谈电子档案在事业单位档案中的重要作用

王丽梅

[摘 要]随着计算机互联网技术以及电子信息系统的不断完善和发展，我国事业单位地质档案管理逐渐呈现出电子化倾向。电子档案管理不仅仅大大节约了事业单位资源与成本，而且大大降低了档案管理人员的劳动量，提高了工作效率。加强对我国事业单位地质档案管理中电子档案管理的研究有着重要的现实意义。

[关键词]电子档案；事业单位；重要作用

电子档案是指具有价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。而作为电子档案中主体的电子文件，在GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》中是这样定义的：“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”对企业而言它主要产生于企业管理信息系统，主要包括电子文书、电子报表、电子图纸等等。

一、事业单位电子文件的来源和电子档案的形成

随着网络通讯技术的迅猛发展，管理信息系统的开发与应用也进入了实用化的实质性阶段，事业单位开始根据自身的行业特点和发展需要，组建或完善事业单位的网络环境，在对事业单位进行总体规划的基础上，根据事业单位自身实际需求和特点开发实施了面向事业单位管理业务的办公自动化（OA）、资产管理系统、缺陷管理系统等应用系统。这些系统在管理过程中形成的文件，无疑是事业单位电子档案的主要来源。下面就文书档案的电子化过程为例来阐述事业单位电子档案的形成。

办公自动化、无纸化等事物的出现，使事业单位档案的生成方式发生根大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，文书档案中的电子文件主要来源于办公自动化系统（OA）中的公文管理模块。哈尔滨市儿童福利院电子文件的归档采用了网络移交方式。经过实践，电子文件的网络移交途径有两种：

（一）借助网络技术，实现各应用系统与档案管理系统的联接

随着计算机信息管理系统的发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件反映了各部门职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些末输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，由电子文件形成部门编目整理，利用网络技术，借助电子档案信息管理系统这个平台传输给档案部门。

（二）利用信息化网络管理平台，由信息中心负责归档

为适应办公自动化工作发展的需要，我们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，对各应用系统进行了整合，使以往的各系统由“分散各异”变为“集中统一”，实现了各系统的有机联系。

二、电子档案在事业单位档案中的作用

（一）强化广大档案人员的档案意识

档案意识是人们主观上对档案及档案工作的了解程度和认识水平。目前，部分事业单位人员档案意识淡薄问题仍然普遍存在。不知道档案是何物，档案工作是干什么的，认为档案与自己毫无关系，对档案工作有误解，错误地认为档案工作可有可无。由于档案意识淡薄，就更谈不上积累、保护和利用了。以上这些错误认识直接影响了事业单位档案工作的发展。

（二）充分认识计电子算机管理档案工作的重要性

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为事业单位档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。

（三）数字化事业单位档案管理的重要性

1.信息时代发展的需要。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在事业单位档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，档案利用需求与档案所能提供的事业单位档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成事业单位档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。

2.参与国际竞争与交流的需要。数字化事业单位档案管理不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与国家信息高速公路的具体体现，它不仅可以充分发挥其信息优势，以多种语言、文字积极传播中国悠久、灿烂的历史文化，而且有利于营造良好的社会发展国际环境，促进国家经济建设的发展。

3.改善事业单位档案管理工作，提高事业单位档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升事业单位档案工作在信息化社会中的地位和作用。

（四）加强科技档案管理队伍的建设

社会主义市场经济体制的逐步建立，对事业单位档案管理人员的素质和技能提出了更高的要求，传统的档案管理方法以及事业单位档案人员单一的知识结构，已经不能完全适应新形势的发展。特别是事业单位档案的管理人员，无论是专职还是兼职档案管理人员，他们大多数都缺少档案专业知识，而且稳定性差，是一个松散型的队伍。要真正适应事业单位档案工作的开展，还要做较大的努力。因此，加强事业单位档案队伍的建设尤为重要和迫切。

三、结论

综上，事业单位电子档案管理工作是一项专业性强、新兴的管理业务。事业单位电子档案工作具有特殊的规律性，探讨事业单位电子档案管理工作的有效方法，提高管理水平，是一项重要任务。

参考文献：

[1]王丽霞，宋萌.电子档案袋在学习过程中的作用研究[J].兰台世界，2013（20）.

[2]蔡学美.档案工作中使用“电子档案”概念的基础和作用[J].档案学研究，2011（01）.