科学事业单位引入ERP管理信息系统的探讨与研究

银 燕

科学事业单位引入ERP管理信息系统的探讨与研究

银 燕

ERP管理信息系统是一项复杂的系统工程，很多因素影响着ERP的实施效果，由于科学事业单位全面引入ERP系统还较少，在实施过程中也遇到一些问题，本文侧重从财务角度分析科学事业单位管理的现状，探讨引入ERP管理信息系统在实施过程中出现的问题及解决的对策。

ERP管理信息系统；财务管理；科研项目管理；预算管理

现代化管理离不开信息技术，ERP管理信息系统作为企业优质管理工具已在企业广泛推广和使用并取得良好的效果，而大多数科研单位只使用了ERP系统的财务管理系统，全面引入ERP系统的较少，因此，科学事业单位应根据自身管理的特点和要求，探索通过业务流程的重组、再造、梳理、优化和细化，建立一套标准管理模式和运作流程，建立一个财务和业务合一的集成的科学事业单位的管理信息系统，提升科学事业单位信息化管理的综合管理水平。

一、目前科学事业单位管理的现状

（一）科学事业单位信息集成程度不高、数据不能共享。目前多数科学事业单位使用最普遍的是财务管理系统中的总账、工资等有限的模块，少数单位还使用了生产管理系统，这些系统相互独立，没有接口，使得内部信息无法共享，各职能部门之间的信息不能有效沟通，必须借助手工辅助的办法提供综合信息。这种单一模块不能满足科学事业单位财务管理、预算管理、科研经费和项目管理、生产管理的要求。

（二）科研经费的预算编制主观性、随意性较大，缺乏科学性合理性。通常科研项目的立项、经费的预算编制财务人员并未参与其中，一般是由项目负责人和项目组成员自行编制经费预算计划，科研人员不熟悉财务，对经费预算的编制缺乏规范性、合理性、科学性，财务部门对于科研经费使用情况只能被动的核算，无法对科研经费实行有效控制，因此到项目结题验收时预算数与执行数出现偏差。

（三）协作与沟通衔接不够，出现各自为政、脱节的现象。现有的科学事业单位的体制基本上是科研部门负责科研课题申报、立项、结题验收，生产部门负责试制产品的购销存、后勤部门负责固定资产管理，财务部门负责财务核算，造成了各个职能部门各自为政、事事无人管，互相推诿，职责不清，出现的问题不能及时解决，延误时机。

（四）科学事业单位对生产管理不够重视。一方面科学事业单位的功能定位和业务内容，主要以开展基础研究、前沿技术研究和社会公益研究以及科学普及等公益性活动为主，以生产为辅。另一方面，近年随着国家对科研经费的投入力度加大，科学事业单位往往重科研，轻生产，而且科学事业单位产品特点是生产规模不大、种类繁多、批量小，因此在生产管理方面出现很多问题。

（五）科学事业单位普遍存在实物资产管理不规范。许多科学事业单位的固定资产管理基本没有运用信息技术管理，固定资产的管理仍然沿用手工操作管理模式，工作量大，重复劳动多，效率低，准确性差，导致固定资产管理效率低下。对于存货而言更是疏于管理，仓库都设立在研究所各自专题组，库存由专题组各自管理，没有固定的仓库管理员，各专题组也没有建立存货台帐，往往账账不符、账实不符，存货的管理流于形式。

二、ERP管理信息系统在科学事业单位实施的建议

（一）根据本单位业务现状，提出项目建设方案，明确建设目标，制定实施方案。“三分软件七分实施”，ERP能否成功应用关键在实施，科学事业单位应根据ERP信息系统建设整体规划目标制定实施方案。实施方案包括项目规划、方案设计、系统建设及上线切换以及项目验收。

项目规划：这个阶段科研单位要确定项目开发的总体内容和期望值，而且这个期望值是合理并且能够实现的。组建项目开发实施小组，与ERP签订详细的项目合同书，包括项目的核心需求，进度、阶段目标和最终目标（要达到的主要技术、经济指标）。

方案设计：ERP项目组对单位的业务现状和需求进行科学、细致的调研和分析，提出优化建议，出具需求分析报告、提出解决方案。

系统建设、上线切换：这一阶段的任务包括硬件购置、操作系统安装测试、操作人员培训、系统初始数据录入等。ERP项目从调研、项目规划、方案设计、系统建设到上线切换，周期较长，每完成一个阶段任务，应对这一阶段的实施效果进行评价，发现问题及时纠正偏差，达到目标需求，才能实施下一阶段的工作，使每个阶段的任务顺利完成，保证最终目标的实现。

项目验收：对ERP系统实施成效进行验收及评价，制定系统验收报告。

（二）引入适合科学事业单位的业务系统，是ERP成功实施的关键因素。科学事业单位要根据功能定位和业务内容选择适合自身特点的ERP管理信息系统。

1.引入符合预算制度、政府收支分类改革要求且适合科学事业单位科技创新和发展的财务管理系统。财政部、科技部颁布的财教﹝2012﹞502号《科学事业单位财务制度》明确了科学事业单位财务管理的主要任务是：合理编制单位预算，严格预算执行，完整、准确编制单位预算，真实反映单位财务状况。因此，ERP财务管理系统要加强预算管理，能对科研项目进行精细核算，对预算的编制和执行实行及时、全面、有效的控制，提高预算执行效率。

2.构建加强创新能力适应现代科研单位的科研项目管理系统，使科研立项管理、经费管理、结题验收管理、科技成果管理水平得到进一步提高，促进科研管理的科学性、规范性、准确性，不断提高单位创新能力。第一，项目管理系统要具备对科研项目动态管理的功能，包括项目立项、经费使用、结题验收、项目合同、项目成果等全过程的管理；第二，要有项目的查询和报表统计功能，克服手工统计科研项目的不足，通过系统进行数据采集自动生成各类报表；第三，监控预警功能，科研经费的执行超过预算时系统要有提醒功能，切实做好科研经费预算的监控、预警和有效控制。

科研项目管理系统与ERP系统的统一，使科研管理部门和项目专题组及时跟踪经费的使用及进展情况，对项目经费进行有效管理和监督。

3.建立资产信息化管理系统。科学事业单位要特别加强实物资产的信息化管理，应用ERP实现资产管理与财务管理、实物管理与价值管理相结合的原则。首先固定资产管理系统，能及时准确的提取固定资产的相关数据、报表并综合分析，固定资产系统中固定资产的购置、使用、处置等增减变动情况以及计提折旧能自动传递到财务系统并生成会计凭证和固定资产账簿，通过供应链调用生成固定资产卡片，实现账帐相符、帐卡相符，固定资产的卡片除包括固定资产编码、使用地点、责任单位、维修、折旧等信息外，还应增加科研项目管理需要的信息，如固定资产的资金来源（自筹或拨款）、项目编号（固定资产对应的项目名称）、预算编号（固定资产对应的预算金额），增加固定资产发票扫描件、大型关键设备图片上传功能，实现固定资产卡片与发票、实物资产图片关联；其次，应用ERP实现存货核算与财务一体化，所有的存货单据由终端自动传递到会计平台并生成会计凭证和账簿，减少手工出入库单在传递过程中出现的错误（仓库已入库，经办人未到财务报账等），系统定期、自动完成存货的核对，做到财务账与仓库账相符。

4.充分利用ERP信息系统的供应链模块，加强试制产品的购销存和成本管理。随着科研体制改革的深化，科研单位的试制产品生产越来越多，科研与生产并重，科学事业单位应加强试制产品的购销存和成本管理，提高经济效益。财务系统要与采购、销售系统有效对接，实现生产管理信息共享，加强采购、销售业务环节的连贯性，借助系统对采购、销售业务流程进行整合管理。成本核算自动化，月底结账及实时报表统计自动完成，确保准确、快速的提供各种成本数据，提高财务人员的工作效率，同时实时监控财务信息，随时掌握资金动态。

（三）财会部门在ERP建设中承担的重要责任。财务流程的规范和准确是基础数据的保证，财会部门在保证所有数据的精确性和完整性方面发挥着重要的作用。数据信息是单位各类业务事项属性的标识，数据的质量是确保单位系统正常运行的基础，因此，财务必须对信息、数据进行合理筛选、核对、整合，提高信息的准确性。《科学事业单位财务制度》也规定了“科研项目预算应当由科研项目负责人协助单位财务部门，按照政策相符性、目标相关性和经济合理性的原则，根据研究开发任务的实际需要科学、合理、真实地编制”，强调了财务人员在科研项目预算编制中的重要作用。ERP上线后财务部门不再仅仅是财务统计和核算部门，而将成为预算监控的中心，为领导提供及时、准确、动态的管理和决策数据。

（四）避免连环错误。ERP是一种集成性的系统，虽然可以便捷地将业务逻辑一步步地进行，但是一旦有一步做错，将导致接下来的步骤发生连带错误，需要追根溯源去寻找错误并将其全部更正，整个寻找纠正过程比较麻烦，因此，实施ERP的单位一旦发现错误要一步步及时更正，将每个业务流程责任化，避免系统中的错误信息越来越多，出现越来越多的错误结论，使整个ERP系统陷入恶性循环。

（五）建立和完善内部管理制度，保证ERP管理系统安全稳定运行。首先，要对ERP信息系统建设实施归口管理，理顺各相关部门的职责权限，建立岗位责任制度，做到事事有人管、人人有专责；第二，制定保证系统正常运行的工作程序和操作规范，明确操作工作内容、权限等；第三，建立信息系统安全保密和泄密责任追究制度，ERP上线实现信息共享、提高效率的同时，也意味着科研成果泄密、数据和信息篡改等风险，应制定严格的保密制度，明确保密内容、保密措施、密级程度和传递范围等，相关人员要提高信息保密意识，遵守保密制度，防止国有无形资产的流失，增强市场竞争能力；第四，制定信息系统数据备份制度、信息设备管理制度等内部控制制度。

（六）建立各职能部门的沟通协调和联动机制。各部门的合作、沟通是ERP管理模式下的必然要求，信息的价值必须通过传递和使用才能体现，单位应当将内部信息在单位各管理级次、各职能部门、业务环节之间进行沟通和反馈，定期开展必要的信息核对。传统的管理模式基本上是各自为政，各部门之间只负责本部门的事情，与其他部门沟通较少，而ERP信息管理系统是以业务流程为导向设计的，强调业务流程和数据集成，这就要求各部门之间紧密沟通合作。

（七）需要建立强大的高素质的管理团队。高素质的人才是ERP成功实施的关键之一，因为ERP终端的操作都是基础数据的来源，而基础数据录入的准确，人的因素是关键，全员信息管理素质的提高是ERP持续发展的根本，ERP上线，应针对高层领导、中层管理人员、基层操作人员等设计不同层次、不同阶段的全面培训计划，提高全员素质，促进ERP在科学事业单位持续稳定运行。

［1］财政部、科技部关于印发《科学事业单位财务制度》的通知（财教［2012］502号）.

［2］关于印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》的通知（财会［2012］21号）.

［3］杨雅婷.利用ERP系统强化固定资产管理.中国乡镇企业会计，2011年03期.

（作者单位：广东省工业技术研究院（广州有色金属研究院））