做好档案管理工作促进企业知识产权保护

白 颖

做好档案管理工作促进企业知识产权保护

白 颖

随着经济全球化的不断发展，各行各业都面临新的严峻挑战，也迎来了新的发展机遇。航天科技工业也不例外，企业要想在激烈的市场竞争中屹立不倒，并取得快速发展，就必须在获取更多外部信息的同时，更好地保护自身利益。

因此，在新时期，加强知识产权保护是每个航天企业面临的重要课题与实践要求，而作为航天科技工业管理技术知识载体的档案管理部门，切实做好文件材料的归档、档案的管理，充分发挥档案工作在航天科技工业知识产权推进工程中的作用，是新时期档案管理部门为建设国际一流大型航天企业集团，推动航天强国建设，提供有力支撑和高效服务的重要内容。

知识产权保护与档案工作的关系

知识产权是指公民或法人对其在科学、技术、文化、艺术等领域的发明、成果和作品依法享有的专有权，也就是人们对自己通过脑力活动创造出来的智力成果所依法享有的权利，包括专利权、商标权、著作权、商业秘密、集成电路布图设计权等。

知识产权是企业重要的无形资产，是依附于一定载体而存在的智力成果。在知识经济时代，知识产权直接反映了一个企业的科技创新能力和持续创新能力。

档案是记载智力成果的一种形式。航天科技工业发展过程中产生的技术决窍、工艺方法、试验和飞行参数与数据、产品配方等均反映、记载在项目的档案中。因此，档案是企业知识产权的有效载体，加强对企业科研生产、经营管理过程中形成的文件材料的归档及档案管理，确保企业核心技术文件的归档，是企业实施知识产权保护工作的重要内容和关键途径，是企业创新管理的重要举措。

航天企业开展技术文件保护工作回顾

航天技术是涉及多个学科领域的综合技术，集当代科学技术之大成，航天技术发展水平是国家综合国力水平的重要体现。

在我国航天事业近60年的发展历程中，不仅取得了举世瞩目的成就，而且产生了许多重要的科技成果、专利产品和非专利性的关键技术，这些成果、技术往往是相关领域的高科技尖端技术，是航天科技工业知识产权，不仅是我国航天事业生存和发展的基础、国家的宝贵财富，也是维系国家安全、民族强盛的关键。

但是，由于航天技术的特点及保密性，有的技术、成果并不适合申请专利，在实际工作中，充分利用知识产权保护的法律条款和规则，通过对这部分技术、成果档案采取密级管理和技术保护等措施来对其进行保护、控制，是航天科技工业开展知识产权保护的一条重要途径。

航天企业开展技术秘密保护工作起步较早，在航天工业部时期，就对航天产品研制过程中产生的文件资料、档案进行了严格的密级管理，制订了《技术文件保密管理制度》，对航天产品技术文件、档案的管理提出了要求。

随着航天科技工业的发展，航天产品技术文件的管理更加严格，制定了一系列有关航天产品研制、生产过程中现行文件材料和档案的管理规定。

航空航天部时期，《民用产品档案管理规定》、《专利文件管理规定》等文件明确规定了民用产品开发、研制过程中文件材料的管理、归档、档案的管理，以及专利文件的管理、归档等方面的要求。

近几年，随着航天工业的国际化发展和市场经济的发展，中国航天科技集团公司知识产权保护体系逐步建立，技术秘密管理工作取得了很大成效，正逐步趋向完善，制定了《技术秘密档案管理办法》，加强了相关文件的收集、归档和档案的管理，避免了航天关键技术的流失。许多关键技术、科研成果得以保存下来，为维护航天企业利益、促进航天企业的可持续发展发挥了重要作用。

但是，在实际技术秘密管理过程中也存在着一定的问题，必须在思想意识、规章制度、组织管理、贯彻实施，以及对技术秘密档案内容的开发与应用等方面进一步下功夫，不断改进与提高航天档案管理工作水平。

做好知识产权档案管理工作的措施

一、加大档案管理和保护知识产权意义及作用的宣传力度

加大宣传力度，使航天科技工业领域各级领导和全体职工更加深入地了解新形势下做好档案工作与知识产权保护的重要性及相互关系，进一步增强档案意识，使档案管理工作更加深入人心，使做好文件材料的形成、积累、归档成为每个职工的自我意识和自觉行动，为知识产权保护工作奠定基础。

二、建立健全档案管理与技术秘密管理相关制度

建立健全技术秘密档案管理相关制度，明确规定技术文件保护的范围、权利归属、管理与保护，以及奖惩等内容；明确在产品研究、设计、试制、生产、试验过程中，课题负责人和研制人员必须按规定要求将全部文件、声像资料和计算机软件等技术资料收集齐全，整理成套交单位档案部门归档等规定。通过这些措施，把知识产权保护工作纳入科研生产、经营管理的各项工作中。

建立并进一步完善技术秘密管理相关规章制度，使技术文件保护工作有据可依，避免单位职工与流动人员离职后利用本单位的技术与单位开展竞争，确保单位利益和国家利益不受侵害。

三、加强文件材料的归档控制，实行档案集中统一管理

加强文件材料的收集工作，实行档案集中统一管理是做好技术文件保护工作的重要基础。航天产品从立项、设计、研制到最后产品出厂，周期较长，在研制过程中会产生大量极有价值的文件资料，而民用产品的研制也往往借鉴了许多成熟的航天军用技术。如果不把这些文件材料完整、准确、系统、有效地收集上来，并加以科学、严格的管理，也就谈不上对技术文件的保护。在以前的知识产权保护工作中，就曾出现技术文件归档不完整，在发生纠纷时拿不出有利证据而败诉，最终使单位蒙受经济损失的案例。

因此，在实际档案管理工作中，企业应坚持各门类档案实行集中、统一管理，积极开展文件材料的预立卷工作和档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”管理，每个部门、每个课题组均应设立一名兼职档案人员，负责本部门、本课题组文件的积累及预立卷工作，部门负责人、课题组组长应对课题项目归档文件材料的完整性、准确性负责，型号总师对型号技术文件的完整性、准确性负责，并把对文件材料积累与归档工作的要求纳入到单位各类人员的岗位职责当中，定期对其归档情况进行考核，且个人归档情况考核与部门、课题组奖金分配挂钩，以保证各类文件材料能够及时归档。

档案工作必须实行统一领导、统一制度、统一管理，避免因档案的分散管理，造成关键技术流失。做好技术文件的归档工作，保证归档文件的完整、准确、系统、有效，既可为技术文件保护奠定坚实基础，也可为维护企业利益起到切实作用。

在工作中曾发生过这样一个案例。航天某单位自主研发的产品可替代同类进口产品，成为该单位的民用拳头项目，并已开发出系列产品。所内一名退休人员曾多年参与该项目的研制及生产工作，熟悉市场，退休后他利用所掌握的技术，自组公司，生产同一产品，并向该单位的用户供货，给单位造成了巨大的经济损失。单位曾多次对其进行说服、教育和规劝，但该职工认为他未使用原单位技术，辩称此技术是早已公开的一般性技术。在审理此案时，针对这一说法，该单位档案部门及时提供了从用户委托书、所组织技术攻关的计划安排、难点突破记录，到首件产品检测结论、技术报告、供货批文、成果鉴定，以及秘密资料的保管、技术保护规定等完整、全面的档案资料，有力地反驳了侵权者的观点，最终该职工承认侵权，停止侵权行为，并赔偿了相关的经济损失。由此事例不难看出，完整、准确、系统、有效的档案资料在知识产权保护工作中起着十分重要的作用。

四、实施技术文件保护单制度，加强档案资料的借阅管理

在实际工作中，无论是军品研制，还是民品开发，各单位都应该按照有关规定要求，对文件的产生、复制、分发、归档及利用等重要环节履行严格的审批手续，文件材料归档时，属于技术保护范围的项目，由形成部门或个人提出要求，经有关人员鉴定后，填写“技术文件保护单”，说明技术保护的原因和要求，同时，根据该项目技术保持领先的水平等来确定技术保护年限及查阅范围，并在文件封面上加盖“技术保护”章，档案部门检查接收后，专人专柜保管。在需要查阅和使用该类文件时，应严格按照借阅规定和技术保护单上要求的借阅范围执行。

在档案资料利用方面，各级档案部门均制定了档案、资料借阅规定，除对需进行技术保护的严格管理外，对于有密级的文件、档案在借阅时，也应严格履行审批手续。在科研或产品生产需要外协时，对文件材料的分发、调拨也作出了明确的规定，以有效防止技术泄露，切实保护单位的利益。

五、实行文件材料的闭环管理，利用计算机技术、网络技术，从文件（图纸）的形成抓起，保护本单位的知识产权

针对过去个别人不顾国家和集体的利益，为了个人私欲，将设计、加工过程中的关键技术隐藏在个人手中，不是拒不归档，就是形成虚假的内容欺骗单位，以此作为实现个人利益的筹码，使单位的利益受到威胁等情况，航天档案管理在强化文件材料的收集，实行档案集中统一管理的基础上，对航天产品、民用产品研制、生产过程中产生的技术文件采用从编写、校对、审核、标检、分发、归档到利用等各个工作环节实施闭环管理，取得了较好的效果。

另外，随着计算机技术、网络技术的快速发展和应用，利用计算机技术、网络技术从文件形成的源头抓起，做到出口唯一，基本上杜绝了关键技术文件归不了档的情况，也从根本上限制了设计图纸和设计文件的外流，实现了技术文件和图纸的闭环管理，保护了航天企业的利益。

保护是为了更好地发展，加强文件材料的档案管理工作是航天每位职工的责任与使命，要处理好个人利益和集体利益、国家利益，以及短期利益和长远利益之间的关系，在工作中自觉地开展知识产权保护工作，维护航天企业的利益，维护国家利益，促进航天科技工业持续、健康、快速发展。