探讨企业0A系统中IT技术的应用

文｜侯世玢 中海石油化学股份有限公司

电子信息技术的快速发展为工作、生活各个方面都带来了无数便利，尤其是网络智能办公系统（OA系统）的应用，为企业的科学管理和运营提供强有力的支持，协调部门合作，满足企业科学管理高效运营的需求，促使企业更好的发展。OA系统的应用是基于网络技术、基于工作流的概念，通过实现办公自动化支持内部各个部门与工作人员以高效协同的方式处理各项工作，支持企业发展决策和市场经营。企业OA系统中IT技术的应用是实现众多功能的基础与关键，下面我们对OA系统中IT技术的应用略作探讨。

一、OA系统在企业管理中的应用

1.OA系统介绍

OA系统即办公自动化，其构建在网络技术之上，目的是走出传统人工管理困境，提升管理效率与效益，更好地完成人机协同，在信息采集、信息处理、企业决策与管理方面提供切实参考与支持，是一种有科学依据的办公系统。OA系统的发展经历了几个阶段，如今是以网络和计算机为主要标志，其功能也日益强大，在改变企业经营管理模式上发挥了巨大作用，所以OA系统也可以看作为企业现代化、信息化管理的重要标志。目前，根据市场化企业应用OA系统调查结果显示，档案管理是应用的主要核心，占据份额37.1%，其次为是公共信息、日程管理、行政管理和资源管理，比例在24%－28%之间，最后是系统管理和即时信息（比如QQ、微博、微信等），应用比例在20%左右，这些共同构成了OA系统的应用模块[1]。对企业而言，OA系统的应用意味着自动化、信息化、高效化，无论是内部办公、外部处理在协同和沟通上都变得高校便捷，成为企业科学管理与决策重要技术支撑。对于当前深受全球经济化一体浪潮影响的现代企业而言，应用OA系统提升信息处理质量和效率已经关系到企业的核心竞争力，明确OA系统重要性并积极发挥其辅助管理的功能，对于现代企业已经成为必修课。

2.OA系统功能

OA系统为企业管理提供多方面的辅助，例如跨区域协同办公、支持企业决策、加强内外沟通联系。企业跨区域办公，无论距离多远，企业工作人员都可以通过OA系统实现远程控制，在兼顾个人效率的同时，高效完成信息交流与工作协同，网络的存在实现了办公方式的变革。OA系统可以为企业加强生产经营控制提供信息处理和管理结合，在信息集成处理方面拥有显著优势，能够为企业发展提供科学决策和依据，走出以前信息不完善环境下盲目决策的弊端，以真实可靠的各类数据为依托完成发展决策。无论是对于企业高层领导还是普通员工而言，OA系统的存在都是必须且必要的，能够塑造良好的办公环境，更好的展开工作管理。OA系统的存在提供了加强内外沟通的桥梁与渠道，员工可以在网络上寻找到各类资料，发展潜在客户，进行合作伙伴联系，与业务对象和沟通对象完成各个层次、各个领域的沟通交流，为企业发展、盈利提供切实保障。

二、企业OA系统中IT技术的应用

企业OA系统构建中应用了多种技术，下面我们选取其中代表性的三种进行分析。

1.工作流技术

工作流技术是OA系统的核心技术，它负责监督、控制、协调整体业务的完成，并对系统内部信息流进行跟踪，可以说，OA系统的核心就是工作流技术，也是关系到提升业务效率与生产效率的关键。工作流技术的作用可归纳为以下：过程定义工具对系统内部创建的业务处理过程进行描述，可以是形式化的定义语言或关系模型，也可以是简单的路由命令；过程定义包含了业务处理过程中得到执行的必要信息，对实现任务目标的一系列步骤进行描述，这些信息内容庞杂，包含起始终止条件、业务工作、程序调动信息等；活动作为工作流中的重要步骤，被分配给执行用户；数据流是活动交换信息的影射，工作流通过应用这些信息数据完成状态转移，如工作调度、信息整合和决策传达等[2]。

OA系统以工作流技术为核心建立专业化的企业内部服务平台，利用分布式智能处理技术完成业务处理并快速响应员工的服务申请，利用数据库技术和NOSQL（非关系型数据库）技术完成海量资源的存储。通过崭新数据平台服务于企业内部管理，利用数据交换的方式获得基础应用数据，以平台为出入口，提供信息浏览、共享、下载服务，并为内部员工账号提供符合各自权限的系统服务，将企业内部网络环境与OA系统结合，利用身份认证系统进入系统网络，从而构建起优质的应用环境。目前来说，内部系统平台可采用云计算，以Hadoop作为基础软件，采用关系型数据库服务于基础数据和内部资源管理，NOSQL技术加上分布文件系统，不仅降低了对软硬件的要求，且容错性高，尤其适合超大数据集的应用需求，解决当前OA系统升级和扩容时面临的数据服务、桌面云服务等问题[3]。

2.安全防护技术

网络系统的核心是安全问题，安全威胁是困扰现代信息技术应用和发展的关键，对于基于B/S架构的OA系统而言，其安全关系到企业内部信息安全、管理安全等多个范畴，更是需要重点关注的核心领域。计算机本身防御能力较差，作为通信设备，其存在着严重潜在恶意入侵可能性，这对于系统安全和信息安全而言都十分不利，尤其是现在系统网络中存在着大量的保密数据，一旦发生恶意入侵现象，可能会造成信息丢失、盗窃或者破坏等，为不法分子所利用，威胁企业运营管理。当前有不少人通过恶意入侵的方式进行非法操作，通过扫描IP地址扫描足迹端口和漏洞，通过放置后门程序进行远程控制，盗取系统内数据信息，进行非法获利，这种行为严重威胁企业信息安全。目前来说，企业OA系统的安全风险主要有以下几种，病毒的传播、木马恶意入侵、网页破坏和代码控制隐患等，带来诸多弊端，影响企业运营管理。国家化组织在定义网络安全时提出了层次性安全体系结构，主要有身份认证、访问控制、数据服务、保密服务和不可否认服务五种，其中前两者是普遍认知服务。身份认证提供系统准入，是较为常见的安全防线，主要通过权限控制达到安全防护目的；访问控制则是对功能授权进行限制，以防止非法入侵督促用户谨慎操作，规避负面影响和破坏[4]。

不过目前OA系统的安全防护技术主要是以防火墙技术、入侵检测技术、数据库安全建设三种为主，通过建立信息安全中心和技术联合服务中心，构建多层次的安全防护体系。数据库安全建设包括用户安全、系统安全和数据安全三方面以及备份和恢复，在应用方面，防火墙技术要以防御为核心构建多技术层次体系，以提高自身的综合防护能力，在顺利为企业OA系统服务的同时规避来自网络的各种攻击。入侵检测技术的的具体工作原理是ITDB（Integrated Testing Data Base，综合测试数据库）通过发布命令的形式通过管理系统实现对可疑行为的隔离，并且对疑似攻击的行为进行自我判定收集信息以配置相应部件来规避误操作和攻击命令对系统所产生的负面影响[5]。TDB在数据库的防护中发挥着重要作用，它能够限制用户访问权限，对访问行为进行限制，在疑似攻击行为和病毒攻击发生时能够及时进行检测辨别，对有可能造成破坏的可疑命令或恶意行为进行发现并隔离，通过对攻击行为进行容忍来保障运行的安全。

3.定制技术

随着OA技术的应用愈加纯熟，定制技术在企业OA系统构建中的应用也越来越频繁。比如北京正方公司推出的infOffice数字化信息系统软件Easy Office Express(简称EOE)就是其中较为典型的一种，这款软件就是完全针对中小企业性质和需求研发的OA系统。基于Intranet平台、利用Internet标准技术，积累OA系统应用经验，全面的市场调研，共同构成了定制技术的应用基础，在这个框架内，企业可根据自身行业特点和办公需求提出定制服务，在OA系统四大基本功能（行政管理、共享交流、协同工作、个人事务）基础上进行适当延伸、拓展，并围绕这些核心功能实现办公流程的全面自动化与数字化。定制技术在OA系统构建中的应用，拓展了系统功能、升级了系统优势，可与多种企业内部网络环境相适用，短时间内发挥最佳效益，它所集成的NT强大的安全特性为访问控制、权限控制、检测入侵等提供技术支持，让企业内部信息安全变得更加可靠。尤其是目前以纯WEB为代表的技术应用，突破了专用代码安装这个限制条件，在服务器端实现集中管理，提升了适应效益的同时降低了技术维护难度。且集中性、可用性、易维护性都为现代企业科学管理与决策提供了强大支撑，更适合企业自身应用需求，服务于管理和发展[6]。总而言之，信息技术作为企业实现高效率、低成本运行的技术辅助手段，将OA系统的功能优势转化为经济效益才是关键。

三、OA系统未来发展趋势分析

1.数据库技术

OA系统的未来发展范围必然会随着数据库技术和网络技术的成熟变革更加广阔，无论是对企业科学发展决策的支持与辅助，还是对人们办公方式的变革，这些都会促使企业管理方式不断转型，尤其是数据库技术，可为办公自动化提供最佳服务基础，让企业发展不受诸多元素的限制，更好参与内外竞争。尤其是随着SaaS（软件即服务）、DaaS（数据即服务）模式的介入，企业在OA系统应用方面可跟随潮流趋势，实现自身职能的转型与变革。例如DaaS，其本质是数据服务，也可以进一步理解为桌面云服务，桌面云概念最早由京华科讯提出，意为通过云计算理念将桌面作为服务形式提供给用户，可以说是SaaS（软件即服务）内容的一个重要构成部分，通过桌面虚拟化技术和IAAS架构将构建在此基础上的桌面服务分发给用户，这种服务的优势在于安全性能更佳、硬件成本和管理成本降低，能够实现快速部署，支持功能强大，管理简单，容灾能力强，业务连续能力佳，用户所需花费更低。

2.云办公技术

随着现代企业移动办公、自带设备办公BYOD的需求愈加强烈，简化企业网络运维、应用部署的管理目标，应用虚拟化产品成为全球企业云办公的首选。应用虚拟化的技术原理，是基于应用/服务器计算A/S架构，采用类似虚拟终端的技术，把应用程序的人机交互逻辑与计算逻辑隔离开来，能帮助企业实现更快的应用部署能力，减少企业IT管理的人力物力成本，提高的应用程序可用性，意味着增强的IT服务交付；而且，应用虚拟化技术或产品，通常会把企业数据、应用统一保存在企业自己的服务器上，能提升企业信息安全指数，让员工移动办公、BYOD办公的时候，无需担心移动端的使用安全问题，设置相应的安全策略、上网行为管理，保护企业机密信息安全。云办公技术无疑是大数据时代云计算应用为企业OA系统结构带来的便利服务[7]。与部署物理服务器相比，虚拟化技术能使企业更快、更高效地为用户部署办公应用程序，软件更新、杀毒也随之简化，能用于应用部署、企业管理、员工内部协作办公，完全独立于RDP、ICA等传输协议，让企业内部交流更私密和安全，且提升办公效率。

总之，OA系统作为现代企业经营管理的重要支柱，是企业现代化管理与科学决策的重要标志，对企业而言，积极发挥OA系统优势服务于企业管理是增强自身竞争力，实现长久稳定发展的关键，OA系统中各种IT技术的应用能够促使其功能不断升级，以更加崭新、全面的姿态服务于企业发展。

[1]何邕.多重数字签名在OA系统中的应用研究[D].中国优秀硕士学位论文全文数据库,2009.

[2]Ashish Banerjee,Aravind Corera.C#Web 服务器高级编程[M].北京:清华大学出版社,2002.

[3]赵金.谈OA办公系统的网络安全[J].吉林工商学院学报,2010(01).

[4]孙杰.OA系统在校园网络的应用及其重要性[J].数字技术与应用,2011(09).

[5]夏文峰,刘翠娟.基于ASP.NET架构的OA系统的设计与实现[J].浙江万里学院学报,2011(03).

[6]吴子勤,魏自力,徐军.网上数字签名技术安全认证的实现[J].网络与信息,2009(06).

[7][美]内格尔（Nagel.C）.C#高级编程(第6版)[M].北京:清华大学出版社,2008.