浅谈如何做好医院档案管理工作

吴语砚卓/达州市中心医院行政办公室

浅谈如何做好医院档案管理工作

吴语砚卓/达州市中心医院行政办公室

医院档案管理工作是医院活动的重要组成部分，医院档案为领导决策科学化和医院现代化建设具有重要的参考价值，对医院建设和医疗卫生事业发展发挥着重要作用。本文从领导重视、制度建设、人员素养、业务规范、信息化建设等方面进行了探索实践。

医院档案；管理工作；探索

达州市中心医院综合档案室成立于1998年，是医院设置的专业档案室，配备了专业的档案工作人员。医院档案是医院重要的史料，是医院发展变化的见证，对医院领导决策科学化和医院现代化建设具有重要的参考价值，对医院医疗卫生事业发展发挥着重要作用，是医院管理向科学化、制度化、规范化等方向发展的重要标志。医院档案管理工作量大面宽，主要涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁在内的一系列衔接有序的行为或过程，这就要求文档人员不仅要掌握档案工作先进的方法和现代化管理技术，而且还应具备良好的素质修养、熟悉档案专业技能，更好的管好用好医院档案资料，服务医院发展、服务百姓需求。

一、加强领导，强基固本

档案管理工作是一项专业性强、覆盖面广的基础性工作，关系到医院的发展壮大。许多医院长期以来专注医疗主业有关的工作，有意无意忽视了档案管理工作，在实际工作中往往出现了档案管理放任自流的情况，导致档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全和利用率不高的现象发生，医院档案的价值得不到有效发挥。在新的历史条件下，医院要认真贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，不断加强领导。争取领导的重视和支持是做好档案工作的前提，我院领导高度重视档案的管理，成立了档案工作领导小组，明确了责任和工作任务，并把档案工作纳入医院的年度目标管理，作为日常的重要工作之一。我院从人力、物力和财力各方面给予保障，医院逐年增加对档案基础设施的投入，给档案室配置了专用计算机、激光打印机、扫描仪、复印机、空调、抽湿机、密集架和档案必备的用具，安装了安全防盗设施等设施设备，极大地改善了档案工作条件，配备了专(兼)职档案员，为做好管好用好医院档案创造良好的环境。医院领导对加强档案工作和档案设施建设予以高度重视，档案管理手段更加高效，管理水平不断提升，推动档案工作同医院各项工作协调发展。

二、强化制度，规范流程

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是必不可少的。医院档案工作要根据《中华人民共和国档案法》及相关法规、条例，按照国家档案局及卫生部的有关要求，结合本单位工作实际，制定科学规范的管理办法，健全和完善档案管理的各项规章制度，才能确保医院档案工作不断规范化。近年来，达州市中心医院制定了一系列档案工作管理制度，科学规范档案工作的各个环节，使医院档案管理工作有法可依，有章可循，为全面反应医院发展和管理工作内容，妥善完整的保存各类重要文件资料提供了参考凭证，也为档案管理工作的规划化、科学化、制度化奠定了坚实基础。着重从以下几方面进行了有益尝试：

（一）加大档案收集归档力度。对于整个医院的档案资料，严格按照文件材料归档制度，依法履行文件材料收集、整理、归档职责，做到应收尽收，按时按质，确保不同门类、不同载体的档案资料都能及时有效地归档。同时在档案立卷归档中，档案管理员按照文件材料的时限做好年度归档管理，切实做到归档的文件材料应收集齐全完整，归档文件的整理应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）重视档案的查阅利用。医院档案室保存档案目的是提供高效的利用服务。近年来，达州市中心医院把档案利用服务作为提升档案影响力的重要抓手，依法做好档案查阅服务，积极宣传档案和档案工作，不断提升档案服务水平和能力，着力转变服务方式，简化利用手续，最大限度满足利用者需求。在查阅利用服务的管理层次上，严格根据档案室档案查阅利用须知的要求，查阅应在指定地点进行；如因工作需要外借者需办理好借阅手续，严格审批手续，查阅档案者必须遵守保密规定，应负责维护被查档案的完整与安全，严禁在档案上批注、涂改，如有损坏或遗失根据情节轻重予以处罚。

（三）严格档案的鉴定销毁。对确无保存价值、超过保管期限的档案，根据档案法律法规，进行鉴定销毁。档案的鉴定销毁由档案管理员依据档案保管期限、编制销毁计划及清单，由医院档案工作分管领导审核无误后报院长审批，审批同意销毁计划后，须有指派两名监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认，销毁文件、档案时，应注意保密，监销人员在档案尚未完全毁掉时，不得离开现场，以防其他事故发生。销毁档案清册妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。

三、强化业务，规范管理

（一）严格执行档案管理标准。要切实做好档案管理，提高档案管理的质量和水平，档案管理员必须认真学习文件材料整理操作规范，熟悉档案管理各个环节和流程，知晓档案基础业务。严格“收、管、用”，按要求建立案卷目录和统计台账，以科学的原则和方法做好档案收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等工作。结合医院实际情况，拟定相应工作计划，采取有效措施，规范档案管理。

（二）加强档案业务学习。医院档案工作人员没有过硬的业务基础，就很难使档案工作为医院的各项工作服好务，尤其是在新的历史条件下，档案工作飞速发展，因此，档案工作人员要不断学习档案专业知识和实际工作技能。为了提高专业水平，达州市中心医院组织档案专兼职工作人员学习了《中华人民共和国档案法》等法律法规及相关专业知识，以《中国档案》、《四川档案》等业务杂志为载体，不断加强档案人员的业务学习，以提高档案工作人员理论水平和实践能力。同时，积极主动地与市档案局取得联系，经常请他们来院讲授档案工作相关知识，进行业务指导和学习交流，不断提高文书处理、分类、归档整理等基本技能，而且还增强了档案法律法规的意识，力求做到公文形成规范，档案收集完整，分类科学合理，整理规范达标、保管安全，利用便捷高效。此外，凡省、市组织的有关档案专业培训班，医院都派档案工作人员参加，及时更新档案工作人员理论知识，学习新业务、新技能，使医院的档案工作能够与时俱进。

四、强化队伍，提升素养

随着社会的进步和经济的发展，档案业务也随之不断的改进和更新，从而对档案人员的素质提出了新的要求。档案人员不仅要掌握档案工作先进的方法和现代化管理技术，而且还应具备良好的素质修养。

（一）过硬的政治素质和品德修养，这是作为档案管理人员的首要素质。档案管理工作是一项复杂而细致的工作，是一项既平凡又单调、乏味、枯燥的工作。这就要求档案人员首先要清楚的意识到医院档案管理工作是为医院中心工作服务的，归根到底是为社会主义经济服务的，作为档案人员必须具备高度的政治觉悟，牢记责任与使命，坚持正确的政治立场，树立为人民服务的思想，对于自己所从事的工作，要有敬业精神、奉献品格，要耐得住寂寞，守得住清贫。

（二）档案人员还应具备职业修养，归纳为：忠诚、严密、勤奋、服务、技能。档案人员直接管理和掌握着医院的室藏档案，了解医院的秘密。因此，必须有过硬的职业素质，较强的责任心、事业心和高度的保密意识。不仅要有严谨的工作作风，使由其经手的事件件件有头有尾，手续清楚，保证档案的齐全完整，而且还要防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。这就要求档案人员在工作中一丝不苟，从严从细，要有严细实全、求真务实、埋头苦干的工作作风，以认真扎实的工作态度进行档案的收集、整理、登记、统计、利用等基础工作。只有基础打好了，才能谈得上为医院工作起到记录作用；才能为领导的决策发挥好参谋作用，更好的服务医院的建设发展。

（三）医院档案工作人员的技能修养，关系到医院档案工作的质量和医院的发展。做好档案工作，为医院的中心工作服务，是档案人员的根本任务。档案是一项专业性很强的学科，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用等都有一套系统的理论和工作方法，档案人员只有学习和掌握了这些理论和方法，才能保证工作质量，提高工作效率，进行业务指导。档案工作人员的相关理论、技能、业务、纪律等方面的修养，是保障档案事业健康有序发展的基础。面对新新时期新任务，档案工作人员要不断自我完善，掌握计算机知识和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，为更快、更好的开发档案信息打下牢固的技术基础。同时还必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速的获取本室所藏的档案信息提供给利用者，还要引导利用者获得更多的档案信息，充分发挥医院档案的作用。

五、强化管理，与时俱进

档案安全管理除了前期的收集、整理和利用，以及档案工作人员认真做好查阅记录，做好保密工作，掌握和调控好档案室温湿度，做好防火、防盗、防虫蛀等安全日常监管工作外，还要紧跟时代步伐，力求档案管理的现代化、数字化。

档案管理现代化是解决日益繁重的档案管理任务与有限人力、物力和资源矛盾的最佳选择。档案工作人员必须认真研究实现档案管理现代化的有效措施，学习和掌握现代管理技术，采用现代化的设备对档案进行管理和开发，逐步实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的现代化管理方式。应用计算机数据库建立健全医院档案信息系统，提高档案信息的收集、储备、检索开发、利用的速度和质量。传统的档案管理对象以纸质载体形式为主，随着办公自动化和信息技术的发展，档案管理对象将转向电子档案，可将档案信息的存储以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用。近年来，达州市中心医院投入了大量资金建立了院内电脑网络系统，利用档案管理软件建立目录数据库，购置了笔记本电脑、摄像机、数码照相机、录音笔、光盘刻录机、多媒体设施等，极大地提高了档案的管理水平和提供利用的效率及效果。

总之，档案管理工作是档案业务活动中一项重要的职能，只有领导重视，完善规章制度，提高管理人员专业素质和品德，不断加强档案信息建设，才能整体上提高管理效率，充分发挥档案资源留史存凭、服务民生的作用，为医院事业发展提供有效的利用服务。

[1]唐 晶.文书档案工作必须做好的几件事[J].才智,2013(34).

[2]郝 影.如何做好文秘工作[J].黑龙江档案,2013(04).

Hospital archives can not only provide significant reference for leader to make scientific strategies, but also promote the modernization development of hospital and healthcare system. Thus archives management is essential for the management of hospital. This work researches on archives management from several aspects, which include the attention from leaders, institutional construction, personnel literacy, service standard and information construction.

Hospital Archives；Management；Research

吴语砚卓（1987—），女，汉族，四川达州通川区人，大学本科，助理馆员，主要从事医院综合档案管理工作。