加强房产档案管理利用促进房地产市场健康发展——东营城市市区房产档案管理利用情况调研

张洪梅，张晓燕，刘小坤

（东营市房产交易中心，山东东营 257091）

加强房产档案管理利用促进房地产市场健康发展
——东营城市市区房产档案管理利用情况调研

张洪梅，张晓燕，刘小坤

（东营市房产交易中心，山东东营 257091）

城市房产档案作为房屋登记的成果记载以及原始凭证，是开展房产行政管理的重要基础。强化房产档案管理利用将能够更好的维护房产市场秩序。文章主要就东营城市市区房产档案管理利用情况进行了探讨。

东营市；房产档案；房产市场

加强城市房产档案管理和利用，对维护产权人合法权益，规范实施行业管理，促进房地产市场健康发展，维持经济秩序和社会稳定，加快推进生态文明典范城市建设，具有重要意义。

1 我市城市房产档案管理利用基本情况

（1）档案管理硬件设施齐全。自2005年以来，中心先后投入400余万元实施房产档案室建设、改造和设施购置。目前，房产档案室总使用面积已达587平方米；其中，设置档案库房两个，档案整理室、档案查阅室、安全保护智能化综合管理系统控制室各一个。档案库房内共安装档案密集架4组、120列，档案容纳量已达70万卷。档案库房内安装了功能完善的安全保护智能化综合管理系统，“九防”设施配备齐全。

（2）档案管理体制制度健全。自2006年以来，房产交易中心在严格执行国家有关房产档案管理法律、法规、政策规定的前提下，先后制定出台了《档案管理制度》、《档案保密制度》、《房屋权属登记档案查询制度》、《房产档案归档制度》、《档案利用制度》、《文件材料归档制度》、《档案室工作职责》等20余项规章制度。

（3）档案管理内容日趋丰富。目前，中心档案室所管理档案范围已由原来的中心城区涵盖到城市市区全部。房产档案管理自1986年开始，迄今已达28年。档案种类由最初的房屋所有权登记档案，拓展到目前的房屋所有权登记档案、房屋抵押权登记档案、限制登记档案及房屋注销登记档案等四大类。房产档案形式已由原来的纸质档案，发展到目前的纸质和电子档案两种形式并存。

2 房产档案管理利用中存在的问题

（1）档案内容信息不够齐全。一是纸质档案存有缺失现象。对历史房产档案，因产权人一直未领取房屋权属证书而导致档案仍在发证环节或因工作人员变动时交接不到位，也或因管理不严而使得外借档案未能及时收回而丢失。二是档案信息不够全面。在数字化加工过程中，因部分历史档案遗漏，不仅在系统中无法查到相关信息。

（2）档案管理存在一定风险。一是突发性风险。房产档案管理过程中，虽然采取了基本的防火、防潮、防蛀、防盗等处理措施，但一旦地震等不可抗力情形发生，将会造成毁灭性打击。二是信息化风险。网络与计算机系统的运用导致黑客攻击、病毒滋生、信息窃取、技术落后等客观侵害行为风险和制度不健全等风险的产生。三是技术性风险。由于档案管理信息系统技术复杂，受管理人员自身技术水平限制，容易造成操作不当，进而影响房产档案信息的安全性、完整性和真实性。

（3）档案利用效果不够明显。目前的房产档案利用，主要体现在为房产交易登记审查提供确权支持和面向广大人民群众提供信息查询服务，但在为政府制定住房发展规划和房地产市场调控政策、加快城市建设提供科学依据等更重要方面的功能，尚未能够充分发挥出来。

（4）档案队伍建设尚需加强。一是档案管理人员严重不足。二是专业技能有待增强。中心目前存在专业人员配备少、知识结构不合理、业务知识不全面等问题，制约和影响了房产档案管理事业的持续健康发展。

3 加强房产档案管理利用的几点建议

加强房产档案管理和利用，对于落实科学发展观，推动经济社会发展，建设生态文明典范城市，具有非常重要的意义。根据国家有关政策要求，结合工作实际，进一步明确加强我市房产档案管理利用的主要工作思路如下：

（1）积极补充完善房产档案。一是完善纸质档案。针对房产档案不全问题，通过联系房屋所有权人提供和复制房改部门房改档案、开发企业商品房销售档案等渠道，多方式收集房屋登记资料，补充完善房产档案。二是完善档案信息。针对房屋档案信息不全问题，可通过查证房屋所有权证或他项权证号再依据现有纸质档案，进行信息补录；同时，利用原房产登记系统信息，查找有关登记资料并进行信息补录。

（2）规范实施房产档案管理。一是健全管理制度。根据国家有关档案管理的法规、政策，制定我市房产档案管理利用的政策文件，并在工作中抓好贯彻落实。二是抓好资料收集。从房产测绘、登记受理等源头环节抓起，做好有关房产调查、测绘、产权转移、房产变更、抵押及查封等房产权属管理中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式历史记录的收集，并按要求进行扫描或拍照，做到纸质档案与电子档案相符。

（3）加强房产档案成果利用。一是充分发挥信息化技术功能。通过以网络为支撑的计算机技术，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量。利用计算机信息处理功能，编制科学检索工具，形成计算机检索与手工互补的档案信息检索体系，提供高效、便捷的查询服务。二是认真做好房产档案编研工作。积极开展房产档案编研工作，对房产档案内容信息进行提炼和组合，使之成为具备实用价值的房产档案信息产品。三是加强房产档案政策宣传。四是积极拓展房产档案服务。

（4）强化房产档案风险防范。一是增强风险防范意识。认清新形势下房产档案安全管理形势，统一对加强房产档案风险防范的思想认识，积极研究应对措施，健全风险防范机制。二是要加强风险防范教育。对档案管理人员进行教育培训，增强其房产档案风险防范意识，提高房产档案风险防范能力。三是加强风险技术防范。坚持纸质档案和电子档案并重，加强房产档案数字化建设，实施房产档案数据信息异地备份，确保房产档案信息安全。

（5）抓好档案管理队伍建设。一是优化人员结构。根据房产档案管理工作实际需要，将部分知识层次较高、责任意识较强的人员调整到档案管理岗位，并确保相对稳定。二是提高业务技能。积极协调档案主管部门，加强对房产档案管理人员的专业培训，不断更新档案管理人员的知识结构，建立一支既适应档案管理，又掌握房产管理和计算机知识的专业房产档案管理队伍。三是加强学习交流。通过外出考察、组织座谈、业务交流等形式，进一步拓宽档案管理人员视野，提高其管理能力和服务水平。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.113

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1673-0194（2015）19-0200-02

2015-08-10