论ERP系统实施中的数据管理及维护

王登澜

【摘 要】 ERP 将企业资源进行整合管理，对企业流程进行重组，提高企业的管理水平。本文从基础数据的管理及维护出发，讨论企业实施ERP系统中的编码体系、基础数据管理系统，及管理维护系统的制度。

【关键词】 ERP 数据管理 数据维护

1 前言

ERP（Enterprise Resource Planning）是建立在信息技术基础上的现代企业管理理论，对企业的发展起重要作用。但有报告显示，国内企业成功实施ERP的不足三分之一，其主要原因是企业基础数据的准确性达不到使用要求，导致系统不能正常使用。笔者有幸两度参与企业ERP系统的实施，基础数据的完整与准确一直是系统成功实施的关键因素。本文结合笔者经验，从基础数据规划和维护出发，来探讨ERP实施的相关问题。

2 基础数据管理系统

2.1 成立数据整理小组

ERP项目实施初期，成立数据规划小组来负责ERP系统编码体系的建立与维护，通过梳理产品数据来保证基础数据的规范性和准确性。实施方针对企业特点，建立产品数据库，协助企业录入、维护数据，同时并协助企业制定完整的基础数据规范和业务管理制度。

2.2 搭建企业产品工程数据维护数据库

企业基础数据库的基础是统一规范的数据，实施方在设计基础数据架构前必须对企业产品与流程有深入的认识，能够正确理解企业的产品数据。

目前公司的ERP系统，是在PDM系统基础上建立的产品数据库。在企业里，产品设计完成后，有相应的装配图和零件明细表。装配图表示了母件和子件的关系，构成产品结构中的基本单元。PDM系统提取并整理这些单元，生成能反映其层次结构的表。这种以数据格式来描述产品所需零件的明细表及结构的文件就是设计物料清单（Engineering Bill OfMaterial，简称EBOM）。工艺部门按设计资料制定用于指导生产的工艺结构称之为制造物料清（Manufacture Bill Of Material，简称MBOM）。之后，通过车间分工表对PDM系统中的BOM进行确认和调整，集成两个BOM，生成基础数据。BOM是ERP系统重要的输入数据。

但系统实施初期，PDM项目组方才开始进行数据录入，没有完整的数据，同时源数据的变更贯彻不彻底，造成数据多次校对，最后只能用图纸进行整理，目前系统BOM多是重新输入的结果。

此外，信息维护平台是数据库管理的前提，具有修改、删除、新增、校对及检查功能。此外，随着企业发展，数据库需要有可扩充性来适应数据的增加。

3 建立科学规范的编码体系

物料数据要统一维护、集中管理。物料的编码在编码体系中最重要和复杂，它是企业基础数据库建立的基础。在老系统运行初期，所有技术资料均采用符合企业使用习惯的零组件图号进行标识，并另建台账管理标准件。但系统对数据录入规范不统一，出现同一零件图号存在空隔或字母全角半角差异等情况，出现一物多号。

编码体系建立后，必须选用具有代表性数据进行严格测试，通过录入部分数据，对编码体系进行试用。同时，检测编码体系的完整性和可扩充性，重点考察编码体系设计的当前极限容量和未来可能容量之间的关系，修改直到适用为止。

4 基础数据整理及实施

项目实施建立在完善的企业基础数据库和科学的编码体系基础之上。完成数据库及编码的构建与测试工作后，需要录入和维护基础数据，这是ERP系统实施的重要环节。

整理物料数据是整理工程数据的前提，包括整理原材料、外购件、毛坯、零件、部件、产品等物料编码和物料属性。之后，将物料编码和物料属性录入系统。在整理物料数据时，要重视表的结构和确保数据准确性、完整性，做到既能提供给各部门相应的信息，又没有数据冗余。

数据初始化工作要点：（1）系统参数的设置需企业核心人员负责，需形成文档审核方可实施，修改需考虑系统关联性。（2）期初数据需优化数据的采集点及采集量，这点对实施方的数据架构非常重要，未进行优化的数据架构导入时间长，准确率相对较低，而已优化的数据架构数据导入一般一次成型。（3）工作进度的安排必须合理，多次的导入，会导致基础数据不完整，影响后续基础数据整理工作。（4）合理地沟通收集意见是数据初始工作不断完善的重要手段。5、初始数据采集表，是数据收集的工具，必须足够全面，不得反复修改。

5 数据规范和管理制度建设

基础数据规划整理完毕，即开始进行ERP各个模块的配置。基础数据整理的好坏是项目实施的关键。完成该项工作后，需对前期工作进行评估并建立一套制度来固化。一些通用的数据，如物料编码系统、仓库库位、供应商及客户等等，这些工作需要企业内部首先建立一个登录的规则，然后才可以建立数据。只有建立好完整的基础数据和业务管理规则，才能保证ERP能够有效地实施。企业要将数据管理制度纳入企业的管理体制中，定岗定则，使企业数据始终保持良好的准确性，持续支持ERP在企业的良好运行。

6 结语

ERP项目的价值在于系统中真实、准确的数据及时共享。但是，在ERP实施过程中，企业轻视了对数据的管理及优化，致使后续功能不能实现。只有健全数据管理的规范和制度，有效处理出现的问题，不断优化，才能保证系统数据质量，保证ERP的成功。

ERP是提高企业竞争力的重要手段。ERP实施是一项系统工程，基础数据起着重要的作用。合理地做好基础数据的规划和整理工作，建立完整的工程数据库和科学的编码体系，并且建立合理的数据管理制度，将极大提高ERP在企业实施的成功率。

参考文献：

[1]李翔.《企业信息化初探》.

[2]张夏林，李建刚.工艺基础数据管理系统.汽车工艺与材料，2008（3）.

[3]史静茹，潘丽.产品数据管理在企业中的应用.一重技术，2008（3）.

[4]郑茂.浅谈ERP系统数据维护原则.中国烟草学会，20040626.endprint