医院办公室工作在医院管理中的作用研究

蒋文娟

江苏省常州市武进第三人民医院，江苏常州213000

医院办公室工作在医院管理中的作用研究

蒋文娟

江苏省常州市武进第三人民医院，江苏常州213000

医院办公室是医院管理中极其重要的部门，承担着较为重要的职责，医院办公室工作质量与效率直接影响着医院的整体水平。该文首先从综合性、政策性、服务性、被动性等方面介绍了医院办公室的特点，然后介绍了医院办公室的智能，最后从信息提供、助手、参谋、桥梁、协调等五方面对医院办公室工作在医院管理中的作用进行了认真的分析，为医院办公室在开展医院管理工作提供了参考。

医院办公室；工作；医院管理

医院办公室在医院的运营及发展中起着至关重要的作用，不仅要承担沟通上下、联系内外的重要职责，还要做好协调左右、辅助参谋等工作。由于其工作面较广且繁琐、综合性极强，医院办公室工作质量与效率直接影响着医院的整体水平。而办公室的文秘自身综合素质是维持院办良性运转的主要因素，有效提升医院办公室工作者自身综合素质是提高院办的工作效率与功能前提，以下就医院办公室工作的特点和职能及其在医院管理中的作用进行探讨。

1 医院办公室的特点

在日常生活中，医院扮演着一个既特殊又重要的角色。虽然医院不是专门以盈利为目的的机构，但在履行救死扶伤职责和义务的同时又要确保能够养活自己。虽然不是军队，却有与军队一样严格的编制。医院是否能够扮演好自己在社会中的角色，科学合理的医院管理至关重要，而医院办公室作为医院管理中重要的枢纽部门具有以下4大特点。

①综合性。办公室领导的工作涉及范围广泛，既包含政治经济，又具有实质性的业务工作；在有政务处理的同时还有事务需要解决。因此，医院办公室管理工作具有极强的综合性，这就要求医院办公室工作者必须具备良好的综合能力素质和职业道德素养。

②政策性。办公室要履行协助各级层的领导和院长的重要职责，并贯彻和落实党和国家的各项政策、方针、路线，因此具有政策性。

③服务性。办公室主要是为本医院各部门领导及院长服务，不能离开领导而单独存在。此外，医院办公室工作者还要面对整个医院所有的科室和部门，不仅要为院领导提供优质、有效的服务，更要为奋斗在临床一线的员工做好服务工作。

④被动性。由于办公室直接受上级领导，主要是为领导提供服务，运转也是围绕领导进行的，工作内容比较被动。而医院办公室工作应在被动的工作中争取主动性。例如，对例行的公式性、程序性的工作要提前做好准备。对领导临时交代的任务或其他非程序性工作，要不断提高预见性，打有准备的仗。总之，办公室工作者要时刻做好准备来应对突发状况。

2 医院办公室的职能

医院办公室的实际工作职能与文秘的工作职能较为相似，工作中要做好医院各部门之间的协调，例如：要做好医院人力资源协调、医院内部各部门各科室之间的沟通协调、对医院的统筹进行协调规划等。综合性极强不仅具有行政职能、管理职能还具有服务职能。医院办公室工作人员要依据政府颁发的法令政策与上级部门的指令制定与本院相关的规章制度，同时要安排各部门员工进行全院性的会议并制作好会议计划及会议记录、协调医院内部各部门的工作、负责兄弟医院与上级机关等外来的接待工作以及向上级部门汇报总结报告等工作。

3 医院办公室的作用

医院管理是指管理者通过组织、筹划、分配等环节的设计，对医院的人力资源进行优化配置，为确保医院的迅速发展对医院内部的各部门工作进行协调规定，力求将医院的资源配置达到最优化的利用。随着医疗事业的发展，医院的数量及规模越来越大，对于医院的管理难度也相对变得更加复杂，医院管理工作的难度也相应增加。医院办公室作为综合性的办公机构，自然在医院管理中具有十分重要的作用和地位。主要表现在以下5个方面。

3.1 信息提供作用

随着时代发展，医疗水平也逐渐提高，医院工作的节奏也明显加快，对医院办公室工作的要求也随之提升。医院办公室应及时掌握与了解医院的各类信息，如果有些信息处理得不及时，处理方式不到位，就有可能影响到整个医院的正常运转。医院办公室想要做好信息传递工作，就必须明确自己的职能、定位好自己的角色、在工作时踏实积极、勇于创新，确保宝贵的信息资源发挥出其应有的价值和作用。与此同时，办公室要重视信息的收集和反馈，确保上情下达与下情上达紧密结合起来，以此促进上级主管部门与医院之间、医院各科室之间、医院领导与职工之间进行有效的沟通。

3.2 助手作用

由于医院办公室工作是领导工作的一部分，要承担领导工作中需要执行的具体任务，为领导分忧解难，确保领导不陷入繁杂、琐碎的工作中，而有更多的时间和精力思考和处理重大的问题，所以医院办公室承担着助手的作用。办公室工作要听从领导的决策和安排，帮其收集并调查各种相关的信息资料，提前做好准备工作，方便领导有效决策，同时协助领导做好管理和实施等方面的准备工作。

3.3 参谋作用

办公室工作不仅要执行领导的指示并落实其命令，还要为领导出谋划策。比如：在医院某一个项目需要落实之前，办公室工作者要广泛收集其资料，准备好几套方案交与领导进行审阅，最终选取出最合适的方案。同时医院办公室工作者还应深入到基层关心和了解基层员工的意见和需求，可召集基层员工每月开展一次非正式的交流会议，会上大家可以提出自己的意见和建议。可以对于医院的某项规章制度进行投诉或者表示自己不满意的原因等，通过医院办公室将这些建议和意见进行归纳总结，反馈到上级部门，同时为其提供相应的改进意见与方案，让领导批阅，从而有效协调医院领导与基层员工之间的关系。另外，医院办公室在领导即将做出重大决策时，对医院内外部情况进行实地考察，综合收集到的各种情况，为领导提供准确有效的信息，保证计划实施后要及时进行跟踪记录，确保发现问题及时调整，项目顺利进行。

3.4 桥梁作用

医院办公室工作其实是依照领导的指示，落实领导的任务工作，比如该院院长接到某一上级部门下达的要求与任务，要求院长将其完成，院长接收到该任务时首先要对其进行规划，规划具体工作以后将指示下达到医院办公室，办公室工作人员按照院长下达的指令开展相关工作，工作具体分工后通知医院的相关人员或者其他部门安排落实。医院办公室工作的重要作用之一就是将上级领导的指示具体化，然后对相关的工作进行具体化的安排。另外，医院办公室还要收集其他部门的建议或意见，包括医院其他部门对于医院整体运作和管理的意见、对于医院某一项目的意见和意见，也包括患者或者医院工作者对于医院的投诉与建议等，医院办公室要把这些意见进行收集归纳，反馈给领导，由领导进行决策。

3.5 协调作用

医院办公室还有一项重大的职能是协调，工作内容包括:协调领导和医院基层员工之间的关系、协调医患之间的关系、协调医院内部各部门之间的关系等，协调工作在医院的运营及发展中起着至关重要的作用。在接收到领导的工作指示时要合理安排，若安排的不合理，易引起执行部门或者其他部门的不满，若不同的部门合作的同一项目出现工作摩擦时，医院办公室也要积极做好调解协调工作。另外，除了需要协调医院内部之间的关系，还要协调好医患之间的关系。有很多医院因为没有正确合理地处理医患之间的关系，受到社会大众的谴责。因此，医院办公室应积极主动收集患者及家属的意见与建议，在医院多处设立意见收集箱，患者对于医院的不满之处或者对服务态度不好的医务工作人员都可以进行投诉。医院办公室工作者定时将意见箱的意见进行总结归纳，期间存在的问题尽量改进，协调好医患之间的关系。

4 结语

随着医疗改革的推进，医院的发展理念需要不断的创新和改变，医院的管理需要更加完善并且顺应时代的发展。医院办公室作为医院管理中重要的枢纽部门之一，在医院的运营和发展中起着至关重要的作用，不仅要承担沟通上下、联系内外的重要职责，更要做好协调左右、辅助参谋等工作，医院办公室工作质量与效率的高低直接影响着医院的整体水平。因此，医院办公室工作要密切围绕医院的整体利益和中心任务，办公室工作人员要积极参与政务、落实并处理好事务、为领导出谋划策、提高效率加快节奏，同时协调好各部门之间的关系，确保医院稳步快速发展。

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The Function of Hospital Office Work in Hospital Management

JIANG Wen-juan
The Third People's Hospital of Wujin District,Changzhou,Jiangshu Province,213000 China

The hospital office is extremely important in hospital management departments,undertake important responsibilities, work efficiency and quality of hospital office directly affects the overall level of hospital.This article starts from the comprehensive, policy,service,passive introduced in aspects of characteristics of the hospital office,and then introduced the intelligent hospital office,finally from the information provided,assistant,staff,bridge,coordinate the five aspects of the careful analysis of the function of hospital office work in hospital management,hospital office in hospital management provides reference.

Hospital office；Work；Hospital management

R197.32

A

1672-5654（2015）04（b）-0101-02

2015-01-15）