关于当前企业档案管理社会化问题的分析

杨艳翠

梨树县委组织部干部档案馆

关于当前企业档案管理社会化问题的分析

杨艳翠

梨树县委组织部干部档案馆

档案信息是企业、政府运行与发展的重要文件，在政治、经济、文化、科学等方面具有较高的利用价值。如今，为了适应社会的快速发展，保证各大企业健康快速的发展，就必须要全面整合档案信息资源，进一步开发并利用档案信息，使企业档案管理实现社会化。本文从企业档案管理社会化的概念出发，浅要分析了企业档案管理社会化的几个问题，以供参考。

企业；档案管理；社会化；问题

在市场经济体制下，企业之间的竞争越来越激烈，很多企业为了促进发展，一方面采取有效的措施扩大其销量，但是另一方面就是企业正在不断降低企业的运营成本。所谓档案管理社会化是现代化企业运营中采取的一种新的管理理念，此概念的提出，不仅能够提高企业的管理水平，还能够有效的降低企业的运营成本，为企业创造更多的价值与效益。

一、企业档案社会管理的概述

在上个世纪80年代，我国工业化企业实行了业务外包的管理机制，这一管理机制的实行可以全面整合企业外部的资源，在降低运营成本的基础上有效的提高了其工作效率，从而提高企业的竞争优势。此时，社会化已经被人们所关注，进而产生社会化分工与社会化服务等。在企业档案管理工作中同样也将社会化的概念引进来。现如今，企业档案管理社会化也就是企业在运行过程中不断节约运营成本，将部分企业档案管理工作通过业务外包的方式细分给社会上一些专业的组织或者个人进行工作，这样企业就可以利用企业内部的资源来创造更多的价值，提高企业在市场中的竞争优势，使企业档案管理工作实现良性发展。企业将部分档案管理工作外包的内容主要有：档案数字加工、档案库房建设、档案管理软件开发等。

二、企业档案业务外包的需求

在社会的发展推动下，各个行业都累计了非常多的档案资料，这些档案资料的收集、整理与保管工作量越来越大，同时行业对这些档案的需求量也越来越大。在这种形势下，仅仅依靠企业自身来对档案进行管理显然很难满足档案管理需求，这就需要企业将档案业务进行外包。以下我们以房地产企业、生产企业和国企为例，来分析其各自的档案业务外包需求。

1、房地产开发企业对于档案业务外包的需求

一般情况下，普通的房地产开发企业会将档案分为多个类型，并具有不均衡性。在对某一项目进行开发的过程中往往会形成很多工程项目档案，有时甚至会超过整个过程中档案总量的80%以上。随着现代化社会的发展，房地产开发企业在对项目开发的过程中不仅规模大，还有众多单位参与。仅仅从开发企业的档案管理来看，档案具有一定的复杂性。在这样的情况下，开发企业一般会根据实际情况来建设一个档案室，然后安排相关专业的工作人员对这些档案进行全面管理，但是由于每年开发企业的档案信息都在增加，如果仅仅依靠相关专业人员在企业内部对档案进行管理，那么就会导致其管理出现问题，不利于开发企业的正常发展。因此房地产开发企业很有必要将部分档案信息采取业务外包的形式，将档案管理体系的建设以及部分档案管理分担给外部资源，从而提高企业档案管理水平。

2、生产企业对档案业务外包的需求

所谓生产企业主要包括机械制造企业、食品加工企业等。生产企业在生产与管理过程中会产生生产工艺档案、产品质量档案以及设备档案等。这些档案是企业经营与发展中必不可少的档案文件，只有将这一系列档案管理完毕之后才会提高生产企业在市场竞争中的优势与地位。从普通的生产企业来看，企业管理者为了降低其运营成本，一般都不会专门建立档案室，也不会将其进行分类管理，其档案管理工作一般都是由企业中的财会人员或者文秘进行管理。在生产型企业中，工作人员一般都会将生产工艺档案以及设备档案直接保存在生产车间的办公室当中，这就导致有些具有价值的档案信息保存不久。因此生产企业必须要在企业内部设立一个档案管理部门，由专业人员对其进行全面管理，或者采取业务外包的形式将部分档案分给外部资源，从而加强档案管理工作。

3、大型国企或者事业单位档案管理的业务外包需求

在一些大型国企或者事业单位运行过程中，管理者一般会将企业内部的档案信息全权交给行政部门，然后由行政部门根据我国现行的相关法律规定对其进行全面管理。在国企或者事业单位内部管理过程中，档案管理工作一般都具有复杂性特点，政府一般都会采用“统一管理，分级执行”的原则进行管理，而大型国有企业一般都会在企业内部设立专门的档案管理部门，并安排相关专业的工作人员进行管理。但是在现代化社会发展中，国有企业的规模正在不断扩大，此时企业在运行中产生的档案信息也不断增多，因此国有企业很有必要将业务外包给专业的档案管理部门，这样可以充分发挥企业员工的能力，促进企业的发展。

三、企业档案社会化管理的可行性分析

我国当前对于企业档案社会化管理的研究并不多，其社会化水平也较低，但是从当前企业档案发展现状和社会实际情况来看，企业档案的社会化管理是具有很大可行性的。具体主要体现在以下几点：

1、在现代化社会中，科学技术的发展为企业的档案社会化管理提供了条件

由于信息时代的来临，现在的世界技术信息已经渗透到世界上的每一个角落。在企业的档案管理中，利用信息技术，能更有效的交流合作，信息的发展为双方的交流提供了更好更快的平台。企业档案的社会化管理能够使企业及时有效的掌握档案管理的内容以及最新动态。通过信息化的交流，社会机构为企业档案管理作出更大的贡献，从而提高企业的效益，降低企业成本。

2、建立健全档案管理机构以及中介服务市场，保证企业实现档案管理社会化

从我国现行的企业管理法中我们可以看到，档案管理机构的主要任务属于被委托者，必须要根据委托者的要求对企业中的档案信息进行管理，这样也可以有效的规范档案管理机构的正常运行。目前，中介市场在社会发展中占有越来越重要的地位，其向社会服务的方式也逐渐趋于规范化，因此在实际工作中，通过中介服务于社会，有利于提高企业档案管理工作水平及质量。

3、企业档案管理的社会化是实现企业档案外包业务的主要手段

随着我国各种企业的逐渐壮大，企业的用工量和业务量的不断攀升，企业的人力、物力资源已经无法满足企业的发展，如何解决繁重的企业档案管理工作成为一个难题。现在档案管理机构为企业档案管理提供了便利，促进企业的管理性发展，业务外包不仅能增强企业对档案资料的需求，提高效率，更能增强企业的竞争力。

四、结束语

总而言之，社会各大企业推行档案管理社会化有利于在规范化档案管理工作的过程中降低其运营成本，其作为一种新的管理理念，有利于提高企业的社会经济效益。目前我国的企业档案管理社会化水平还很低，但是相信随着档案管理水平的提高和外包需求的增大，我国的企业档案管理社会化事业将会得到快速发展。

[1]王丽华.探讨企业档案管理的社会化问题[C].黑龙江交通科技,2012(5)219.

[2]史江,刘婷婷.企业档案管理社会化问题初探[C].档案学讯,2010(5)80-95.