浅谈高校学籍档案管理的影响因素与对策

陶积德郑宝琼范启标

1.海南大学儋州校区 海南儋州 571737 2.海南大学海甸校区 海南海口 570228

浅谈高校学籍档案管理的影响因素与对策

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1.海南大学儋州校区 海南儋州 571737 2.海南大学海甸校区 海南海口 570228

本文简要分析了高校档案管理现状，指出实际工作中存在的问题，并在此基础上分别从档案意识培养、规章制度完善、管理队伍建设及档案信息化建设等四个方面加以详细分析研究，提出一些推动高校档案管理工作发展的意见和建议。

高校学籍档案；管理；影响因素；对策

高校学生学籍档案是学生在校学习期间的学习成绩、思想表现、综合评价等的真实记载，是每一位在校学生成长的最基本材料，对就业、升学、工作等都起着至关重要的作用。而当今高校档案管理工作存在一定的问题，加强档案管理工作人员队伍建设，积极推进高校档案管理现代化建设，成为目前高校学生学籍档案管理工作重要课题。

一、影响学生档案管理的因素

1、学生方面

大学生档案意识薄弱，对档案的重视度不够。很大一部分学生对自己档案内容价值及服务利用认识不清，对档案材料的填写敷衍了事，字迹潦草，信息不详，不积极主动收集体现自己接受教育背景、有利于就业求职的档案材料。学生对在校期间获得的各种荣誉证书是否装入档案，也不过问。在校期间从未进入过档案馆或使用过档案，甚至没听说过档案馆，对档案的作用一概不知。

2、学校方面

（1）档案管理队伍不够专业化，缺乏责任心

目前，很多高校档案管理工作者变动频繁，没有专职的档案管理工作人员。而且没有系统地学过国家对档案管理的相关法律法规，档案意识淡薄，缺乏档案管理的基础知识和专业技能，对档案管理工作认识不到位，认为档案管理不是什么重要工作，就是抄抄写写，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档和转递就行。结果导致对档案管理工作不重视，档案管理工作较为混乱。另外，多数档案管理员缺乏必要的责任心。对能够真实反应学生在校期间各项表现的材料不能及时归档，学籍档案里的材料单一，学生档案中能够反映大学生在管理能力、奖惩情况、心理素质、综合素质等方面的材料不健全。学年鉴定表、毕业生登记表上面的评语老套、雷同，不能真实全面地反映学生情况，不能为用人单位提供有价值的信息。

（2）对学籍档案管理重视不够，制度不健全

目前，没有针对高校学生档案管理方面的统一法规，因此致使部分高校对该项工作重视不够，未能建立起一套系统、连续、完整的档案管理制度，使得学生档案管理体制较为混乱，缺乏应有的制度化和规范化的管理。有些学校虽然制定了相关规定，但内容空洞缺少细则，缺乏统一标准和操作规范，常在实际归档操作过程中出现混乱的错误，为后续工作带来诸多不便。另外，由于学校对该工作的重视度不够，投入较少，硬件设施不到位，引起档案材料霉变、虫蛀等现象。

（3）现代高新技术未能充分应用

随着高校扩招，学生人数的不断增加，学生的来源各不相同，庞大的学籍材料收集、整理工作给学籍档案工作人员增加了很大的困难。现代高新技术未能得到充分利用，信息化、智能化管理手段匮乏。大部分高校还保持纸质档案管理，有需要查阅学生学籍档案、或政治审查的单位不能使用网络技术进行远程操作，不得不登门拜访。

二、加强高校学生档案管理的对策

1、积极做好引导工作，培养学生良好的档案意识

高校应邀请相关专业人员对学生做关于档案管理、档案的作用的讲座，辅导员应通过现实案例对学生进行广泛的宣传，让学生了解档案的用途，明白档案的重要性。增强学生对档案的认识，妥善处置好自己的档案，以免给将来带来不必要的麻烦。如有的学生由于档案问题失去读研的机会、报考公务员的机会，有的影响户口迁移，有的影响职称评定等。

2、加强学籍档案管理队伍建设

首先，加强兼职档案员队伍建设，重视学籍档案管理人员的业务素质培养。目前，有部分高校缺乏专业的档案管理人员，学生学籍档案的工作主要是有兼职人员来完成。因此，学校要重视档案管理专业人才的引进，同时注重兼职档案人员的培训，促使他们尽快掌握档案管理的相关理论知识和法规，熟悉档案管理具体工作的方法和流程。同时重视加强相互沟通交流，营造相互配合的良好氛围，推动发展。其次，注重增强档案管理人员具体工作的责任心，在建档过程中严格审查、规范归档材料细心并注意保密工作，切实履行好自己的职责，为学生提供更优质、更高效的服务，真正发挥学籍档案的服务功能。

3、完善高校档案管理规章制度

学生学籍档案管理工作比较复杂，需要教务、学工等几个部门的协同工作。高校应制定制订适合本校实际的制度、办法、实施细则等相关的规章制度来规范学生档案管理。对毕业生档案的具体内容，归档材料的收集、整理，以及毕业生档案的转递、留存做统一规范，指导学生妥善解决档案的存放问题，确保档案管理工作各个环节的顺利开展。

4、推进学校档案管理的信息现代化建设

目前，随着科学技术的飞速发展，信息技术的大量应用，传统的档案管理方式、方法已跟不上时代发展步伐。为增强学生学籍档案管理的科学性和时效性，制定出接收学籍档案电子信息相应的实施办法，建立一个完整的学生学籍管理信息数据库，与高校学生网上录取相呼应，充分挖掘数据信息资源利用潜力。

总之，高校档案管理工作是一项复杂系统工程，为全面提升档案管理和服务的能力与水平，高校档案管理工作人员要以高度的责任感和奉献精神做好档案管理工作，充分发挥学籍档案的作用，使学籍档案信息资源更好的为学生服务，为社会服务。

参

考文献

[1]戴小蕙．高校档案管理工作现状研究[J]．岱宗学刊，2012，16(11)：143-144。

[2]李建平．关于高等学校学籍档案管理工作的探讨[J]．2012，5：65

[3]胡翠华．浅议高校学籍档案管理[J]．科技创新导报，2012，199

[4]胡彬．谈高校学籍档案的价值与利用[J]．黑龙江档案，2013，2：127

[5]杨海峰．高等学校学籍档案管理探讨[J]．安徽电子信息职业技术学院学报，2007，6(5)：21

[6]孙秀丽．高校学生档案管理工作存在的问题及对策[J]．开封教育学院学报，2012，32(1)：115-116

陶积德（1981-—），男、甘肃民勤人，汉族，最高学历硕士，现任职称：助教、研究方向：高校思想政治教育。