如何做好新形势下的档案工作

宁波市国土资源信息中心 彭 健

如何做好新形势下的档案工作

宁波市国土资源信息中心 彭 健

档案本身就存在着一定的社会价值 对于档案的管理工作要有效地利用资源 要高效地发挥档案的作用 促进档案工作的发展从而全面地为人民和社会服务。做好新形势下的档案工作要注意以下几个方面。

一、提高档案管理工作人员的素质

首先 档案管理的工作人员要学会自我重视 提高自己的能力 把领导的重视和关心当作是一种责任 让上级可以及时了解档案的动态信息 便于领导的工作安排以及工作决策。其次 要注意管理人员的业务水平和服务态度 档案的管理工作比较复杂 管理人员要具备基本的操作技能以及信息管理的能力 完全适应新形势下的档案工作管理的需要。然后 要对新形势档案管理的观念进行转变 加强档案检索工作建设 建立档案目录中心 为利用者提供及时、高效、快速、准确的档案信息服务 同时要由封闭型向开放型转变 充分利用网络化传输速度及时、内容准确、突破时空限制等特点 开展档案网络利用 实现档案信息资源共享。最后 经常总结和完善自己的工作 推进档案法制化进程。要将档案法制化工作作为一个系统工程来抓 既要强调国家制定的档案法律的科学性和前瞻性 又要增强省、市各级档案法规的具体性和可操作性。各级档案行政管理部门应经常性地组织开展现场咨询、广播宣传、发放宣传资料、知识竞赛等形式的宣传活动 为档案法制化建设营造一个良好的外部环境。加强对档案行政执法人员的法制教育 加大培训考核力度 使他们不仅熟悉档案法律法规和各项规章制度 还要了解《宪法》《行政处罚法》等相关法律条文 不断提高其它法律素质和依法行政的能力。同时还应做到联合执法检查与独立检查相结合、定期检查和不定期检查相结合、综合检查与专项检查相结合 建立一整套完善的档案行政执法机制 使档案法制化工作步入一个健康、良性的发展轨道。

二、档案工作的服务理念

1.主动服务

主动服务的对象是档案的利用人员 服务的内容很多元化 各类档案都包括其中。可以用查询、复制等方式对档案信息进行推广 使可利用档案者拥有高效、便捷的服务。主动服务是一个创新理念 是新形式档案工作的必经之路。当前档案工作的首要任务 就是要确立全新的服务理念 强化档案工作人员的服务意识 要从传统的档案管理向档案信息系统管理过渡 改变以往仅限于提供档案原件的低层次的被动服务状态。正确处理好档案资料的收集与档案信息服务的关系 通过挖掘、整理档案信息资源 提高信息质量 把档案工作重点转移到以质量求生存。通过提高档案信息的质量和针对性 提高服务质量 变过去你上门我服务的被动服务为积极寻找信息、主动提供信息的主动服务 在档案利用的广度、深度以及提供良好的服务方面加大力度 提高档案工作的整体服务水平。

2.运用现代化的信息技术随着计算机技术、电子信息技术及网络技术的发展和普及 档案工作由手工操作向现代化方式转变 由实体化管理向信息化管理发展成为必然趋势。对我国目前的档案工作现状来讲 网络化信息服务的兴起 既是挑战 也是机遇 关键在于如何把握机遇 迎接挑战在新的社会环境中重新定位 做好过渡时期档案信息利用工作。实践证明 没有现代化的技术、设备和手段应用于档案信息资源的开发就根本谈不上科学合理地利用档案信息资源。运用现代信息处理技术手段来开发档案信息 可以极大地提高开发能力和效率 从而提高档案信息资源的利用率和档案管理部门的服务水平。

3.提供优质的档案信息档案信息的优劣直接影响着服务基础 要抛开传统档案的机制要积极开发有价值可利用的档案信息 用优质的信息资源为社会服务 根据社会经济发展的需要开展档案服务理念。

三、新形势下档案工作的问题和措施

1.统一管理制度

档案管理存在不统一的漏洞问题 在人员配备和案卷数量方面都有差距。上级和下级的档案管理不统一 这样就可能造成在执行档案工作时衔接不上 所以在档案管理时一定要做到上下级规范统一。档案工作是一个系统工程 有其自身的形成和发展规律。在制定档案工作规范时 必须把档案工作的发展规律和现代化管理手段有机结合起来。按照《档案法》的要求 对全国的档案实行统一制度、分散管理。这就要求在制定档案管理规范过程中 国家要统筹协调 制定出统一的档案管理制度来。如果做不到这一点 档案工作就很难实现规范化。

2.规范档案管理手段在开展档案工作升级过程中有的单位先是积极开展 档案整理不规范就突击整理 缺少档案管理设备就投资购买 各种资料不健全就按要求补齐 档案行政管理部门对此也积极给予指导。如此 他们从领导重视到档案基础管理 从档案管理制度到档案管理网络 从档案编研资料到档案的开发利用都达到了档案规范化管理的要求 档案工作升级顺理成章。然而 档案工作升级之后 档案工作的热情急转直下 从单位领导到档案工作人员随之把档案工作放置脑后 甚至正常的档案工作也很难开展。因此对于档案工作的管理一定要有规范的系统 特别是对档案的现代化管理 国家档案行政管理部门一定要拿出科学合理的实施方案 以规范全国的档案安全现代化管理。针对档案行业制定规范 让档案行业有预见性的发展。只有把档案管理规范制定的科学、规范、适用 才能促进档案事业的全面发展。

3.提高档案管理工作人员素质

目前在职的档案管理工作人员多数既没有经过档案专业理论的学习 又没有经过高级专业培训 对档案的理论知识匮乏。没有丰富的专业理论作指导就不可能在工作中取得好的效果。因此 要丰富档案工作者的理论知识和业务能力 必须把工作重点放在加强档案工作队伍的建设上 运用现代化的管理启用高素质的管理人才 积极促进档案事业的发展。对于现在的在职人员也同样不可以松懈 要加强培训 让管理队伍向高水准、高文化的方向发展。在短时间内把传统的档案管理转变成现代化的档案管理。在工作中要了解工作人员的工作能力 注重工作人员的实际实效。

4.强化档案执法力度

在开展档案规范化建设过程中 对那些无视档案法规 危及档案安全或造成档案损失的单位和个人 要依法追究当事者的责任 以保证档案规范化建设的顺利开展。

5.注重应急管理

近些年来 在一些自然灾害、突发事件中 都有档案被毁坏的情况 这就提醒我们 一定要注意从可能发生的各种突发和极端情况出发 强化防范措施 尽量避免档案损毁。要着力改善档案基础设施提高档案馆库防灾标准 加快中西部地区档案馆舍建设 增强档案馆库抗风险能力。要建立健全档案应急工作体系 做好应急预案 落实应急准备 开展应急演练 确保在突发和极端情况发生时最大限度地减少档案损失。要对重要档案实行异地备份 过去建设的后库等工程 能利用的要继续利用 多手准备、以防万一。

总体来讲 档案工作是为了经济建设服务 为社会各阶层的人员服务。档案工作的发展方向要围绕党的中心工作开发。在档案工作管理中 要充分展示出档案工作的市场价值与经济价值 体现出通过档案工作的信息资源可以为社会带来巨大的经济效益。