浅谈城建档案管理信息化建设

高伟红

【摘 要】 为进一步推动城市信息化进程，更好地满足城市规划、建设、管理与服务的自动化、智能化需求，及时有效地提供高效信息服务，本文就威海城建档案信息化建设的现状、问题和推进措施进行论述，为一般意义上的城建档案信息化建设提供借鉴。

【关键词】 城建档案 信息化 建设

随着科学技术日新月异地发展，一场以科技进步为主题的信息化浪潮席卷全球，城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，这一方面为城建档案管理创新提供了更加广阔的前景，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。

1 城建档案信息化建设的意义

城建档案信息化是指通过运用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的标准规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才，对城建档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务的活动和过程。[1]

与传统城建档案管理模式相比，数字化城建档案具有明显优势：一是有助于节约空间。数字化档案突破了传统档案保管空间及年限的局限，将传统的档案以现代化的硬盘、光盘载体予以保存，极大地节省了空间，同时简化了维护程序，降低了维护成本，延长了保管年限。二是拓宽了档案范围。传统的档案大都局限于纸质载体，保存形式单一，范围有限，而数字化档案，除以文字、图片形式保存档案外，还可以通过语音、视频等形式保存，形式更加多样，范围更加扩大。三是提高了档案的运用效率。借助计算机技术的快速发展，数字化档案可以极大地加快档案的检索、备份、传输速度，实现了资源的共享，档案的服务水平进一步提升。

2 威海城建档案信息化建设的现状及优势

近年来，威海市城建档案管理部门以新型城镇化发展需要为着眼点和立足点，以城建档案信息化为主线，围绕城建档案管理与应用做了大量工作，多次获得住房城乡建设部及省、市表彰，积累了大量宝贵经验。目前，威海市城建档案信息化工作有两大特点：一是信息化建设起点高。2010年开发运行了“威海市地下管线信息共享平台”系统，并与市规划局“数字威海地理空间信息公共平台”、市城管办“威海市数字化城市管理平台”实现了对接，形成一个涵盖地上地下的直观三维立体系统。该共享平台面向政府部门、管线权属单位、社会团体和公众等不同层次用户，按照权限配置提供网上数据免费共享服务。2013年，“威海市地下管线信息共享平台”在线查询3000余次，累计点击4万多次。二是数字化建设基础好。首先，加快了原有馆藏档案数字化转换，开展了馆藏档案数字化和数据异地备份工作。其次，做好增量城乡建设档案数字化工作，开展了建设电子档案的接收、保管和利用工作，并严格执行进馆档案分类、编目、入库及管理。

3 威海市城建档案信息化建设存在的制约因素

威海市城建档案信息化建设虽然起点较高、基础较好，但与城市快速发展的现实和要求相比还存在一些瓶颈性因素，制约了城建档案信息化的快速推进和高效利用：（1）档案信息资源建设不全。当前城建档案信息资源建设相对滞后有待于从基础抓起，进一步强化城建档案信息化的基础支撑和核心巩固。（2）软硬件设施建设不够。目前有些档案馆的城建档案管理主要传统的人工手段完成，计算机、光盘等现代化工具应用不多，档案搜集不便，保管复杂、应用低效。（3）技术人才缺乏。目前城建档案管理部门中，既懂城建档案业务知识又懂信息专业知识的复合型人才缺少，制约着城建档案信息化的快速推进。

4 加快城建档案信息化建设的思路和措施

（1）积极推进城建档案数字化建设进程。一是以争创“全国数字城建档案馆示范馆”为目标，到2014年底，全面实施“四网一库”（城市地下管线综合管理信息网、馆内局域网、连接当地政务信息网、连接互联网和馆藏档案数据库）建设。二是对现有馆藏档案进行数字化转存。档案数字化应以现实需要为前提，按照“珍贵档案、重点档案、普通档案”顺次数字化的原则，把现有实体档案资源分期分批转变成数字信息资源。三是异地城建数字档案备份。做好市内、市外、各市区间的数字档案备份工作。四是加快增量城乡建设档案数字化。在全市实行建设工程电子档案同步报送制度，建设单位在报送纸质档案的同时，一并报送与纸质档案一致并符合国家、省、市有关质量标准的电子档案和完整齐全的声像档案。

（2）配套完善软硬件设施。一是城建档案管理部门要根据自身实际情况制定工作计划，逐步配置齐全服务器、服务器切换器、磁盘阵列等硬件设备，确保其具有较强的支撑、兼容和拓展能力，为城建档案信息管理提供基础条件。二是配置高效实用的管理应用系统软件。配置的软件系统要以实现城建档案生命周期全过程的信息集成管理为目标，完成包括声像档案在内的各种档案的收集、整理、著录、数字化加工处理、保管与利用、查阅与调档、检索与分析等工作流程。同时与数据库系统相互融合，实现从数据录入到数据管理再到数据输出全过程的无缝连接，以适应城建档案数字化管理示范项目实施的需要，为城建档案信息交换、实现城建档案信息资源共享创造条件。三是充实城乡建设档案网站。城建档案管理部门要依托公共信息网，建成服务社会、服务公众的城建档案网站。同时不断丰富完善网站内容，有计划地向社会公开档案目录，确保信息及时、准确。开通网上查询和利用服务，实现信息资源共享，使城建档案网站成为宣传城建档案工作、开展信息服务的有效载体。

（3）努力加快人力资源建设工作。一是引进高技术人才。补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构，满足城建档案信息化的需要。二是强化在职人员培训。把工作需要的城建档案著录、计算机、数字化技术、网络技术等知识以及有关标准规范列入业务学习计划，普及城建档案信息化专业知识，不断提高城建档案工作人员的知识水平和业务技能，全面提高信息化应用水平。

参考文献：

[1]李文兰.《对当前城建档案信息化建设的思考》.《中外建筑》，2009年第10期.

[2]《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》.endprint