探讨职业学校档案信息资源数字化开发建设与利用

吴再美

（日照市广播电视大学，山东 日照 276826）

探讨职业学校档案信息资源数字化开发建设与利用

吴再美

（日照市广播电视大学，山东 日照 276826）

职业学校综合办学水平的一项重要指标就是学校档案信息资源的开发和利用。本文对此展开探讨，分析职业学校档案信息资源数字化的开发建设情况，并深入研究其利用和发展现状，以供参考。

职业学校；档案信息；资源；数字化；建设

随着科学技术的不断发展，档案信息的管理与利用已运用到各个领域，特别是在经济建设、历史研究和档案管理等方面。由此可见，档案信息资源数字化开发利用工作不可小觑，但就其现状而言，我国职业学校档案信息资源数字化开发建设工作还存在一些问题，引起了职业学校相关工作人员的高度重视。

1　职业学校档案信息资源数字化开发建设中存在的问题

1.1认识不够深入，资源利用率不高

导致职业学校的工作人员对档案信息资源数字化开发建设工作认识不够深入，对信息资源利用率不高的原因包括以下3个方面。首先是一些工作人员自我工作意识不高，一些年纪较大的工作者更习惯于传统的档案管理形式，没能及时使用新技术。其次是学校缺乏宣传，这导致信息资源在建设过程中出现重收藏保密，而缺乏开放利用的问题，降低信息资源的利用效率。最后是一些职业学校没有做到对数字化信息资源的真正应用，很多只是停留在表面，数字化开发还无法取代纸质资源的效果，只建不用。

1.2观念陈旧，作用功能的整合度较小

当前，我国职业学校档案信息数字化资源的数量还比较少，质量也没有达到要求，相关部门在建设实践过程中所采用的数据库类型、结构以及档案管理软件各不相同，导致部分开发的档案信息无法实现联网互通和信息共享，没有达到跨系统、跨平台的要求。而信息安全又是影响档案信息化资源开发建设与利用最大的瓶颈，涉及个人信息安全，需要谨慎对待。

1.3建设成果共享性和互检性较差

档案信息管理工作的特殊性使其具有保密责任，而资料或文件如果不能达成共享，信息化资源建设工作就无从谈起，这当中存在一个较大矛盾，因此各种问题层出不穷，比如信息化标准没有统一，检索功能无法实现共享，各部门之间缺乏应有的交流和沟通等，这些都将阻碍职业学校档案信息资源数字化开发建设利用工作的进一步发展。

2　职业学校档案信息资源数字化开发建设与利用的途径

2.1配置专业的技术团队

职业学校档案信息资源数字化建设工作需要有一支强有力的专业技术团队作为支撑，各学校可酌情而定，配置专职档案管理人员，包括高级、中级、初级职称的工作人员，保证这些工作人员参加的各种专业培训达标，并在后续的各种业务学习中，不断提升其专业技能和业务水平。另外，还要与其他软件公司合作，进行新一轮新系统的培训，保证专业团队的每一个工作人员都能熟练操作使用新系统。

2.2构建新科技软件和硬件平台

档案信息资源数字化开发建设离不开网络，因此，要建立网络化档案工作平台，充分利用网络优势搭建数字化信息平台。首先是硬件平台，作为最基本的保障，职业学校应配备基础硬件设备，包括HP服务器、防火墙、路由器、计算机、复印机、多功能一体机以及扫描仪等。其次是软件平台，新的档案管理软件的操作会更加灵活，体系结构更加开放，后期的维护工作与扩充工作也将更为简单，并能保障信息资源系统处于一种安全稳定的环境当中。功能方面包括档案资料的采集、处理、归档、保存和利用等，全面提高了档案管理工作的高效性、安全性以及便捷性。新的软件系统还支持上传格式的转换，生成的文件可灵活运用于各种文档之中，根据学校具体的情况对其进行准确配置，方便有效。

2.3提高认识，扩大档案信息资源的利用范围

职业学校要把档案信息资源数字化开发建设工作作为学校工作的一项重要议事日程，除加大档案数字化开发建设的宣传工作外，还要转变观念，拓展档案信息资源服务领域，加大档案信息工作的服务创新力度。数字化建设首先就是纸质资源的数字化过程，要全面系统地清理和统计所有纸质信息资源，确保数字化工作的质量，并将档案分类建库，如一一核实馆藏纸质案卷信息等，迁移各种数据，将其归入对应的数据库并录入软件系统，实现相关内容的数字化。其次要对新软件系统的构建进行在线检索与使用，将具有保密性质和隐私性质的档案分类，通过校园内开放权限进行检索服务。再次要利用档案管理软件平台实现与学校的OA对接，从而实现对档案的在线编研。最后，通过不同权限的设定并结合档案管理软件的安全机制确保学校档案利用的安全性。

3　结 语

档案信息资源是一种回溯性资源，本质属性包括原始性和记录性，因此其利用性和可用性非常重要。职业学校档案信息资源数字化开发建设与利用工作的重点，就是在收集、建立档案的前提下，优先开发与学校师生密切相关的档案信息，提高档案信息的开发效率和使用效率，为师生提供便捷的检索工具，改善利用环境，减少查询的不便与障碍，增强信息的可用性，并不断完善利用政策，从而实现学校档案信息资源社会化服务的目的。

主要参考文献

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A

1673-0194（2015）16-0211-01

2015-06-17