办公自动化发展对秘书工作的影响

文/张弋

办公自动化发展对秘书工作的影响

文/张弋

随着社会的迅速发展和人们工作及生活节奏的日益加快，各机关、企事业单位对秘书部门的要求也越来越高。秘书传统的办公模式已无法达到现代化办公的需要。在发达国家的办公中，尤其是秘书部门的办公，已完全实现了办公自动化。在我国，办公自动化的进程正逐渐替代传统的手工操作办公模式。

一、办公自动化与秘书工作概述

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

秘书这个职业是实现领导与外界人士沟通的最佳途径，是人员沟通的桥梁和领导的左膀右臂。各类信息都与秘书的工作息息相关。从某种程度上讲，秘书的工作看似简单，但却远不只是接收、整理、交换和传输信息的工作。秘书开展工作的方式有很多。例如，收集资料、研究政策、反映问题、提供咨询等等。正因秘书的工作不可小觑，而且办公自动化可以提高秘书工作的办公效率，所以现代化的办公进程得以如此迅猛地发展。

二、办公自动化对秘书工作的促进作用

对于秘书和秘书部门来说，逐步实现办公自动化，是提高秘书工作质量效率、适应新形势下对秘书工作提出的新要求的重要一环。

（一）秘书人员自身素质的提高。

办公自动化的迅速发展，大大减少了秘书的体力消耗，但增加了脑力劳动方面的事务。因而这是对秘书人员自身价值和综合素质提高的一项有利因素。办公自动化的普及让秘书人员必须熟练地掌握软件及办公自动化设备的应用。这也是间接意义上的自我学习与进步的好机会。

（二）信息处理的便捷性。如今，在自动化普及的办公条件下，秘书可不必离开工作岗位便能从计算机档案中调阅所需的信息资料。同时也可以实现电子信箱中的各种书信和各种文件目录表的浏览，接收领导通过计算机发出的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。

（三）数据统计的准确性。在以往的秘书工作中，统计数据是最费时费力的一项工作。而如今办公自动化软件的应用，使传统的手工计算转变为智能的机器运算，各种统计报表、统计学方法和软件能够直接代入公式对数据进行运算，并最大程度上保证了数据运算的准确性，能够以最快的速度运算海量的复杂数据，使数据统计工作更加轻松、准确。

（四）会务工作的实效性。会务工作是整个秘书工作中最复杂的问题，而办公自动化系统的应用，在很大程度上缓解了秘书工作的冗杂性，减少了会计的工作量。例如，以往秘书在安排会议时，都要提前多天安排布置，通过层层下达才能正常召开会议，而办公自动化系统中电子日程表的应用，使秘书几天的工作量被压缩为短短的几分钟，即使是大型的会议，秘书也能轻松搞定。同时，系统还能合理安排会议室，其自身带有的先进设备不仅具有记录、编辑简报等功能，还可以自动检索会议内容，满足修改和删减等需求。由此可见，办公自动化系统的应用，在很大程度上增加了会务工作的时效性。

三、办公自动化的负面影响

办公自动化的发展是一把双刃剑，在给秘书工作带来便捷的同时也存在一些不可避免的问题。尤其是在网络如此发达的现如今。信息技术应用水平的提高使秘书工作中信息的保密性难以实现。

（一）对保密工作的影响。电子文件中对信息的修改和增减是极其容易的。同时不会留下任何痕迹。这对企业机密文件的储存是一大重要问题。一旦发生信息泄漏给企业带来的负面影响是无法预测的。

（二）对档案文件管理的影响。使用电子文件的格式储存信息是非常快捷的方法。但与此同时，秘书部门只注重电子文件的归档而忽视了纸质文档的重要性。纸质档案是历史记录的一项有效工具。是不能被轻易复制的。电子文件就存在许多风险。它的信息都储存在电脑中，如果计算机出现问题无法修复的话，所有的电子存档就将不复存在。

综上所述，办公自动化有利也有弊，但利大于弊就有发展的意义所在。办公自动化仍处在秘书工作中的重要一环。尤其是在市场竞争力如此迅猛和信息传播速度极快的现今。构筑企业内部网，实现办公自动化，成为许多企事业单位领导和信息主管部门的主要工作。办公自动化作为新事物已逐渐普及，它将推动秘书工作的进一步发展，使其逐步走向自动化、现代化的新局面。

（作者单位：云南电网公司）