价值在利用，而充分发挥其利用价值则靠提供优质服务。高职院校档案工作要尽快转变传统的管理理念，突破以往过分强调其保密性、机要性的禁锢，改变过去看好管好、不丢失的看家守业式封闭型管理和被动服务方式。树立“以档案利用者为本”的理念，一切以档案利用者的需求为宗旨，不断扩大服务范围和服务对象，提高服务水平和质量。

要通过对档案重要性的宣传与教育，让领导意识到档案工作对学校发展的重要性，加大资金、人力投入与提供政策支持，确保档案工作的顺利进行。要借助专题讲座、校刊、宣传栏等形式，提高广大师生的档案意识。广大师生是学校的主体，只有他们充分意识到档案的重要性与利用价值，才会形成人人关心档案，人人支持档案工作的良好环境。要加强对档案工作者的培训，树立档案意识与服务意识，把搞好服务放在档案工作的首位，主动为全校师生员工和社会提供全面、及时、有效的档案服务。

2.2 建立规章制度，完善服务体系

遵循档案管理的法律法规，建立一套完善的符合自身实际的档案工作制度体系是提升高职院校档案服务功能的基石。高职院校档案工作应树立为现实服务、替未来着想的意识，依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等来建立一整套完善的档案工作规章制度，将档案工作纳入规范化与制度化的轨道。不仅要实施由综合档案室集中统一管理，学校各个管理职能部门专人负责的档案两级管理体制，从源头加强档案的收集、整理、归档工作，还要在强化本校档案资源的基础上，充分利用现代技术手段，根据实际情况，以“广、快、精、准”的四字方针，全面、及时、有效地做好档案服务工作。构建起一个门类齐全、馆藏丰富、特色鲜明的馆藏体系，为学校档案工作服务教师、学生和社会奠定坚实的基础。

高职院校的档案工作要建立规范的服务体系，要对档案进行科学分类，根据档案的不同性质，对不同的服务对象提供不同的权限，进行合理的服务。对于涉密档案，对有权查阅者实现“面对面”（在档案室）服务；对只能由相关人员知晓的档案，可以采取“点对点”（如QQ、电子邮箱）服务；对于可以公开的档案信息，则应该尽可能采取开放性（如网上远程查阅、校园网公布、展览）服务。由于电子档案具有可分离性和易更改性等特点，在用户利用电子文件资源时，高校档案部门必须建立各种接收检验和保护技术手段以保证电子档案数据的真实、完整、有效。同时还要保证未公开的电子文件在利用过程中不被超范围的复制或传播。这就要有一套针对电子文件的管理技术和管理方法。

2.3 加大经费投入，推进信息化服务

高职院校要提高档案服务功能，必须为档案部门创造提供服务的条件。针对档案工作中存在的具体困难和问题安排专项经费，使档案工作经费投入有规可循、有章可依。

档案信息化建设包括的内容非常丰富，档案基础设施建设、档案信息化资源建设、档案应用系统建设、档案保障体系建设等都是档案信息化建设的重要内容。目前高职院校档案信息化建设重点：一是将档案中的文字、图片输入电脑，使档案由纸质版转化为电子版，即文字、图片信息数字化；二是统一使用规范的档案网络系统，并与办公自动化OA系统链接，实现文档一体化管理，如办公自动化OA系统内的文书材料经过筛选、甄别后可直接衔接归入学校档案管理系统，以便于在全校范围内实现档案资源的全面利用。专职档案人员通过档案管理系统对学校各部门发放用户名和初始密码，并对各部门的服务对象授权查阅权限，实现档案信息的多元化、网络化服务。由于电子文件的整理是利用计算机和网络进行，因此电子档案在利用服务的过程必须加强归档规范和安全管理，建立健全档案数字资源的安全保障制度，从“人防”的高度将档案信息安全的威胁尽可能降低。应积极应用数据加密技术、访问控制技术、身份认证技术、病毒防范技术等，积极防御各种网络威胁，从“技防”的层面上保护数字档案资源的完整与安全。

2.4 优化档案机构设置，提高工作人员素质

高职院校档案工作机构同时具备管理部门的职能和服务单位的功能。在机构设置和人员配备时必须有利于其管理职能的发挥和服务功能的提升。要按照《高等学校档案管理办法》的要求，设立作为学校的二级机构档案馆或综合档案室，并赋予其应有的管理和服务职能，配备专职档案部门领导干部和足够工作人员，防止出现因机构设置“矮化”而导致管理职能“弱化”，因工作人员数量和质量的欠缺而影响服务功能提升的现象。

人才是高职院校档案部门所有资源中最具创造力的资源，是提高档案工作服务功能的基础和前提。要通过培养、引进人才，优化档案工作队伍结构，建设一支具有较高专业素质又具备管理、技术、服务能力于一体的专兼职队伍。所有档案工作人员都必须解放思想，更新观念，树立正确的职业道德观、岗位责任意识和主动服务意识。

高职院校提高档案工作人员素质既要着眼未来，又要立足当前，更要切合学校的实际。要有计划地引进人才，更要在现有人员的培训提高上下功夫。由于高职院校档案工作相对规模不大，人员编制有限，更应该注重培养复合型人才，加大队伍建设力度。

总之，高职院校档案工作是一项长期的基础服务工作，要充分认识档案工作的价值、地位和作用，更要积极创新档案服务手段，树立服务档案资源需求者的意识，才能充分发挥高职档案工作的服务职能，开创学校档案管理工作的新局面。

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