校园档案系统的应用研究与设计

沈晔

（苏州健雄职业技术学院，江苏 太仓 215411）

校园档案系统的应用研究与设计

沈晔

（苏州健雄职业技术学院，江苏 太仓 215411）

结合当前高校信息化要求的背景下，通过对高校档案业务管理流程的描述，分析其关系图和属性图，再利用. net平台设计数据库及数据表，并搭建相关界面，最后实现具有实用功能的高校档案管理系统。

档案管理软件；业务流程；.net；数据表；界面设计

1 研究背景

当前档案管理软件被各高校广泛使用，大大便利了档案业务工作。苏州健雄职业技术学院采用过几个档案系统，用来辅助管理综合档案室的档案。在数据录入和检索利用方面，该系统起到了巨大的作用，方便了目录的生成和信息的检索，大大提高了工作效率。

由于该软件开发设计较早，不是结合学院实际情况量身定制，而且软件数据库信息不对外开放，程序设计结构复杂，所以在原有基础上追加一些新的功能显得非常困难。在此调研了档案室的业务需求之后，结合分析档案业务流程，研究设计档案管理软件，使其更加灵活，更加人性化、智能化。

2 业务流程描述

在文档一体化管理背景下，提倡前端控制，要求将档案管理深入到文件形成过程中，但是对于相对独立的综合档案室和档案馆来说，档案业务流程往往还是从收集开始，经过整理归档、著录、上传数据、检索利用到统计分析。在这种档案管理模式下，档案业务流程中需要使用到档案管理系统的，是著录、上传数据、检索利用和统计分析这些环节。

2.1 著录

著录，就是将档案实体整理编号以后，根据著录标准，将档案目录输入到系统中，包括一级、二级甚至三级目录；实体分类号；保管期限；标题；责任者；页数；日期；文号；主题词等多个著录项。著录得越详细，在检索利用时，越能够查全、查准。

2.2 上传数据

上传数据，有三种类型：①把word、excel等可以直接获取内容的电子文件复制粘贴到全文，相当于一个著录项；②将纸质档案扫描、实物档案拍照，形成电子文件挂接到对应的目录下；③将各部门移交的图片文件、音视频文件挂接到对应的目录下。其中，全文可以被系统识别，和著录项一样，一旦与检索字段相匹配，则被列入检索结果，提高档案信息的查全率。

2.3 检索利用

档案管理的出发点和归宿是提供利用。为用户提供便捷的检索服务、全文查阅服务，是档案工作的重要环节，也是档案管理系统被广泛运用的原因。在检索界面输入关键字段，系统会根据关键字段遍览档案表中的信息。检索结果按照一定的顺序排列，用户可以在众多条目中，找到所需档案。

2.4 统计分析

档案统计是对档案管理所开展的一项工作，一个单位会接收到来自不同条线、不同要求的档案统计任务。比如档案员可以通过系统实现每个大类档案总数的统计，也可以显示每个一级目录下档案条目的数量，甚至可以根据用户需求，按照年度、保管期限进行分项统计。

3 档案系统的结构设计

3.1 系统环境

档案系统是一个集著录、上传数据、检索利用、统计分析等功能于一体的网络平台。档案员和利用人可以通过网络方便管理和借阅所需要的档案文件资料。由于B/S结构技术的成熟和应用普及，此体系架构完全适用于档案系统的应用设计需求。

当前主要有JSP和ASP.NET等技术来开发WEB服务。其中ASP.NET开发技术具有通用性、灵活性以及低成本等优势，所以本系统决定由微软公司的ASP.NET技术进行开发。由于采用ASP.NET技术进行开发，需要搭建基于ASP.NET技术的软件应用环境来保证计算机正常服务运行。具体环境要求见表1：

表1 系统环境需求

3.2 关系结构

在以上开发环境的基础上，应宏观设计档案系统的实体关联图，该图描述了所有实体之间的联系，这对系统的数据库建设和模块划分上有很大帮助，使得系统更简便高效。如图1所示。

在关系图中以档案实体为例，用图2来描述档案实体的属性，比如当输入档案信息时，必须具备全宗号、分类号、盒号、题名、保管期限、起止日期、密级、责任者等信息，该图对数据库表的建立有很大帮助。

图1 档案系统的实体关联图

图2 档案实体属性图

根据档案的实体属性图设计数据表，数据表用来存放著录的相关信息，以便读取、更新和统计。具体如表2档案信息数据表所示。

表2 档案信息数据表

4 系统主要功能界面设计

4.1 著录界面

以添加档案为例，利用Panel控件、Lable控件、Button控件、TextBox控件、DropDownlist控件等搭建输入界面。底层利用ADO.NET方式访问数据库，并从TextBox控件处获取相应的值写入到档案信息数据表中，从而完成对档案信息的著录。其中可根据需要添加验证控件来验证输入数据的有效性。档案著录界面如图3所示。

4.2 文件上传界面

利用FileUpload控件的属性和方法极大的方便了上传文件功能的实现。其中hasfile()函数判断FileUpload控件中有没有文件，若有即可调用Upload(FileUploadmyFileupload)函数来实现上传。如图4文件上传界面。

图3 档案著录界面

图4 文件上传界面

4.3 档案检索界面

可按照档案分类实现档案表内精确检索，利用dropdownlist控件提供查询方式和查询范围的自由选择，如根据查询方式内的“密级”进行检索，也可以同时按年度分类的保存期限进行组合检索。并通过RadioButton选择案卷还是文件类型。按照检索条件利用SQL语句进行匹配查询数据库关键字段，并用GridView控件实现数据绑定和显示，从而得到检索的结果。如图5档案表内检索。

图5 档案表内检索

除了档案表内的检索外，系统还提供了综合查询，可选择单个或者全部范围的档案表进行模糊查询。如图6综合查询。

图6 综合查询

5 扩展需求

档案管理软件功能设计，应当根据用户的需求而开展。在全面著录信息和上传相关数据的基础上，软件所开展单一性检索和固定特征统计还远远不够，还应进一步将其优化升级为组合检索和分项统计。利用组合检索结合模糊检索功能，可以实现精确检索，在保证查准率的基础上，提高查全率。利用分项统计功能，可以避免遗漏和重复，获得精准的数据，极大方便了用户，提高工作效率。

6 结束语

本文在当前高校信息化要求的背景下，通过对高校档案业务管理流程的简要描述，分析其实用性和需求性，并使用关系图和属性图表示出实体之间的关联，再利用.net平台设计数据库、数据表及相关界面，最后实现具有实用功能的高校档案管理系统。此系统还将对组合检索、模糊检索功能提出新的要求，在以后研究中加以拓展。

[1]高金宇，唐明瑶．档案管理实务[M]．北京:科学出版社，2010．

[2]陈兆祦．档案管理学基础[M]．北京：中国人民大学出版社，2005.

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[5]李宗颜，孙更新．宾晟ASP.NET3.5从基础到项目实战[M]．北京:化学工业出版社，2010．

The Application Research and Design of Campus File System

Shen Ye
(Suzhou Chien-Shiung Institute of Technology,Taicang 215411,Jiangsu)

I Combined with the requirements of the current college information background,through the description of business college archives management process,analyze the relationship between figure and attribute,than use.Net platform design database and data table,and set up the related interface,finally realize file management system of colleges and universities with practical functions.

file management software；business process；.net；data table；Interface design

G27

A

1008-6609(2015)12-0049-03

沈晔，男，江苏太仓人，硕士，讲师，研究方向：计算机软件编程。

2013年度青年基金课题：“基于档案数据库的分项统计与组合检索功能及实现”，项目编号：2013qnjj10。