档案管理创新模式初探

荆州职业技术学院　王冬梅

档案管理创新模式初探

荆州职业技术学院王冬梅

摘要：本文就档案管理创新模式研究论题,对档案的概念作了概述；指出了管理模式特点；阐明了现行档案管理发展现状及存在的问题；论述了加强档案管理模式创新的措施。

关健词：档案管理；特点；创新模式

中图分类号：F27

文献标识码：A

文章编号：1671-864X（2015）04-0156-01

档案对于任何个人以及单位组织而言,是记录其参加社会活动所产生的原始文件资料。因此,强化档案管理工作,是当前社会环境下的要求。所以必须使用全新的管理方法和措施,从实际情况出发,改变服务模式,以期能够更好的符合个人以及机关单位对档案管理工作的迫切要求。档案工作在企事业单位中是一项必要的管理工作。档案存在的目的就是为单位发展提供必要的参考依据。档案工作在多年的发展过程中，经历了重要的转型。从传统的记录到资料的保存，从封闭的存储到网络化更新，档案管理工作与时代发展紧紧相连。档案工作中，档案的管理是核心任务。我国档案管理在很大程度上还依旧延续着传统的管理方式。但是，科技进步和社会发展，要求档案管理必要要进行必要的改革。改革的目的是使档案管理工作更加快捷和高效。研究档案管理的模式创新，就是要从理论和实践上，共同探讨档案管理的新方法、新理论。

一、档案概述

档案是人类社会活动的产物，档案的形成主体应该是社会中的个人和组织。人的档案行为是人与自然界其他生物相区别的一个重要标志，它是人类脱离完全野蛮状态而发展起来的特征，是人类文明的表现，也是人的社会化的一个重要标志。只有人类具有将活动中产生和形成的各种原始记录材料积聚起来以备查考的能力。人是社会性的动物，其社会性的表现之一，是人从一出生便生活在档案之中，如人出生时会产生出生证明，据此上户口，形成户籍档案，上学后，会产生和形成学籍档案，工作后会形成人事档案，成家后会有家庭档案，在工作中会形成个人档案和工作档案，同样，社会中的组织也是如此。“

二、管理模式特点

它的管理模式具备以下几个特点：一是统一制度，统一领导，组织协调分级别管理；二是各类档案馆健全，布局分散合理，档案馆众多；三是各企事业单位定期移交档案，定向收集档案；四是借阅手续、归档时间严格审查和要求。

三、现行档案管理发展现状及存在的问题

1.档案管理人员缺乏较高的专业素质。档案工作质量好坏关键在档案管理人员的素质，档案管理人员不但要有强烈的责任心，还要有很高的业务素质，并且还要有科学严谨的态度和踏实肯干的精神。然而当前档案管理人员的综合素质还很欠缺，在文化程度、专业素质、业务水平上存在着很大的差距，跟不上时代发展的步伐，无法适应新形势发展的要求。如果一个单位想要提高档案的管理水平，放在第一位的必须是提高管理人员的素质。

2.地方档案管理存在的问题。自我封闭严重，档案管理资源分散及管理的服务功能单一化；管理单位对档案管理的人员发挥不了应用的作用，造成人力资源浪费；档案馆库或档案室建设重复，造成物力资源浪费；档案管理资金投入分散，体现不出整体效益，发挥不了整体作用，造成财力资源浪费；档案管理人员素质不高、专业水平低，甚至有的人员临时聘请，造成档案管理混乱；档案库分散、资源分割严重，不能实现国家倡导的“一站式”服务，造成群众提档和使用难。

3.企事业单位及学校管理存在的问题。对新形势下档案管理认识不足，档案馆处于原始状态；对电子档案和数字化档案管理陌生，数字化档案管理模式仍处于“喊嗓子”阶段；档案管理理念的重要性没有足够认识，仍处于重视收藏、不重视业务；重视制度、不重视服务；对档案管理人员培训不够，不能适应现代化管理方式，缺少档案管理人才；档案管理模式循规蹈矩，跟不上企事业或学校发展步伐。

四、加强档案管理模式创新

1.档案管理工作思想及观念方面的创新。首先是增强管理人员的信息意识。负责档案管理的相关工作人员应对信息认识的程度有所增强，将自身对信息的辨别与处理能力进行相应提高，并增强在档案资信息的开发方面的意识；然后是档案管理的工作人员要具备市场的观念意识，对于档案信息的开放工作要积极主动地与市场向接轨，为社会经济的发展服务。最后是增强档案管理的工作人员的现代意识。采用现代科技手段为社会提供优质便捷的档案服务，对现代管理设备的使用方法要熟练掌握。

2.加强文件管理的严密性，创新质量监督体系。档案资料具有多种用途。档案资料也同样受管理机制的制约。档案查阅需要权限，所以，档案的管理严密性是档案管理的核心原则。一个单位的档案涉及的内容很多，包括员工信息、业务信息、制度信息、发展计划等多种内容。档案的严密性决定在创新过程中，要更加完善档案的秘密等级管理。在档案的保留、收文、数据处理等方面建立层级制的审批环节。任务人借阅档案都要有合理的事由并且形成规范的报告，报告经过相关领导的审查后，方可查阅。同时，建立质量监督体系。质量监督是指对档案的文本质量和数据质量以及涉及客观因素的各个环节，实行实时监督。通过监督，档案管理可以随时进行更新和调整。

3.档案管理工作技术方面的创新。新时期背景下，科技信息技术更新的速度正变得越来越快。要在档案管理工作中实现有效地技术创新，就要将全球各个行业的创新资源进行充分地利用，并寻找与其他传媒或信息相链接与沟通机会，将其先进的技术创新方式引进，对现有相对落后的档案管理技术手段进行创新与改革。在档案管理工作过程中所使用到的技术、硬件设备、网络等方面的创新要特别注意，关键技术要实现有效突破。

4.建立“档案数据管理中心”。档案部门与本单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子档案数据管理中心”。该中心设在部门档案馆(室)，是信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享，提高档案利用效率。

档案管理在遵循原有管理方式的基础上，新的方法和新的管理可以增强档案管理的有效性，可以从手段上提高档案管理的重要突破。积极探求档案管理的新方法是时代的要求，是档案工作发展的要求。创新档案管理需要多方面的力量共同合作，在档案专业的各个环节形成统一的管理模式，使档案管理的达到专业化、科学化、现代化的要求。

参考文献：

［1］李仙丽，机关档案管理的创新模式研究［J］，办公室业务，2013年第17期。

［2］黄晓强，企业档案管理创新与服务模式研究［J］，天津大学，2010年。

［3］裴友泉，论档案管理模式改革的创新，中国档案，2008年09期。