唐山市医疗卫生系统档案信息化建设述论

郝 飞

(唐山市人民医院，河北 唐山 063001)

唐山市医疗卫生系统档案信息化建设述论

郝 飞

(唐山市人民医院，河北 唐山 063001)

唐山市医疗卫生系统的信息化建设主要侧重于医疗业务管理方面，档案管理的信息化建设还处于初级阶段。文章从档案信息化建设的必要性、存在问题以及应对措施等方面对唐山市医疗卫生系统档案信息化建设进行分析探讨。

唐山市；医疗卫生系统；档案；信息化建设

所谓档案信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理过程中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化是档案管理模式从以档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化形式为社会提供服务的转变过程，这种转变将使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化与社会化。目前，唐山市医疗卫生系统的信息化建设主要侧重于医疗业务管理方面，档案管理的信息化建设还处于初级阶段。本文拟对唐山市医疗卫生系统档案信息化建设进行分析探讨。

一、档案信息化建设的必要性

(一)档案信息化建设是档案管理适应时代和社会发展的必然选择

信息技术的飞速发展，对我国经济和社会发展产生了深远影响，也为新时期的档案管理工作带来了机遇和挑战，一个突出的表现就是政府机关、企事业单位、社会团体、广大民众都对档案信息资源产生了不同程度的需求。档案事业是社会主义先进文化事业的重要组成部分，档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分。在以信息技术为主要特征的知识经济时代，档案管理必须大力加强信息化建设，加快推动档案管理的现代化进程，才能适应时代发展的要求，才能满足社会各界对档案事业的需求。

(二)档案信息化建设是充分开发利用档案信息资源的迫切需要

档案资源管理是档案信息化建设的核心，只有实现档案资源管理的信息化，才能突破档案利用的各种限制，实现档案由单纯的保管职能向信息采集、管理和服务职能转变，使档案信息资源得到合理配置和科学管理。档案信息资源通过数字化和网络化建设，能够实现一次投入多次产出，实现远程服务和资源共享，缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，能更好地满足档案信息利用的社会需求。档案信息化建设可以使档案资源的利用得到延伸和拓展，同时也是开发档案信息资源的有效途径，使档案实体不再是信息的孤立载体。

(三)档案信息化建设是医院信息化建设的必然要求

医疗卫生事业的迅速发展客观上要求医院不断提升现代化管理水平，信息化建设是医院实现科学化、规范化管理的必由之路，而档案信息化建设则是医院信息化建设的必然要求和重要内容。医院档案管理工作可借助医院信息化建设的有利时机，加快档案信息化建设的步伐，使档案的信息化管理融入到医疗工作之中，为医疗业务的发展提供完整的数据支持和参考依据，最大限度地发挥档案资料的作用和价值，从而为进一步提升医院的医疗实力和管理水平，更好地服务于广大人民群众奠定坚实的基础。

二、档案信息化建设中存在的问题

(一)对档案信息化建设的紧迫性缺乏足够认识

目前，唐山市医疗卫生系统中很多单位对档案信息化建设的紧迫性缺乏足够认识，信息化观念不强，档案管理多采用传统工作方法，管理手段相对落后，制约了档案信息化建设的步伐。

(二)对档案信息化建设投入不足

档案信息化建设不仅需要购置计算机、路由器、打印机、复印机、扫描仪等硬件设施，还需要组建内部局域网，建设档案信息数据库，开通档案信息网站，加强信息安全防护等，这些都需要足够的资金投入。由于档案工作并不是医疗机构的主要业务，因此档案工作在唐山市医疗卫生系统各单位中长期处于边缘化的状态，得不到足够的重视，致使各单位对档案信息化建设的投入不足，经费短缺，基础设施较为薄弱。

(三)缺乏统一的技术性标准和规范

当前，唐山市医疗卫生系统的档案管理工作尚缺乏统一明确的技术性标准和规范，忽视了档案信息资源的标准化建设。主要表现在：计算机和相关设备型号各异，质量档次参差不齐，未形成统一的硬件环境；计算机软件开发应用缺少整体规划，软件的通用性和实用性不足；档案信息规范化的分类编码标准不完善、不统一等。统一的技术性标准的缺失，在很大程度上制约了系统内部各单位信息交流的广度和深度，资源共享和互补难以实现。

(四)高素质的档案信息化人才短缺

目前，唐山市医疗卫生系统的档案管理人员中，既精通档案业务、又熟练掌握信息技术的人才短缺，多数工作人员的知识结构单一，年龄偏大，信息化素养偏低，缺少系统的业务培训，发展后劲不足。高素质的档案信息化人才的缺乏，使医疗卫生系统的档案工作缺乏活力，信息化建设的进程受到很大限制。

三、档案信息化建设的对策

(一)提高认识，加强对档案信息化建设的总体规划

只有从思想上重视，充分认识到信息化建设的必要性，并将其提高到战略高度来考虑，唐山市医疗卫生系统的档案信息化建设工作才能得以顺利开展和落实。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，医疗卫生系统要着眼于系统内部各单位的具体实际，在对各单位的现状、需求进行充分调研的基础上，制定出本系统档案信息化建设的总体方案和规划，明确目标任务，提出实施步骤，设立组织机构，制定保障措施，做到统筹规划、因地制宜、协同合作、突出重点，确保唐山市医疗卫生系统档案信息化建设工作的有序推进。

(二)加快档案信息化标准规范建设

标准规范是档案信息化建设的重要基础。档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。管理性标准规范是对电子文件、档案信息进行管理的一套规则，包括计算机安全法规与标准、数字档案信息资源合法化确认标准等。业务性标准规范是对档案文件进行信息化处理的规范，包括电子文档的标准及规范等。技术性标准规范是指电子文档数据存储压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施等标准及规范。唐山市医疗卫生系统必须加快档案信息化标准规范建设，结合本地区和本系统的实际，尽快出台统一的标准规范，确保电子文件的归档，档案的数字化处理，数字化档案的保管、传递、利用等工作环节实现规范、有序、高效运转，避免出现各行其是、各自为政的混乱局面，既要保证档案工作的质量，又应避免人力、物力、财力的浪费。在制定标准规范的过程中，一定要保证标准规范的可操作性，使设计指标能客观地反映问题、适合本系统的实际情况，以真正做到为档案信息化建设提供量化的依据[1]。

(三)建立健全档案信息化建设的规章制度，形成档案信息安全保障体系

为保证档案业务技术标准和规范的有效执行，确保档案信息安全，唐山市医疗卫生系统应尽快建立健全相关规章制度。包括：①制定电子文件的形成、流转、处置和监控制度以及收集、归档、鉴定、销毁和利用制度。②完善教育、管理、技术相结合的档案信息安全管理体制，积极开展信息系统的安全保密教育和培训，建立档案信息保密制度和责任追究制度，制定计算机信息系统的安全管理制度。③完善保障措施，强化制度落实，档案部门与各科室签订安全保密责任书，内部局域网须与一切外网实行物理隔离，未经档案部门审批的档案信息一律不得在网上发布，严格采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。

(四)加强档案信息化基础设施建设，建立档案管理系统和网络

软硬件基础设施是档案信息化建设的必要条件，对于信息化建设来说至关重要。唐山市医疗卫生系统各单位应加大经费投入，配齐档案信息化建设所需的各种硬件设施，如路由器、扫描仪、刻录机、数码相机、档案密集架、监控器、温湿度记录仪等；还要购置信息化建设所需的软件系统，各单位要在卫生系统的指导框架下，选择先进、实用、可靠的档案管理软件，为信息化建设提供基本的技术支撑，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。各单位还可以根据本单位实际，依托OA，HIS系统及单位网站的平台，统一规划，相互配合，开发设计档案管理系统，形成档案信息管理网络，促进档案信息的传输、交换和资源共享，从而实现档案管理信息化与办公自动化的衔接融合，达到文件、信息、档案的一体化管理效果[2]，既能确保档案信息的完整性和准确性，又能提高档案的利用效率。

(五)加强档案信息资源建设

档案信息资源建设是档案信息化取得实效的关键，在档案信息化建设中具有核心地位。唐山市医疗卫生系统各单位要以加快档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，大力加强档案信息资源建设。包括：①对现有档案进行整理、著录，建立数据库，逐步实现档案文件及目录机检。数据库的建立要严格按照统一的要求，必须充分注意共享性，争取实现只对档案资源内容进行一次加工标引，即可适应将来档案应用系统功能扩展升级的要求。②采用扫描仪、数码相机等设备，逐步对纸质档案、胶片照片档案进行数字化转换，加快推进档案的数字化进程，确保档案的长久保存，注重对珍贵档案的保护工作，提高档案的利用率。③加强电子文件的收集、积累、著录、归档等工作，保证归档电子文件的真实性和完整性，逐步实现电子文件和电子档案的全程管理。④根据电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件与纸质文件归档双轨制，并将电子文件拷贝两份、异地保存，防止档案资源丢失。

(六)加强档案信息化人才队伍建设

档案管理人才是档案工作中最活跃的因素，是档案工作的具体实施者，在档案信息化建设中发挥着关键作用。因此，唐山市医疗卫生系统要大力加强档案人才队伍建设，为档案信息化建设提供高质量的人才支撑。具体可采取以下措施：①加强对档案人员的现代信息技术培训。有针对性地组织关于档案管理系统软件、数据库技术、多媒体技术、网络通信技术等知识的培训，夯实档案人员的信息技术理论基础。提供信息技术应用的实验和实习环境，提高档案人员对信息技术的运用和实际操作能力。②针对有些单位档案管理人才队伍不稳定的现象，要积极留住现有人才，对他们进行思想政治教育和职业道德教育，调动他们的工作热情，增强他们的事业心和责任感；同时要积极营造重视人才的环境氛围，在工作条件和福利待遇方面给予关怀和照顾，建立有利于优秀人才脱颖而出的选拔激励机制，做到用情感留人、用待遇留人[3]。③有计划、分阶段地引进高学历、高素质的档案信息化专业人才，加强人才储备，优化人才结构，为档案人才队伍注入新鲜血液，为档案信息化建设的可持续发展积蓄动力。

[1] 杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社，2003：15.

[2] 王秀茹.关于医院档案信息化建设的探讨[J].医疗装备，2013(6)：18-20.

[3] 郝飞.档案管理人员素质建设探析[J].山西科技，2014(5)：140-142.

(责任编校：白丽娟)

On the Archive Informatization Construction of Health System in Tangshan City

HAO Fei

(Tangshan People’s Hospital， Tangshan 063001， China)

At present， the informatization construction of the health system in Tangshan City focuses mainly on the medical service management， and the construction of archive management informatization is still in its infancy. This paper is intended to discuss the necessity of the archive informatization construction of the health system in Tangshan City， the existing problems and the strategies for them.

Tangshan City； health system； archives； informatization construction

G270.7

A

1672-349X(2015)02-0009-03

10.16160/j.cnki.tsxyxb.2015.02.004