高等院校档案信息管理中的问题与思考

刘晓静/北华大学档案馆

高等院校档案信息管理中的问题与思考

刘晓静/北华大学档案馆

本文从理论联系实际的角度提出：高校档案资源的合理开发和利用是各项科学研究的重要理论支持，也是促进高校档案管理科学发展的基础。在利用高校档案信息资源的开发与利用过程中获得的深思将对未来档案工作起到启示作用。

高等院校；档案管理；合理开发；高效利用

一、高等学校档案信息合理开发的意义、存在的问题

受全球经济一体化体制的建立的大环境环境影响，人们的生活方式发生了极大的转变，价值取向多元化，思想开放程度高，社会环追踪运行轨迹，才能形成有效的管理机制。我们从高校档案管理角度深刻体会到：从档案材料形成到档案信息的开发利用整个过程都应进行跟踪管理。在档案开发利用过程中，建立“利用档案信息效果跟踪记录卡”进行利用效果登记，做到及时记录、集中统计、综合分析、总结经验，不断提高服务质量，为高校档案信息的开发利用，作积极尝试和应有的贡献。

（一）充分发挥高等院校档案信息资源的开发与利用是时代的要求

高校档案工作的目的是通过档案信息资源的开发、利用，为学校和社会的发展改革作出贡献。这些年来，高校档案部门在落实政策、体制改革、教学质量评估、学科申报、专业职务评聘、编史修志和维护学校合法权益等方面，发挥了多方面的作用。因此，我们要充分发挥档案部门的多功能作用，千方百计满足学校和社会对档案信息资源的需要，真正成为学校管理工作的一个不可或缺的重要组成部分，这不仅是档案事业自身发展的必然趋势，也是时代对我们的要求。

(二)档案信息资源的开发和利用是科学研究获得成功的重要条件

科研项目具有连续性和断承性。新的科研项目，主要是在前人科研成果的基础上，通过进一步观测、调查、分析和研究。进行新的探索，得到新的认识和新的理论，从而不断推动科学事业的发展。在新的探索和研究活动中，科技档案信息起着继承、启迪和指导作用，是科技工作者攀登科学高峰的阶梯。

(三)档案信息资源的开发和利用是促进高校档案管理发展的基础

高等学校档案工作的基本矛盾，是档案管理水平和学校、社会对档案需求之间的予盾，它们始终处于相适应又不适应的过程中，常常是管理落后于需求。我们只有发挥档案部门的多功能作用，不断提高管理水平，才能有效地开发档案信息资源，为不断增长的社会需求服务，同时又推动了档案工作的发展。

二、提高高校档案资源利用率的有效途径

高等院校档案信息能否有效地开发利用、在很大程度上取决于档案信息的质量以及档案信息的传递。所以，确保信息的质量。积极、主动、全面地传递信息，是开发利用档案信息的关键。

(一)积累高质量的档案信息

确保档案信息的高质量，是有效地开展信息资源开发利用的先决条件。随着我国教育体制改革和经济体制改革的不断深入，科研成果作为特殊的.. “商品”已进入技术市场，并在市场中进行着竞争和交换，导致对档案信息的质量提出了更高的要求。它要求档案信息必须建立在可靠的基础之上，而这种可靠性，又是由档案的系统性、完整性和真实性决定的。概括地说是由档案的质量决定的。因此，我们在档案管理中，要坚持不懈抓质量。具体作法是通过超前控制管理，把档案部门的指导、监督、检查、协助工作做到科研项目档案材料形成、积累、整理立卷的前头，做到超前部署，提前指导，协调运转，及时查漏补缺，从根本上解决档案信息储存档案信息资源开发利用不稳固的现象。所以，积累高质量的档案信息，是开发利用档案信息资源的前提。

(二)进行系统编研

全面传递信息在确保档案信息质量的基础上，档案工作者应悉心对库存档案进行科学分类整理，并在此基础上对档案信息进行分析、比较、综合、编纂，形成编研成果，提供二次、三次文献服务。这是系统的、全面的开发档案信息资源的重要环节，也是配合各研究室开展科技咨询的需要。编研工作要根据库存档案的实际情况，考虑不同档案特征、作用、意义，从实际需要出发加以实施。离开客观需要，编确工作就失去了存在意义。在高校，档案编者首先应满足教学、科研工作的需要。特别要注意的是在教学专业设置上应该如何调整，科研项目取得了哪些成果，以及这些成果对研究该课题提供了什么条件等。掌握的信息越多，则思路越广，考虑问题就越全面。事先掌握了这些情况，就可避免重复别人作过的观测、调查、实验、研究、从而避免人力、物力、财力及时间的浪费。

(三)做好专题报道，主动传递信息

在对库存档案进行全面分析、研究的基础上，将有关的专题调查研究档案集中编目，进行专题报道，为使用者在查找档案时提供系统的线索。这是积极、主动、广泛地开展档案利用工作的一种好形式。把专题目录主动发送到各系、各课题组、研究室和一些兄弟单位，传递了信息，沟通了供需关系，深受大家的欢迎。

(四)参与市场，有偿介供服务

科技成果的商品化和技术市场的开拓，使高校科研成果由过去的无偿占有或馈赠，变成现在的有偿服务，这就需要可靠的科研档案作保证。所以，作为科研成果和技术商品载体的科研档案，它与技术市场有着密切联系，这种联系表现为科研档案文件材料的复制件，以及投入技术市场交流。档案管理者可制订对外提供科研档案复制的收费标准，按下同的情况，适当进行有偿提供，从而调动科技人员归档的积极性。

(五)建立记录

收集利用效果信息任何一项系统内的管理，都必须构成连续的、不间断的追踪运行轨迹，才能形成有效的管理机制。我们从档案材料形成到档案信息的开发利用，都应进行跟踪管理。在档案登记处开发利用过程中，建立.. “利用档案信息效果跟踪记录卡”进行利用效果登记，做到及时记录、集中统计、综合分析、总结经验，不断提高服务质量，为高校档案信息的开发利用，作积极尝试和应有的贡献。

[1]宋世叶.以人才资源开发推动学生档案工作[J].兰台世界，2006，(6)∶58～59.

[2] 杨剑，梁娟.刍议高校档案信息化建设中的问题与对策[J].科技档案，2009（04）.

[3]于雅萍.浅析新形势如何做好档案管理工作[J]. Intelligence，2011（19）.

刘晓静（1981年1月），女（汉族），吉林省吉林市人，北华大学档案馆助理馆员，专业技术初级，硕士，现主要从事档案管理研究。