现金结账实务

胡俊

【摘要】首先，从现金结账的角度对酒鬼酒1亿元被盗案例进行了详细的分析，并引出现金结账工作的重要性。其次，从现金盘点表说起，运用笔者实务中的工作经历中的例子，说明了实务中的现金结账具体处理方法。最后，对新三板市场的美兰股份个人卡收款案例进行了详细分析。

【关键词】现金结账 日清月结 现金舞弊

现金是企业资产中流动性最强的资产。对于企业会计结账工作来说，现金类资产可以说是唯一由企业财务部门完全控制的，并且应该为此负责的资产。现金管理结账的重要性已经可以从下面的案例中看出。

[案例1]岁末年关，正值小偷猖獗之时，作为上市公司的酒鬼酒（000799，收盘价12.46元）也不幸“中招”，其子公司有1亿元银行存款涉嫌被人盗领。酒鬼酒2014年1月28日公告，公司子公司酒鬼酒供销有限责任公司 （以下简称酒鬼酒供销公司）在中国农业银行杭州分行华丰路支行的账户（以下简称农业银行），于2013年12月被1名嫌疑人分3次转取资金，3次转取金额分别为3 500万元、3 500万元、3 000万元，共计1亿元。《每日经济新闻》记者注意到，被盗账户于2013年11月29日开立，为酒鬼酒供销公司的活期结算账户，开设后酒鬼酒供销公司存入了1亿元。

近日，酒鬼酒通过农业银行给酒鬼酒供销公司提供的《账户变动情况明细表》及对酒鬼酒供销公司的初步了解，2013年12月10日、12月11日，1名嫌疑人在酒鬼酒供销公司毫不知情的情况下先后向上述账户存现200元、300元；同时，该嫌疑人于12月11日通过银行柜台转取了上述账户中的的3 500万元存款。12月12日，同一嫌疑人又向上述账户存现500元，同时又通过银行柜台转取了上述账户中的3 500万元存款；12月13日，同一嫌疑人还在银行柜台将上述账户中的3 000万元存款汇出。目前，酒鬼酒供销公司上述账户余额仅剩1 176.03元。总的看来，嫌疑人存入1 000元，却盗走1亿元。

案例分析：看完以上案例，你是否有闹鬼的感觉。酒鬼酒是一家上市公司，应该是有严格的内控制度，财务人员比一般公司人员的素质和能力高，按常理是不会发生以上1亿元从自己公司的账户上被他人分3次在3天内分别盗走3 500万元的情况的。从案例至少可以看出三点问题：

第一，酒鬼酒对于此账户的巨额资金出纳或相关财务人员没有进行每天的银行存款日清核对。按会计制度的规定，对于出纳工作应该是日清月结，特别是现金和银行存款。每日结束工作后，就应该对现金和银行存款进行每日的清点核对工作。如果公司出纳人员按此操作，2013年12月10日第一次被盗领就可以实时被发现，不可能再发生第二次和第三次。一样不会到2014年1月28日公司才发公告，与巨额存款被盗发生2013年12月10日相距49日之久。可以从发现并公告的时间中看出，公司是在2014年1月对2013年12月结账时才发现巨额存款被盗的，说明公司对此账户没有实时的网上银行或电话银行等实时监控工具来保证公司巨额资金的安全。或者说公司的银行对账制度是按月进行的，没有在平时做到每日对大额账户的核对。并且，一般开立账户会开通大额资金进出短信通知业务，从公告来看酒鬼酒没有开通此业务。

第二，新账户的开立内控异常。对于年底资金紧张时，公司到杭州异地开立新账户并存入巨额资金。按常理推断，公司应该是为了获取超常的理财收益或其他目的开立的新账户，并且应该是有很严格和繁琐的开立手续来控制和管理新账户的开立的。一般新账户开立从内控出发特别是异地开立需要严格控制。

第三，公司的印鉴管理出现了问题。一般从柜台转取巨额资金都需要在票据上加盖公司预留银行的印鉴，如果不一致是提不走1分钱的，说明嫌疑人要么获取了公司的预留银行印鉴，要么至少获取了公司加盖印鉴的空白转账单据。估计获取公司加盖印鉴空白转账单据的可能性比较大。因为嫌疑人在转账时还存入了1 000元用作转账所需要的手续费，说明嫌疑人没有印鉴用于从账户中直接内扣手续费，需要先存入转账所需要的手续费的现金。

以上案例就可以看出现金结账工作重要性。从现金管理角度来看，如果酒鬼酒在日常现金结账中按规范的对货币资金日清月结进行结账，是不可能发生这种情况，或者说发生第一次就会在第一时间被发现，更不会发生第二次、第三次。如果在开立新账户和印鉴以及空白票据管理上严格按制度执行，则同样是不可能发生巨额资金被盗的情况。

随着经济的发展，信用卡、网上银行等新的电子支付工具的出现，现金在日常的使用中已经有明显减少的趋势。记得笔者在一家企业从事会计工作时，财务部全体同事每月需要花半天时间，用于进行上百名员工的现金工资袋分装和核对工作，还需要花半天时间进行现金的实际发放，并由每一员工在工资单上签名。当然，现在有一些特殊行业还会收到大量的现金，对现金还是需要按企业的行业特点和实际情况进行现金结账工作。

对于一般企业来说，现金管理结账工作只需要出纳、费用会计、总账会计。在月末、季末、年末结账日，要求出纳将所有收付单据全部交由相关岗位的会计人员处理。同时总账会计盘点出纳手中的现金，并按货币的面额记录张数金额等，双方在现金盘点表上签名。当然，还会有一些收入未记账、支出未记账的单据需要记录在现金盘点表中，但如果有这样的单据，就是账务处理错误，需要将这些单据补入财务系统。正常的情况应该是结账时点上不会有收入未记账、支出未记账单据出现。

[案例2]笔者在结账截止日进行现金盘点时，发现会计账面上有几百万元现金，但盘点的结果实际现金只有1万多元。经调整处理后，还是与账面现金余额有几十元的盘盈。与出纳沟通后，才知道这几十元差异是因为报销员工的尾数未支付而产生的。在与企业财务部门负责人沟通后，负责人还认为现金财务账面几百万元与实际只有1万多元的差异是很正常的。因为有很多单据在结账时点需要补完相关的领导签字后，才能在结完账后记入下月账中，并且企业从未在结账时点进行过现金盘点。此案例说明在现实中，企业对现金的控制是很薄弱的，企业越是认为习以为常的事，实际上越有可能出现问题。endprint

在实务中，现金结账管理最重要的是财务人员的认真精神，特别是财务部门领导对现金管理结账工作的重视。只要做到日清，每日要求现金保管人员出纳盘点核对自己的现金，并在月中不定期地由出纳以外人员进行不通知抽查盘点、月末结账盘点，现金结账管理工作还是可以很好地完成的。

[案例3]新三板市场的美兰股份（代码： 430236）用员工个人账户收取货款。美兰股份披露：报告期内，公司的收款方式包括现金收款、个人卡收款、银行对公账户转账收款和承兑汇票收款。现金收款主要针对一些零散终端客户和一些上门提货的个体经营户，公司现金销售严格按照现金内控制度及相关财务制度的要求进行，制定了完整的销售审批、现金收款、收据开具、发货、现金缴存银行、每日记账、联合对账等一系列内控措施，严格做好财务凭证的确认、入账和财务核算工作，确保财务凭证的真实性、有效性、完整性和准确性，防范公司现金销售活动中财务风险的发生，确保现金安全和真实客观地反映企业的经营成果。

个人卡收款主要是方便报告期内受银行营业时间和办理网点等方面的局限的企业和个体经营户付款。 报告期内美兰股份及其子公司并未将个人银行卡上收取的货款全部转入公司基本户和一般户，存在直接用于公司费用开支或借支给个人的情形，但相关的审批手续完善，支付得到有效控制，不存在未经批准擅自支用的情况；同时用于借出的款项于会计报表日前已归还，不存在公司资产流失及被他人长期占用的情形。为进一步规范收付款管理，公司已于 2013 年4月24日，将个人卡注销，不再使用个人卡收取货款，所有货款全部打入公司基本户和一般户。因此，报告期内公司存在使用个人账户收取货款的不规范情形，但使用员工个人账户收取的货款已经如实在公司财务中反映，不存在未计入收入或多计收入的情形。

案例分析：新三板上市公司美兰股份用个人卡收款的情况，在企业实务操作中是很常见的问题。这主要是银行办理网点营业时间与企业营业收款时间不一致产生的问题，对于零售业公司来说，节假日是业务最为忙碌的时间，但银行对公现金业务在节假日是不营业的。此外，公司营业结束时间一般都晚于银行对公业务结束时间。银行对私业务有24小时营业的自动存取款机，还是可以存入现金，并且一般连锁或有柜台的公司都有一些用于找零给顾客的备用金或者需要支付给出租商场规定必须交纳的现金。如果在对公现金业务关闭的时间，将大额现金存放到公司办公地点的保险柜中，需要公司专门花费人力和物力保证现金的安全。当然，在实务中比如像KFC等现金流量巨大的企业，会由合作银行专门定点定时安排专人上门收存现金。但对于大多数中小企业来说，用财务人员的个人卡将大额现金存入对私账户成了成本最低的最优选择。当然，相信通过企业一线财务人员的努力，一样可以出现一些其他的合理的解决方案。从以上案例可以看出，对于企业来说，现金管理上的瑕疵，在未来无论是上市还是融资等方面，都会给企业带来风险和阻碍。endprint