探究当前事业单位人事档案的用途

杨艳翠梨树县委组织部干部档案馆

探究当前事业单位人事档案的用途

杨艳翠
梨树县委组织部干部档案馆

人事档案是人事与劳动管理部门根据人事工作需要，将个人的基本信息进行记录并保存起来，反映个人的精力、工作成绩、德才情况等多方面的一份资料文献。事业单位的人事档案也就是事业单位工作人员的基本信息。然而这一类档案有何用途呢？本文就此进行全面分析，以供参考。

事业单位；人事档案；用途；作用；特点；研究

事业单位人事档案是将单位员工的身份、学历、经历、社会经验、社会劳动保障等进行集中记录的一份信息资料，该档案具有法律效力，是记载个人人生轨迹的重要依据。事业单位人事档案是国家人事档案的重要组成部分，是事业单位员工在实践活动与工作中的真实记录。该档案可以让单位领导了解员工的真实情况，促进事业单位良好的发展，在事业单位中占有非常重要的地位。

一、事业单位人事档案的特点

1、全面性。事业单位的人事档案主要指记载单位员工的工作情况、奖惩情况、工资情况等方面的文件。可以说，人事档案记录着员工的个人发展以及思想发展，通过该档案我们可以了解员工的详细情况，是员工个人信息与资料的储存库。

2、现实性。只要员工在事业单位工作一天，单位领导就可根据个人的人事档案来利用人才，并以此解决员工的工资问题。

3、真实性。事业单位的人事档案在记录信息的过程中必须要做到全面性，只有保证信息的全面性、客观性与真实性，才能够保证事业单位领导合理的用人，为事业单位的发展创造条件。

4、动态性。当事业单位人事档案存档之后并不是不能改变的，而是随着员工的工作情况而不断修改，是员工所有工作情况的真实反映。因此事业单位工作人员在管理人事档案的过程中，必须要对员工工作的实际情况进行了解，然后将其记载到人事档案中。另外，还需要将人事档案进行打孔装订，这样有利于管理人员对员工的情况进行详细记载。

5、流动性。在事业单位发展过程中，管理者必须要将人事档案与人事管理有机的结合起来，充分发挥人事档案的作用。

6、机密性。人事档案中所记载的内容涉及到员工的功劳与过错等所有情况，绝不能够向其他人透露，我国法律中有明确规定，绝不可擅自泄露员工的人事档案信息，不可将其公布社会。

二、事业单位人事档案的用途

事业单位人事档案是事业单位中的重要组成部分，在事业单位管理工作中占有非常重要的地位。

1、人事档案对事业单位的作用

从事业单位的角度来讲，人事档案的作用主要是为事业单位的人事部门提供依据。档案是对个人所有情况的真实记录，通过人事档案可以很清楚的了解员工过去的工作情况，单位领导可以通过人事档案做出决策，对员工进行全面管理。在当前的事业单位发展中，为了能够充分发挥员工的才能，就需要领导通过档案来全面了解员工，事业单位在用人的过程中，对于员工的任免、晋升、奖惩都需要归入到档案当中。因此在现代化社会发展中，事业单位在聘用员工的过程中往往需要将使用档案，了解员工的情况，然后据此合理配置单位的人力资源。如今，自我国《新劳动合同法》实施以来，事业单位在聘用员工的过程中更加谨慎，这就更需要将人事档案的作用充分发挥出来。

2、人事档案对个人的作用

现如今，人们依然会将人事档案作为自己的凭证与依据。由于人事档案具有真实性与原始性的特点，其他材料根本不能够降低代替，具有一定的法律效力。事业单位在选人、用人的过程中，一般都会利用人事档案来了解个人的真实情况，如果没有档案，又是涉及到个人的切身利益根本无法解决。从个人的角度而言，人事档案至关重要，当人们在就业、考验、出国、社会保险及退休手续的办理等方面时，人事档案都发生着巨大的变化。

三、规范事业单位人事档案管理工作，为现代化人力资源管理提供优质的服务

随着信息化时代的到来，人事档案是人力资源管理部门的重要组成部分，是其重要的凭证、依据，必须要受到人们的广泛关注。因此在实际工作中，我们必须要有效提高人事档案的管理水平，合理开发、利用人才，促进事业单位的全面发展。

1、采取有效的措施提高档案管理人员的综合素质

在现代化社会发展中，传统的人事档案管理模式已经无法满足当前社会发展的需求，因此事业单位必须要在档案管理部门引进高技能、高素质的人才，然后通过培训等各种方式来提高档案管理人员的综合组织，从而适应当前社会的发展。首先，我们必须要通过培训转变档案管理人员的思想观念，将其被动服务转变为主动服务；其次，通过加强各个部门的沟通，使档案管理人员了解员工的情况，补充人事档案信息，为单位领导的决策提供依据；再次，通过各种宣传方式向档案管理人员以及全体员工普及档案知识，让全体员工了解到人事档案的重要性，这样可以间接避免员工在工作中出现违法乱纪的现象。

2、建立健全合理的人事档案管理制度

现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革、及时更新。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整；在别人查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。

3、加快人事档案工作科学化、现代化进程

随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。

4、将人事档案管理制度的执行落实到位

对于事业单位而言，要想充分发挥人事档案的作用提高事业单位的管理水平，仅仅只重视人事档案管理制度的制定与完善是远远不够的。这是因为所有的制度都要经过执行才能落实到实际的工作中。为此，我们还应该加强对人事档案管理制度的执行管理，要求人事档案管理人员能够认真贯彻制度，做好档案的收集、整理、校对、保管和借阅等多项管理工作。尤其是档案的借阅管理十分重要，其关系到档案的健全与否。一般事业单位的人事档案在借阅时都应该获得相关部分的批准，并且应该做好登记，按时归档。对于逾期不归档，或私自修改涂改档案的人员，要给予严厉的处分，以提高人事档案管理水平。

四、结束语

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

[1]魏奎林,韩丽娜.事业单位人事档案管理工作探析[J].齐齐哈尔医学院学报,2011(12)

[2]羊建国.对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学,2005(04)