基于ERP系统的海关财务管理提升方案研究

朱天乐

(天津财经大学商学院，天津 300222)

一、ERP与会计信息系统

随着社会的不断发展，信息和数据呈现爆炸式的增长，对信息和数据的处理和管理方式也发生了本质的变化，而且这种变化仍在加速。ERP(Enterprise Resource Planning)，即企业资源计划，允许提供数据的不同部门(如制造、采购、销售、财务等)之间的数据共享，促进了企业部门间的信息流动，也与外部的利益相关者建立了相关联系［1］。

会计信息系统是指利用信息技术对会计信息进行收集、存储、处理和传递，完成会计核算工作，并能提供会计所需管理、分析、决策辅助信息的人机系统［2］。会计信息化是网络环境下企业领导者获取财务信息的主要渠道，但却只是一个单独的系统，与分销、制造、运输、人力资源等其他系统之间没有“连通”，不能实现所有企业信息的集成。而ERP系统中的财务管理模块却能实现这一功能。

二、我国海关财务信息系统的现状

1.程序繁多，系统搭建平台不一

目前海关财务信息系统呈现构建平台不一、程序繁多的特点。“中国海关财务管理平台”分核算系统和综合系统，集合了12个财务程序，另外每年有通过财政部网站下发安装的预算、决算系统、住房改革决算系统、固定资产投资决算系统，此外还有中央预算单位银行账户管理系统、政府采购系统等，平台不一，数据不能共享。

2.沟通不畅，部门之间数据割裂

从横向上来说，同一海关内部的不同系统之间的数据存在割裂。以固定资产数据为例，目前的操作模式是固定资产管理部门在固定资产系统中录入固定资产卡片，生成固定资产增加单或是减少单，财务部门凭纸质的固定资产增加、减少单据进行固定资产账务处理。在实际的操作中，由于各种人为的原因，经常会出现固定资产管理部门进行固定资产数据操作时未生成固定资产变动单据，或是未将固定资产增加、减少单据送交财务部门等情况，这种部门间人为的沟通交流失误在短时间内不会被发现，必须要财务部门和资产管理部门进行对账时才能够查出。

3.功能简单，目标设计有待优化

从纵向上来说，上下级海关之间的同一系统之间数据的传输设置过于简单，均为具体数据，缺少比较分析数据，应从单纯的财务核算向管理决策转变。以海关经费系统为例，目前每月的月报主要表格为资产负债表、收入支出明细表、项目支出明细表等，主要为具体数字的罗列。近两年来，在报表的优化设计上增加了进度分析功能，但这还是远远不够的。笔者认为，需参考ERP系统的设计理念，从管理层决策需求的角度出发，基于具体的数据，作出更多的功能设计。比如，对于各种不同的支出类型占比情况，与往年同期相比情况，人员、公用比例情况，预算执行进度以及预警功能等等，均可以在系统中加以设计完善，通过基层财务程序的统计上报，上级财务部门可以直接掌握到更多必要的财务信息和管理信息。

4.内外脱节，造成资源无端消耗

从海关内部财务系统与海关外部单位业务系统的关联上来讲，也需要借鉴企业ERP系统的理念加以改进。在这方面最主要的就是在税收征缴方面海关与人民银行之间的数据共享问题。目前税收的关库联网实施正在进入推进阶段，但是在此前一直实行纸质单据的对账制度。海关是进出口货物的关税和增值税的征缴部门(进口货物增值税为代国税局征收)，海关根据企业的申报，开具税单，由企业从其开户银行将税收最终缴交至人民银行。由于海关开具的税单有两周的缴款期限，因此海关统计的税款开单数与人民银行统计的税款入库数是不可能一致的，而有意义的数据是人民银行统计的税款入库数。因此，最合理也最简洁的方法就是直接获取人民银行的数据。但是实际操作却是海关每日从人民银行拿回纸质的税单录入税收系统进行核销，数据和人民银行的日报表进行核对，如有不一致，调整为与人民银行的月报一致。这些重复性事务极大增加了财务人员的工作量，而这些原本是可以通过关库联网，或者是协调沟通都能够解决的问题。

5.海关财务信息系统存在问题的原因分析

(1)整体水平仍处在会计核算为导向的阶段

从整个财务系统的功能设置来看，虽然远远超越此前的手工核算，但是大部分还是停留在会计核算阶段，为管理层服务的决策辅助功能缺失。

(2)财务信息质量普遍不高

由于财务人员本身业务水平、人力资源配置、财务系统限制等等原因，造成了海关财务系统中体现出来的财务信息质量不高，指标设置缺失或不合理，财务信息的取得需要大量后续的数据提取并人工分析才能获得。

(3)财务管控力度不够，财务分析与决策手段匮乏

在企业单位中，财务部门的职能至关重要，但是在行政单位中，财务部门的作用被极大弱化。以海关单位为例，很多基层海关甚至未设置独立的财务部门，人员配置也严重不足，在管控的力度上完全发挥不了应有的作用。

三、基于ERP系统的海关财务管理提升方案

1.海关统一核算平台的构建

当前海关财务管理系统中单个的系统内部已经搭建了统一的核算平台，比如海关经费系统可以做到从基层预算单位生产报表逐级上报，到海关总署层面进行汇总分析。但是，在不同子系统之间，尚未建立统一的核算平台，各个子系统之间如果有数据关联，很难通过系统的方式直接解决，仍然必须通过手工核算来进行汇总。在ERP软件中，各个子系统之间都是互相关联的，可以实现数据的共享，这是进行管理提升的基础。

2.上下级海关之间核算纵向一体化

在ERP系统中管理层可以随时随地直接掌控企业的各项生产、管理信息。所谓上下级海关之间核算纵向一体化就是指以上级海关财务主管部门为管理层，在财务核算系统中做到将所需信息及时、全面地采集汇总和上报。比如近年来在海关经费和缉私警察经费系统的报表中不断增加的关于预算执行、三公经费等方面的指标，笔者认为指标还可以进一步细化增加，比如人员经费、公用经费的占比，地方财政拨款的数额及在收支中的比重，并设置警戒线及时提醒。

3.基层海关业务财务横向一体化

财务业务横向一体化是指参考ERP系统中各个模块之间的资源共享，将海关业务工作中与财务部分有关联的数据可以直接接入到财务管理系统。比如此前实行的业务部门保证金管理系统与财务税费核算系统的结合就是很好的例证。但是这方面还可以继续深入，在其他方面，比如固定资产管理系统与海关经费和缉私警察经费系统也可以进行一体化，这样从固定资产的卡片录入环节到最后的报损报废环节都可以与财务部门进行数据共享，财务部门直接获取数据生成单证，可以有效避免固定资产管理部门和财务部门之间因为纸质单据流转不畅而造成的数据不符。不论是上下级海关之间核算纵向一体化还是基层海关业务财务横向一体化，都有助于解决每年预算决算编制时财务、人事、固定资产部门之间纷繁复杂的对账工作。

4.以预算管理为核心，建立全面的预算管控体系

ERP成就了预算管理的全面实现，全面预算管理与ERP系统体现了相同的管理思想［3］。预算管理是大中型企业普遍采用的一种管理模式，它包括全要素、全过程、全方位的预算，通过预算为企业内各部门、各岗位提出经营目标，使之明确自己在预算年度内的努力方向［4］。建立全面预算管理制度，能够以成本为基础，以现金流量为核心，对生产经营各个环节实施预算编制、执行、分析和考核［5］。2015年是海关系统施行三年滚动预算的第一年，中期财政规划在国际上已经有二十多年的历史，但是在我国还是一个新生事物，其有助于解决各级政府预算长期存在的预算与政策脱节问题，为系统促进公款管理的三个基本目标(可持续、优先性配置和绩效)作出贡献。预算是对财政收支的计划，预算的管理必须要通过财务核算体现出来。借鉴企业ERP系统中对于资金管控的手段和理念，对海关财务系统进行优化，有助于建立海关系统的全面预算管控体系，从而为海关系统的中期财政规划作出决策辅助。

5.完善财务分析与决策支持功能

在现有的海关财务核算系统基础上，借鉴ERP系统的设计思路和功能，自动生成财务报告及合并报表，提供多视角的管控报告，可以有效地为海关系统各层面的管理部门提供财务分析和决策支持。比如，设置预算执行进度、三公费用、人员经费、办案经费、现金使用比率、资金结余等指标，设置警戒线，可以及时提醒。同时可以根据海关财务工作中的重点问题和不同的管理层级，建立管理驾驶仓分析体系，形成相应的分析指标，提供个性化的多维分析功能。ERP系统使企业的组织结构在一定程度上趋于扁平化，信息的共享与传递在企业内部形成动态的工作流，创造了良好的内部控制环境;通过信息实时、同步的传递，有利于及时发现存在的问题，进行风险评估，对内部控制进行相应的调整 ，实现实时的监督与控制［6］。

［1］郭翠梅.CY集团财务信息系统优化研究［D］.青岛:中国海洋大学，2011:21.

［2］朱小雪，邢云翮.ERP环境下会计信息系统的发展［J］.对外经贸，2012(5):149.

［3］徐本强.ERP环境下的全面预算管理研究［D］.天津:天津财经大学，2007:10.

［4］张军.正确认识ERP系统中财务管理的功能和地位［J］.中国管理信息化，2009(3):28－32.

［5］徐文娟，欧佩玉.ERP系统实施对我国企业会计人员角色和技能影响的实证研究［J］.管理评论，2013(2):149－160.

［6］黄岚.浅析ERP系统环境下的企业内部控制［J］.现代物业，2010(9):48－49.