新形势下如何做好电子档案管理

刘晓君

（中共东莞市委宣传部，广东 东莞 523000）

随着社会步入电子信息时代，信息化在为企业创造巨大利益的同时，也给传统的企业档案管理工作带来巨大挑战。因此，如何在新形势下做好电子档案的管理工作，成为了相关工作者所要探讨的问题。基于此，本文就新形势下如何做好电子档案管理进行了探讨，相信对有关方面的需要能有一定的帮助。

1 电子档案的优越性

与传统纸制档案相比，使用电子档案进行记录，具有以下几个特点。第一，较强的时效性。作为一个经济大爆炸的时代，对于电子档案而言，可以根据信息手段提供较快的归档管理，提升归档效率，降低查询档案的时间消耗，大大的提升了工作人员的工作效率。对文书进行管理，可以有效改变工作性质，增强工作趣味性。第二，查缺补漏效率高。使用传统的文书立卷办法，当出现归档失败或文件缺失的情况时，不能够及时进行增补工作。使用互联网络管理，则能够有效提升文档增补工作的效率，对于补充缺漏文档的效率也极为迅速。第三，质量价值均有所保证。之所以要对档案进行管理，是因为能够帮助有需要查询档案的人对档案进行查阅，供其利用。要想对档案进行利用，需要文档卷宗具有较高的质量。传统的文书由于是纸张制作，进行利用时需要依靠立卷人自行判断，其标准尺度不容易把握，很容易导致案卷质量下降，为今后的工作增加难度。除此之外，对案卷进行手动归档，加大档案人员的工作时间和枯燥性，导致管理档案的人员没有时间进行编辑研究方面的研究，不能够促进管理人员的自我能力的提升。传统管理也是被动管理。相对的，使用信息化管理模式，释放档案管理人员的时间，利用更多的时间进行自我能力的提升，能够更好的发挥自我价值。

2 推动档案事业发展的基础

提升档案管理人员的政治素养是推动档案事业发展的基础，基本素质包括对档案管理相关工作的常规知识储备、技能素养以及其他政治、道德以及基础知识方面的基本能力等。由于档案管理工作自身的严肃性以及政治色彩浓郁，要求对档案进行管理的人员具有极高的道德修养和政治觉悟较高，能够坚持四项基本原则，认真贯彻和落实国家颁发的各项规章制度，遵纪守法。其次，档案管理工作存在一些机密案件，需要工作人员具有较高的专业素养，对要求保密的内容守口如瓶，不随意向他人公开。传统的纸制卷宗管理时代已经过去，要求管理档案的人员能够有效提升自我的科技水平，应对更多的科技方面的挑战，顺应时代潮流，建立有效人际关系，拥有更好的社会沟通能力，促进自我对环境的适应、通周围人际的交往以及协调公关与沟通等方面的能力，从而更好的为档案工作进行服务。

3 推动档案事业发展的核心

拓宽档案学专业知识的提高能够更好的运用于电子档案中，电子档案涉及的内容包括实体化档案、电子化信息、数据库结构化等多反面内容。要想有效管理电子档案信息，需要有效对所有信息进行归类，也就是电子档案的归档工作。保存电子文件时，要求不断更新储存设备，保证文件使用和保存的及时有效性，适应科技的发展步伐。管理档案的人员能够根据电子档案自身的特点，更好的对电子档案进行存储，不断地学习专业知识和有关科技方面的归档操作，更好的充实自我，提供更主动的服务。

3．1 加强业务学习

要积极学习掌握档案相关的基本知识，包括：文书与档案的管理、档案文献编纂与保护技术、中外档案历史和电子计算机技术，对国家规定的档案管理方面的法律法规充分熟悉和了解，具备较高的文化素养，能够熟练运用现代化电子设备管理手段对档案进行管理，并熟练掌握档案管理业务。档案管理人员的能力素质包括：第一，协调方面的能力，档案管理方面的人员同其他部门间打交道的机会较多，因此需要发挥自我协调方面的能力，有效促进各个部门间的协调。第二，管理方面的能力。档案管理方面的工作人员，不但要管理实体的档案，还要对相关从事档案方面的事业进行有效的管理，因此对工作人员的要求是能够认真对管理学相关的理论进行研究，通过更新自我的现代管理方面的知识，并对管理技能进行有效掌握，包括能够将现代管理技术应用到档案管理的具体工作中。随着科技的进步，导致各个领域中对电子计算机技术的应用变得广泛，如今，对于档案相关工作而言，包括档案收集、档案鉴定、档案整理以及档案编排等，实体文件作为曾经关注的宠儿，目前的地位也在逐渐被电子文档代替，也就是说目前较为重要的档案管理工作都是依靠计算机网络进行的。信息通过网络间的告诉传送，能够促进档案馆自身的发展，现代档案馆的管理，也就是改变传统纸制管理为开放式网络管理。从事档案管理相关方面工作的人员，可以依靠电子档案制度，提供自我更多时间充实自我，对相关档案管理方面的知识进行学习和补充，做到学以致用，可以更好的为档案管理工作进行服务。从事档案管理相关方面工作的人员，利用电子计算机技术进行档案管理，可以有效促进档案管理的效率，以及体更更多的资源信息共享技术，从而将档案信息的相关利用范围进行逐步的扩大。要想做到以上这几点，就需要从事档案管理相关方面工作的人员自身职业素养较高，可以拥有较高的思想觉悟，能够主动进行档案管理方面知识的学习，加强自我督促与自我监督，不断进行自我能力的完善与提高，将学习作为终生的追求，不断提升能力，可以更好的将提升的知识应用到新电子档案的管理中，对档案进行更加深刻的管理，有效指导新入从事档案管理相关方面工作的员工，互相学习，改变传统单一的管理模式，变为多元化多渠道管理路径。

3．2 增强主观能动性

档案部门由于保存了不同种类重要程度不一的信息文件，可以说是一个较为重要的信息存储库。由于档案的有效信息是各个地方各个单位都拥有的无形资产，需要更好的对相关档案进行保护工作。要求从事档案管理相关方面工作的人员在做好基础的对档案文件进行档案收集、档案整理和档案借阅的基础之上，进行更加实体化的档案信息的公开化，有效将信息获得渠道进行扩充，能够将档案文件管理的内部信息进行有效的挖掘，从而促使信息资源的扩大化，有效挖掘档案信息中的有效成分，促进信息语言的更好整合工作，从而形成一个成体系的信息系统，帮助信息进行有效的传递，使得信息能够更加增值服务。如今每一个从事档案管理相关方面工作的人员都迫切的希望这一目的能够变为现实。只有更好的促进从事档案管理相关方面工作的人员进行相关职业道德方面的教育，不断提升自我服务的方法，加强提供服务的服务质量，对自我服务意识进行不断的补充，在日常的工作中，树立良好的服务意识，能够促进从事档案管理相关方面工作的人员进行主观能动的工作，变被动接受资料材料为主动对有用材料进行收集，遵照原则，按照章程办事，又能够活学活用，多方面主动热情的提供周到全面的服务，从而对档案使用者提供更好的优质服务。从事档案管理相关方面工作的人员如果能够根据档案管理相关工作提供一些更好的方法思路与解决问题，可以促进传统约束变为现代优势，促进档案管理工作的推陈出新。目前，从事档案管理相关方面工作的人员一项较为重要的工作就是对档案信息资源进行有效的开发以及利用，这也是有效促进档案管理深化的有效步骤。要求从事档案管理相关方面工作的人员能够积极使用现代化的设施进行管理，帮助档案信息资源更加及时有效并高效的进行开发，从而提供更加优质的档案相关服务。

4 推动档案事业稳步发展的根本

注重对档案管理人员的教育培训工作是推动档案事业稳步发展的最根本动力和要求，随着我国社会事业不断飞速的发展，使得从事档案管理相关方面工作的人员的工作压力不断加大，随着管理难度的提升，需要各个地区和各个单位能够更好的提升对从事档案管理相关方面工作的人员的重视程度，提供更多方面的支持。具体要求做到以下几个方面内容。第一，利用更加专业的培训，提升从事档案管理相关方面工作的人员的职业素养。第二，利用多种渠道进行人才的招聘。帮助从事档案管理相关方面工作的人员树立一个终身接受学习教育的观念，建立一个终身进行学习的制度，提供更多的知识教育课程。要求从事档案管理相关方面工作的人员能够积极主动的进行知识学习，扩充自我的知识储备，更好的完善自我的服务能力，除了提高学历文凭外，还要活学活用的提升电子计算机方面的信息技术，从而有效适应新时代的相关档案管理工作的要求。利用不断的教育与培训课程，能够更好的完善自我管理档案方面的技术与能力水平。

5 推动档案事业发展的关键

增强电子档案的管理能力是推动大难事业发展的最关键因素，随着科技的飞速发展，电子档案已经逐步将纸制档案进行取代，也就是说电子档案是目前以及未来对档案进行管理的主要手段，因此需要从事档案管理相关方面工作的人员能够加强对电子档案的监管力度，并保证电子档案具有较高的安全性以及真实性，要想真正的解决这两个问题，需要同各个方面领域的内容进行有效结合，具体步骤如下。

5．1 收集工作

现代化档案管理的主流是电子档案，也就是说能够更加注重对电子档案进行收集工作，有效的抓住电子档案的相关归档与接收方面的工作，是目前需要关注的重点。越稳妥、安全的科学化管理，越能够促进档案的有效利用，避免未来查找档案时的繁杂工作量。自动化网络办公系统代表大量电子文件的产生，因此保存有价值的电子文件，是目前归档收集工作的重点。

5．2 做好数据库的建库工作

目前较为重要的组建信息化档案的步骤是数据库的建立，这一点也是网络信息资源的一个重要组成。要想帮助现代化档案实现更多的信息化，要求对档案管理的数据库进行有效的更新与加强，促进传统档案的更快的数字化传递。根据目前的条件，要想实施这一要求需要做到以下几点内容。第一，提升目录数据库的文件建设工作。第二，有效创造条件，为了建设更加高质量与高水平的信息数据库，要求能够按照计划有步骤的进行归档工作。第三，数字化藏馆档案，有效进行工作信息化。

5．3 做好维护工作

要想做到档案工作的信息化，需要我们加强对信息在安全方面进行更加深入的保密研究。包括对网上公布信息时进行更加严格的审查工作，对于涉及保密信息的学校与个人，不能够随意进行发布，有效保护上网内容；合理保护信息安全，通过多渠道进行保密措施的实施。利用各种端口保证信息安全。

6 结 语

综上所述，在新形势下，做好电子档案管理，我们必须要顺应信息化特征，针对管理工作中实际存在的问题，及时运用科学的管理模式与方法进行解决，以实现电子档案管理工作与时代发展的同步，为电子档案的发展提供帮助。

［1］姜涛．浅论新形势下电子档案管理存在的问题及对策［J］．才智，2014（12）．

［2］张红．新形势下电子档案管理存在的问题及对策［J］．科学与财富，2015（2）．