浅谈档案资料信息的管理

文/国网张家口供电公司 陶建华

进入信息时代之后，我国档案的数量与日俱增，种类也愈加纷繁庞杂，只有实现档案工作的规范化管理，才能使各级各类档案管理部门认真保存、管理、积极开发并充分利用各种档案信息资源。实现档案工作规范化管理的根本目标就是要实现档案保管的系统化和案卷的完整化，进而促进档案信息资源的价值最大化和利用便捷化。要充分地开发和利用档案信息资源，基础和前提是要实现档案管理的规范化，这两者是相辅相成、互相促进的。

一、更新观念，提高档案信息资源服务的主动性

要充分做好档案信息资源的开发利用工作，就必须树立社会服务观念和市场经济观念。一是要确立主动服务的观念。档案部门工作人员只有确立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动。二是要确立开放观念。档案工作者只有从封闭走向开放，主动融入社会，了解并把握档案利用的需求，才能有效地开发和传递档案信息。三是要确立竞争的观念。档案工作者必须增强忧患意识，从而产生开发档案信息资源的强大动力。四是要确立市场观念。在市场经济条件下，所有工作都必须以市场需求为导向，并与市场经济竞争相适应。

二、丰富馆藏，深层次开发档案信息资源

要按照《档案法实施办法》和《档案法》的相关规定，多渠道、多层次地征集和收集档案资料，特别要收藏科技、经济和地方特色等方面的档案资料，丰富馆藏，提高馆藏质量。要逐步扩大档案信息的开发规模，系统地开发和利用各级档案馆的馆藏档案信息，深入研究经济活动方面的档案资料，根据研究成果写成论文或报告，提供给有关方面作为参考。要针对社会热点问题开发档案信息资源，把现实信息和馆藏信息加以整理汇编，提供给有关部门作为解决热点问题的参考，为推动本地区的社会经济发展做贡献。

三、扩大科技档案的利用范围

（一）加强网络环境建设，创新档案服务手段

加快档案信息的互联网络建设，实现档案信息的网络化，以达到资源共享的目的。建立档案管理部门网站，开展网上利用等相关服务。积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索。以网站为基础，进一步加快档案信息资源的数据库建设，实现档案信息资源的数据库化和数字化。

在网上公开部分档案目录，以方便利用者查询检索。

开展在线服务，方便利用者在网上与档案管理部门进行信息交流，并提供查询和资信服务。

（二）加强横向联合，实现信息资源共享

在这个高速发展的信息时代，人类的信息和知识总量在急剧增长，单独一个文献部门不可能将所有信息和知识全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括档案管理部门在内的所有文献部门应当建立一个完整的社会信息系统，建立联合目录，形成网络，实行资源共享，方便信息利用者更多也更广泛地获取信息和知识，更好地满足社会多方面的需要。

（三）规范新老档案员的工作交接手续

过去有的单位老档案员在调换工作时，几乎不清点收藏档案数量，钥匙一交，“拍屁股走人”，这就致使新档案员在接工作后，不熟悉档案家底，不知道各种门类、各种载体档案的分类方案和档案保管期限的规定，最终在整理档案时无从下手。这样草率的交接工作影响了单位档案业务工作的正常开展。为避免今后再发生这类情况，《认证标准》要求新老档案员在交接工作时，必须当面点清收藏档案的数量和门类，登记台账必须与实物相符，双方或三方（主管档案工作的办公室主任参加）在交接清单上履行签字手续，以分清责任（认证时，查近10年的交接手续）。

四、提高个人业务素质，搞好档案编研

要实现档案工作的规范化管理，档案工作人员必须提高自己的业务素质。关于档案工作的基本理论知识和具体操作的业务知识，可以通过参观学习和业务培训等方式逐步提高。档案工作者学习掌握外语，是新形势下对档案管理人员提出的一项新任务，因为随着越来越多的部门对外开放步伐的加大和加快，很多档案部门中不可避免地会出现一些外事档案，如果管理人员不会外语，也就不认识自己管理的对象，不利于工作的正常开展。

档案工作者要努力学习并掌握计算机知识，逐步学会使用计算机管理档案。随着办公现代化的发展，越来越多的现代化办公设备进入了档案馆（室），这些设备逐步变成了档案人员的工具，如果档案工作者不会使用工具，那么就不能正常地开展工作，因此学习使用各类现代化设备，也是档案工作人员必须学习的知识。档案具有可利用率高、内容广、数量多的特点，仅靠传统的手工管理已不适应目前形势的发展，必须运用现代科技手段，实行计算机技术进行系统管理，使档案信息的输入、检索和利用等工作实现自动化，提高工作效率和服务质量。

五、实行文档一体化，做好文书处理工作

文档一体化是实现档案工作管理规范化的有效途径，其必由之路是在文档一体化的思路指导下建设适应新形势发展的文件中心。

所谓文档一体化，就是将目前各机关相对分散独立的文件和档案管理统一成一个有机整体进行管理；而文件中心是介于文件形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。实践表明，虽然档案工作与文书处理工作的工作任务不同，且具有相对独立性，但文书是档案的来源，档案是文书的归宿，由此看来，二者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。

信息化时代对档案管理工作提出了更高的要求，同时也给档案信息资源的开发利用带来了机遇。档案工作者必须主动适应时代的发展，高度重视档案管理和信息资源的开发利用工作，加强档案工作管理的规范化，升华档案管理理念，积极探索新的开发利用手段，不断提升档案管理工作的科技含量，使档案管理和开发利用工作与社会的发展和创新保持同步。

[1] 张福玲.浅谈档案规范化管理与信息资源开发利用[J].当代矿工,2008(10).

[2] 谢剑波.关于理解把握《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》的几个具体问题[J].档案管理,2007(3).

[3] 荣增鹏.档案工作规范化标准化建设浅议[J].档案,2008(4).