公文管理系统研究与制作

谭玮力

摘要：随着经济的发展，科技不断进步，在21世纪的今天，我们进入了计算机网络时代，计算机网络技术实现了资源共享，给人们的生活带来了高效、便捷。办公室的办公多数都是通过计算机完成，一般公文的撰写都是用计算机完成电子稿再打印出来，为了将公文进行全面信息化管理，我们需要一款使用的公文管理系统。该文通过对公文管理系统的研究，将其制作过程进行阐述。

关键词：公文管理；系统；研究与制作

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）34-0215-02

时代的进步离不开科技，计算机网络技术的快速发展，影响着人们的生活，尤其是在办公方面，带来了便利和高效的工作方式。公文管理部门涉及的部门多、流程复杂，工作人员手工撰写公文的方式不便利且出错率高，为了提高工作效率和公文管理水平，办公室公文管理的标准化、规范化，使公文管理系统的存在有必要性。

1 建立公文管理系统的好处

能够大大提高办公效率，利用计算机将所需公文写成电子稿，并通过公文管理系统对公文进行管理，办公人员能随时查阅公文，不仅节约了发送公文的时间，还节约了写公文所需的纸张。提高公文的利用效率，因为公文管理系统对公文系统归类、管理，所以办公人员能通过分类检索进行查询，给公文的使用带来极大便利。对公文制作实现全称监控，可以加强内部公文流转速度和质量。公文管理系统的核心是数据管理，通过对计算机网络技术中数据库信息系统的利用，可以对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和传播。有利于归档，传统的公文归档以基本是纸质原件，存放在档案局等部门，当归档公文数目逐渐增多时，公文的查找就存在效率较低等缺点，公文管理系统能改善这一问题。有利于查询，纸质公文存放时间久可能会使内容模糊不清，给查询带来很大麻烦，并且有些时候例如用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时，也会给查询带来困难。公文管理系统能很好地解决这些问题，它没有存放时限，并且能根据年限等标准条件归类，有利于办公人员查询，有完善的权限管理机制，保密性强，根据操作者不同的身份赋予不同的权限，操作者只能在其权限范围内阅读，真正做到安全管理。公文管理系统的操作简单，对操作对象除了具备一般的计算机操作能力外没有其他要求。

2 公文管理系统制作存在的问题

2.1 公文管理系统没有标准化管理

公文管理系统在电子公文格式上的标准不统一。传统的纸质公文一般采用信纸，撰写标准统一，但电子公文不同于纸质公文，虽然其规范是建立在传统纸质公文格式上，但是不同的企业之间所用的公文管理系统不一样，导致模式不统一，使得公文格式标准和管理公文流程有了差异。

2.2 公文管理系统不成熟

行政机关、公司企业公文工作趋向于电子化，电子化公文管理成为政府机关和公司企业的一个战略性课题，但当前公文管理技术与标准还不够成熟。客户端的公文管理系统一般是专门设计的，导致整个系统的可扩展性较差，并且每一次对系统改动后就得对所有的客户端进行手动升级，给操作者带来了一定的麻烦，公文管理系统还只是做到了工作流程自动化，因为系统功能还不完善，所有对系统要更深入的研究，对相关人才更又需求。

2.3 公文管理系统的工作素质不高

不管公文管理系统的功能多强大，起管理工作还是靠人来运行，所以管理公文的工作人员的素质水平直接影响到公文管理效果。大多数企业的公文管理工作人员素质不高，专业水平不过关，但是公文管理工作是很重要的，所以为了培养他们的素质水准，还需要开展专门的培训班，落实于行动中，提升业务员的整体素质。公文管理中出现的任何问题都由领导负责，所以在选拔领导时，也要根据领导的素质来定，在法规的约束下明事理，不滥用职权，真正使用其领导权。

3 公文管理系统分析

3.1 业务流程分析

一般来说办公室的公文管理业务流程是当来文的时候办公室秘书接收文件并且进行登记，登记完之后送给办公室主任处理，办公室主任处理完之后送到相关领导那里去审批，领导审理完之后交给秘书，秘书将命令下发到其他部门，整个处理完之后就可以进行存档，另一个方面下发文件命令的时候，办公室的秘书要进行登记处理且拟稿，审完稿后给领导请示签字审批最后发行、存档。

3.2 数据流程分析

一般来说数据的流程是由来文登记单、来文台账、来文存档、领导批阅下文单、发文登记单、发文台账、发文存档组成，我们选择其中一个作为例子，例如来文登记单：

总的数据流程就是来文登记单、批阅后的来文登记单、下发后处理的来文登记单、发文登记单、审核发文登记单、发行发文登记单、发文台账信息、来文台账信息整个一套流程组成的公文管理系统的设计。

4 公文管理系统设计

4.1 公文管理系统的功能结构设计

公文管理系统的功能结构图的设计，根据系统的逻辑和系统目标的要求，我们可以把它分成五个二级科目，分别是来文处理、发文处理、文件查询、系统维护和退出，来文处理、发文处理、文案查询、系统维护又分成四个三级科目，他们分别是来文处理的四个三级科目来文登记处理、领导阅批和下发、督办处理、来文存档；发文处理的四个三级科目发文拟稿处理、审稿处理、发行处理、发文存档；文件查询的四个三级科目来文台账查询、来文台账打印、发文台账查询、发文台账打印；系统维护的四个三级科目取消存档、存档备份、数据库的清理、恢复数据，其中存档取消设计两个四级科目，分别是取消来文存档、取消发文存档。这一整套流程能够很大程度的促进办事人员的效率，使得数据的输入性能能够提高，编辑修改也非常的方便，系统的维护也非常的简单，操作灵活简单，不需要太多的专业知识人员来操作，以弥补工作人员自身的素质不够的缺陷，也可以进一步改善公文管理系统的不标准化的现象。

4.2 代码设计

代码设计分为来文编号代码设计、发文编号代码设计，采用复合码的方式进行设计，用十一位字符代表，采用4位字符、2位字符、2位字符、3位字符分别代表年份、月份、日期以及顺序号。

4.3 输出设计

公文管理系统的输入输出设计分别有来文台账查询输出、来文台账打印、发文台账查询输出以及发文台账打印，我们以来文台账查询输出为例做一个基本形式的设计图。

这就是对输出来文的一个设计，但是来文台账的打印却不是这种格式，本文也就不一一做出表格。

5 总结

本文简单介绍了公文管理系统的内容及发展方向，并且对该系统存在的问题做了简单归纳，从该系统存在的意义说明了该系统的实用性。经济建设离不开科技的进步，而公文管理系统体现了科学的力量，政府及企业的办公逐渐趋向信息化，为了进一步推动政府及企业信息化的建设，必须进一步研究开发适应新时代的基于计算机网络技术的公文管理系统，以提高公文办理效率，提升政府和公司绩效。

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