电子文件对档案管理工作的影响及对策

孙 杨

（江苏盐城南洋机场盐城民航站，江苏 盐城 224002）

电子文件对档案管理工作的影响及对策

孙 杨

（江苏盐城南洋机场盐城民航站，江苏 盐城 224002）

随着信息技术的迅猛发展，电子文件逐渐代替纸质文件，成为档案管理的主要对象。电子文件的收集给查档信息者提供全方位、多层次、多载体的文献信息服务，计算机、通讯、网络设备等为查档信息者提供及时、广泛而准确数字信息资源，在科研和现实生活中发挥着巨大作用。本文简要分析电子文件的定义及其特点，并重点阐述其对今后档案理论工作，理论研究方向的影响，并对电子文件的归档提出针对性策略。

电子文件；档案管理；档案理论

1　电子文件定义及特点

电子文件是指人们在社会活动中形成的以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：①电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；②电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理和传递；③电子文件的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响；④电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很较高。

2　电子文件对档案业务管理工作的影响

（1）传统档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代以往的文字材料，它由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员共享，文件与档案间不再有明显的界限。经过长期实践，纸质档案的管理已总结出一套完整的工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件和操作系统。

（2）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能被概念分类整理取代。因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在目前电子文件环境中，文件的形式特征和内容特征均发生变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行分类整理。不同的用户可以根据不同需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（3）由于电子文件的保存价值取决于自身价值和可读性，其鉴定方法、内容、标准均将发生变化，原有档案价值理论分析范围也将扩大，应分析电子文件的读取软件和操作系统。根据传统档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件；另一方面，由于用户需要，信息和数据不断被修改和补充。因此，很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。所以，其鉴定、管理方法也无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同。

3　电子文件对档案学理论的影响

3.1对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性，其一方面表现在档案内容上，另一方面表现在档案形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是由于档案的原始记录性，才使档案区别于图书、情报、资料等其他信息，具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为界限。人们可以在机器上随时复制电子文件，因此，文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

3.2对档案来源原则的影响

档案来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统观点认为源于来源原则的档案检索系统必须建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及文件基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合，打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案来源，不可仅局限于寻找一个恰当确切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合变化，应随客观实际变化，丰富和发展来源原则。

3.3对档案学理论研究内容的影响

档案学理论研究的内容是由研究对象决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现后，档案工作的对象发生变化，其理论研究的对象自然也发生变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

4　档案管理对归档的电子文件应采取的对策

（1）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，因此，档案工作者必须深入现行文件工作领域，对电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写、不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样，发挥社会效用。

（2）解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成时间短，缺乏实际贮存验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

（3）使档案管理向立体化方向发展。传统档案管理呈直线状态，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件介入，档案种类增加，其基础工作和利用工作也具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加一项档案信息载体内容，构成三维空间，形成立体化的管理结构。

（4）档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施，抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展需要。加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.163

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1673-0194（2015）16-0222-02

2015-06-01