高校二级学院重大科研项目的过程管理

朱彩青， 瞿雯婕，陈克樱（上海交通大学生物医学工程学院，上海，200030）

高校二级学院重大科研项目的过程管理

朱彩青， 瞿雯婕，陈克樱
（上海交通大学生物医学工程学院，上海，200030）

随着国家经济的高速发展，为推进科技创新，国家大量增加科研投入，大幅提高单项科研项目的资助强度，出现了几百万元至数千万元的重大科研项目。在项目执行过程中也出现了种种问题，如项目取得的实际成效与预期存在较大差别、科研经费使用不够规范等。在这样的形势下，加强重大科研项目从立项到结题验收期间的过程管理刻不容缓，以上海交通大学生物医学工程学院重大科研项目的过程管理为例， 从实践角度探讨高校二级学院如何加强重大科研项目的过程管理。

重大科研项目；过程管理；学院

1　高校重大科研项目过程管理现状

随着国家经济的高速发展，为推进科技创新，国家大量增加科研投入，大幅提高单项科研项目的资助强度。高校科研项目呈现出合同金额几百万以上的重大科研项目越来越多，执行周期越来越长，财务要求越来越高的现象。目前高校重大科研项目管理，面临下述主要问题。

1）高校科研管理部门不重视重大科研项目的过程管理，导致重大科研项目取得的实际成效与预期存在差距。许多高校“重两头、轻中间”的科研管理模式，不适用于重大科研项目管理，即只重视初期立项的项目申报和合同审查，对项目立项后的实施过程没有监管，尤其是项目完成情况监管方面，常常出现重大科研项目的实际成效达不到预期目标。

2）项目负责人不重视项目经费管理。项目负责人精力有限，常常重点关注科学问题研究，而将课题经费预算及使用交给秘书管理，不能及时发现项目经费使用问题。

3）重大科研项目执行过程中出现的多单位联合协调难。现在重大科研项目都需要多个单位协同合作才能完成，合作单位如果有信息交流不及时、技术路线意见不一致，甚至违规使用经费等，都会影响项目的顺利完成。

在这样的形势下，学院迫切需要提高科研管理质量，确保重大科研项目的顺利实施和结题验收，因此加强重大科研项目从立项到结题验收期间的过程管理刻不容缓。

2　高校二级学院重大科研项目的过程管理探索

重大科研项目立项后，项目按照计划进入实施阶段，从开始研究到按照计划和合同要求完成项目，在项目管理工作上通常称作过程管理。管理的内容无非针对2个方面，研究计划的执行和资助经费的使用。文章以上海交通大学生物医学工程学院重大科研项目的过程管理为例， 从实践角度探讨高校二级学院如何加强重大科研项目的过程管理。

2.1项目立项启动阶段

2.1.1组建专项管理工作小组?

因为重大科研项目的执行期长且重点是研究进展和财务工作，所以重大科研项目首席单位需要组建一支稳定的专项管理工作小组，落实项目技术、财务及日常管理工作，人员2～3名，可由学院老师兼职担任，由项目首席科学家任组长。技术管理员需由项目研究骨干青年教师担任，因为其参与项目整个研究过程，了解项目技术进展，能较好与各课题组沟通研究进度。财务管理员需由专业会计人员担任，一般课题组秘书或学院财务人员皆可，参与预算编制、经费使用、决算验收等科研经费全过程管理。日常事务性工作可由学院科研办人员担任，负责与学校和基金管理部门沟通协调，协助项目年度工作交流会、中期检查、结题验收会等组织工作。

2.1.2组建一支高水平的专家顾问团，协助监督项目执行

由重大科研项目首席科学家及课题负责人建议专家名单，一般由项目所在研究领域的国内顶尖教授，海外高水平专家，以及项目依托部门管理专家等组成，由学院科研办发出专家邀请函。专家顾问团重点把关重大项目研究计划完成情况、研究成果的水平与创新性、实施效果，并对出现的技术问题以及项目组织管理等方面给予积极建议。

2.1.3召开启动大会，凝练研究方向，建立项目合作单位的联系渠道

重大科研项目立项后，一般召开重大项目启动大会，邀请项目所有成员、专家顾问团成员及相关管理部门参会。会上，专家顾问团成员做重大项目所在领域的前沿研究报告，首席科学家介绍项目整体研究任务及各课题研究任务之间的承上启下关系，同时各课题负责人做课题研究计划汇报，由专家顾问团针对重大项目研究的水平与创新性，提出进一步凝练研究方向的中肯建议。同时，为了项目合作单位间交流通畅，建立包括各课题的技术骨干及财务人员的项目成员通讯录。

2.1.4及时签订科研项目合作协议

重大科研项目立项后，项目首席依托单位，必须尽快与各课题承担单位签订课题合作协议，合同上要明确规定五要素，即研究内容分工、起止期限、考核指标及节点、经费预算、知识产权归属等，同时要求课题经费单独建账、专款专用。

2.2项目执行阶段

2.2.1加强重大科研项目研究进展的阶段性检查

重大科研项目的实施过程是项目质量的关键环节，有效的监管措施是非常重要的。按照项目研究计划的阶段性节点，学院科研办可以实行节点性的中期检查和评审，如年度工作会议，从研究进度、实施成效、经费使用角度跟踪监管，可以全面了解到项目的实际成效信息；同时专家顾问团还可以及时发现技术问题并给予专业指导，及时解决问题，必要时课题负责人适当调整研究方案以保持项目的创新性，从而保障项目的科技成果产出质量。对执行得好的课题，中期检查时予以追加研究经费。

2.2.2建立数据共享平台，实现重大科研项目合作单位间实时交流

由重大科研项目首席科学家主导并建立具有远程处理与信息共享的“e～Science”数据共享平台，为多知识领域、不同研究背景及多种研究模式的研究团队在复杂科技活动中提供一种高效、无间隙的协同工作基础架构和环境，突破在时间、物理空间和使用环境上的固有障碍，实现项目合作单位间实时交流。情况，对经费执行过程中出现的问题及时提出对策建议，督促项目负责人按预算正确及时使用经费。

2.2.3加强和规范重大科研项目经费按预算合理使用

从项目经费审计角度，常见的科研经费问题有明细科目超额支出、报销附件不全、外拨经费无合同等。学院应建立健全科研经费管理制度体系，严格执行政府采购、招投标和资产管理规定。在办理科研经费入账手续时，借助学校财务系统网上录入项目预算明细，以便于财务处严格按照项目预算随时监控科研经费按计划使用。在项目年度进展检查时，学院科研办和财务办应联合监管项目的研究进展和经费使用

2.2.4专人管理重大科研项目的科研技术文件

随着重大科研项目的实施，研究过程中各个阶段将产生大量的数据，例如任务书、年度报告、中期报告、验收报告、文章等，这些技术文件可由项目专门管理小组负责及时完整地保存，分阶段或在项目验收后移交档案部门。这些技术文件系统地记录了项目研究过程，将为后续科学研究和成果转化提供技术保障，并大大缩短后续相关科学研究周期。

2.3项目结题验收阶段

项目验收分为课题验收和项目验收2个部分。课题验收由项目首席科学家会同项目依托部门组织，项目验收由科技部负责组织。为了更好地完成项目课题验收工作，一般需要提前半年召开项目课题结题验收预备会，自查任务目标完成情况，重点自查课题任务目标完成情况和创新点，找出与验收的差距，以及如何超越原目标争取后续滚动支持。同时在项目执行期满之前，对重大科研项目经费采取内审制度，即由科研办联合审计处、财务处，委托有资质的会计师事务所根据财务验收要求对项目进行内部审计，发现问题及时整改。最后，根据科技部正式发布的项目验收方案，学院科研办会同学校科研管理部门组织好正式的项目课题验收会，包括验收会时间和地点确定、验收专家组邀请、课题骨干出席率、验收报告提纲及附件要求等，并汇总成项目验收报告报送科技部。

随着百万级以上科研项目的大量产生，重大科研项目过程管理对提升学院科学研究水平有重要的影响，已成为高校二级学院科研管理工作的重要部分。这需要科研管理人员在做好本职管理工作的基础上，与时俱进不断加强科研业务学习。

［1］ 李新荣，质量管理是高校科研项目过程管理的核心［J］，科技管理研究，2003.1，29-30.

［2］ 宋永杰，科研项目全过程管理的思考［J］，中国科技论坛，2008.7，16-20.

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1004-1168（2015）03-0021-02

2015-04-23

朱彩青（1981-），女，浙江苍南人，硕士，主要从事科研管理研究工作。