优化社区档案管理的路径探析

陈董来

（深圳市光明新区卫生监督所，广东 深圳 518107）

优化社区档案管理的路径探析

陈董来

（深圳市光明新区卫生监督所，广东 深圳 518107）

城市在进行社区建设的时候必然会有一份专用的社区档案，这份档案在社区的未来发展中有着不可限量的作用。为规范社区管理，完善社区的各项服务功能，促进社区发展，要保存并合理使用社区档案。本文从社区档案管理入手，着重分析社区档案面临的困难以及加强社区档案管理的重要性。

社区档案；管理；优化路径

社区的建设发展以及管理情况都被完整真实地记录在社区档案中，这份档案是社区开展各项工作的基本纲领。在当今社会，开展社区档案工作，规范社区档案管理，为社区发展以及城市建设贡献一份力量，是社区档案必须承担的责任。

1　社区档案管理面临的困难

1.1对社区档案管理的认识不足

尽管社区管理者一直强调社区档案的重要性，但在真正实行时却往往将其放在次要位置，甚至完全不要。而由于编制体制的原因，社区档案大多直接由社区上级单位的办公部门管理。很多社区根本不存在专门的档案管理机构，有些甚至连独立的档案室、档案柜都没有。这种态度上的不端正以及编制上的不完善，对社区的档案管理、档案建设产生了极其不好的影响，加大了收集、整理档案工作的难度。

1.2社区档案管理人员专业素质偏低

术业有专攻，尽管档案管理看起来是一份很简单人人都能完成的工作，但在实际操作中，却并没有那么简单。档案管理并不是简单机械的将文件资料整理为档案资料，而是一份极有“学问”的工作，在整理时必须顾及到方方面面。社区处于社会中，各种关系极其复杂，对上有千丝万缕的关系线，对下也有各种等待处理的事情，因此，必须认真对待社区档案管理工作，提升相关工作人员的素质。但在实际工作中，由于资金投入或人员编制等因素，许多社区的档案管理工作人员都是兼职人员，既没有过硬的专业素质，也没有进行针对性培训，对档案管理工作并不熟练，人员变换也非常频繁。这些“临时工”的频繁交替，导致档案工作在交接时出现各种问题，影响档案管理的整体质量水平。

1.3社区档案的利用率低

由于档案管理者不专业，在记录档案过程中，只是简单地将文件资料整理成档案资料，然后装袋密封，整理成一摞摞的档案资料。而这种资料在使用时却显得极为浪费，既是对纸质资源的浪费，也是对查阅者时间的浪费。这种重保管而不重使用的心态，使档案管理工作变得可有可无，降低了社区档案管理机构的工作地位。

1.4社区档案管理的资金投入不足

社区档案一般保存在社区居委会，因此社区档案能否妥善保存取决于居委会的经济能力。而居委会的资金很大一部分来源于当地政府的财政拨款，由于各种原因和政策，这些钱款基本很难真正落实到居委会处。这对于档案管理工作来说，无疑是雪上加霜。缺乏资金支持，容易导致无处存储档案、缺少存档用具等各种问题，最终造成档案丢失。这不仅会威胁档案库的完整性与安全性，还会影响到社区的日常工作。

2　加强社区档案管理工作的建议

2.1提升社区档案管理工作的意识

很多时候，领导的态度决定基层的动作，因此，只有领导重视社区档案管理工作，基层人员才能投入更多的精力在这一工作上。因此，社区档案工作人员应该有意识地展示社区档案的重要性，引起领导重视。例如在社区宣传专栏里宣传、组织社区人员观看影视资料等。通过这些方式，可使社会重视社区档案管理工作，使居民了解社区档案管理工作的急切性。

2.2提高工作人员的专业素质

一般来说，社区很难招聘到专业的档案管理人员来管理社区档案。因此，社区档案管理人员大多属于“兼职人员”，文化水平大不相同，价值观念也略有差异，档案管理能力更是参差不齐。在此情况下，若想让这些人员更加专业，就必须对他们进行定期的档案管理培训，提高他们的职业素养，激发他们的工作热情，为社区提供专业人才，使档案管理工作更加严谨、科学。

2.3提高档案利用率

时代在进步，社区档案的管理模式也应随着时代的发展做出相应改变，要在管理中修正错误，改正缺陷，打破传统老旧的管理模式，发展新的管理道路。传统的档案管理，基本属于人工式管理，人工收集、人工整理、人工记录。这种人工的方式不可避免会带来诸多问题，既耗费时间、人力，又容易出现各类错误，如漏页、缺码或分类不完整等。因此，随着信息技术的进步，档案管理人员必须摒弃这种传统模式，善于利用计算机存储档案，实现社区全自动管理模式，这既能解放双手，节省人力，又能提高工作效率，同时还有利于保护环境。部分社区存在只重量不重质的现象，大量重复记录档案，使得社区档案看起来厚厚一叠，利用起来却毫无用处。档案人员必须对社区档案进行合理分类，分离出社区内较有特色的专属本社区的档案，以指导社区的未来发展方向，取社区档案之精华，去社区档案之糟粕，使社区走上一条健全完善有自身特色的发展之路，也使众人看到社区档案的利用效果。

2.4加大档案管理工作的资金投入

只有具备足够的资金投入，才能购买先进的档案管理基础设备，才能有地方储存档案资料并予以保护，才能开展管理人员的授课教程。只有拥有了独立的档案设施、设备以及专业技术人才，社区档案管理的发展才能更高效更完善。

主要参考文献

［1］陈荣云.社区档案管理在和谐社区建设中的特点分析［J］.办公室业务，2012（5）：30-33.

［2］吴拥军.浅议社区档案管理存在的主要问题及对策［J］.办公室业务，2013（10）：120.

［3］高东辉.如何在当前时代背景下搞好社区档案管理工作［J］.办公室业务，2013（5）：110.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.147

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1673-0194（2015）16-0204-01

2015-06-11