利用现代信息技术加强档案信息化建设

吕晓燕

[摘 要]随着信息技术的迅猛发展，企业档案信息化建设的大趋势已越来越明显，本文就目前企业档案信息化建设的现状作简要分析，提出了加强现代信息技术对档案信息化建设的主要途径。

[关键词]信息技术；档案建设；信息化

企业档案信息化涉及的方面较多，整个改进过程较为复杂，需要很多方面相互协调，然而，随着信息技术越来越广泛的应用，企业档案的信息化建设事业是势在必行的，探讨信息档案建设的现状及改进途径对企业有及其重要的意义。

1.企业档案信息化建设的现状

企业档案信息化建设是需要运用多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，而不是单一的工程项目，它是企业档案管理不断创新的过程。而企业档案将丰富的信息固化在纸质载体上，限制了企业档案信息的疏通和传递，很不利于档案功能的发挥，而今档案信息需求的丰富化、全面化和差异化，使得企业档案信息的服务质量水平未得到进一步提升和创新。企业档案管理现代化与信息化，已经成为现代企业管理的大趋势，它既是企业管理适应现代企业发展的必然选择和客观要求，又是提高企业档案信息服务水平的必由之路。

2.企业档案信息化建设

2.1明确的组织制度的保证

实施企业档案信息化管理需要有明确的组织制度的保证以及其他各方面的配合。其中，领导重视和组织落实是关键，标准档案和制度规范是首要任务，是实施企业档案信息化建设的根本保证，真正把企业档案信息化建设作为企业信息管理的财富加以开发利用，加大经费的投入，是加快和推进企业档案信息化建设的前提。

2.2完善的企业信息档案系统的建立

企业档案信息化管理，实际上是将计算机网络技术运用到企业档案信息中，通过计算机网络的建立与运行，突破企业档案信息资源所有者的局限，建立一个既方便又能控制利用的档案信息网上查询系统。企业内部局域网进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护可使本单位内部任何一台联机电脑可以根据需要随时在本机上自动查询已经录入并保存在服务器上的档案信息，并通过局域网进入国际互联网，形成更大范围的信息收集和利用。科学的档案信息化整体规划要能够服务于档案信息单位的发展。应根据档案单位自身的特点和发展前景进行细致的调查和科学的论证，制定出—套与单位相符合的、切实可行的信息化建设的近期规划和长远规划，明确业务目标和管理流程，打破传统档案模式的孤立和分散的建设方式，加快档案信息建设的速度。

2.3企业软、硬件设施建设

档案信息化管理主要体现在电子文件管理系统和数字档案馆的建设与运行。根据功能需要，企业必须建设起大容量的信息资源数据库、大规模开发用户的访问服务管理系统，配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网系统、操作系统、高可靠性的信息安全系统和存储系统、数据库管理系统和其他相关系统等。另外，企业的系统软件建设也是不容忽视的，系统软件是由计算机设计者提供的一类程序，这类程序的着眼点是利用计算机本身的逻辑功能，达到管理计算机系统的各种资源，充分发挥计算机效率，便于用户使用和管理的目的。应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。如：档案信息管理软件、电子文件管理系统软件、人事管理软件、财会管理软件等。

2.4企业档案信息资源建设

企业应把历史记录进行数字化，有效地接收和整合新的信息资源，实现统一管理，做到统一规划、统一控制，挖掘显性和隐性知识，完成静态档案向动态信息的转变；搭建统一的软件平台，做到统一配置、统一分类、统一流向，保证有价值的信息资源永久珍存，提高企业生产、经营、基建、科研、管理工作的效率和质量，为档案信息化的实际开展做出科学的定位和选择。

2.5充分利用现有档案信息化甚础

档案信息化工作并不是一项全新的工作，这项工作的开展不是推倒所有的一切重新开始，而是在原有基础之上进行的一项创新工作。除了利用电子政务建设的成果之外，档案信息化还应充分利用原有的信息化基础。要充分利用档案计算机管理系统中已有的成果，避免重复性工作，减少不必要的浪费，要预先分析已有的档案信息化成果，在充分利用已有成果的基础上规划和开展档案信息化建设。

2.6解决数字档案对设备的依赖

企业常常会面对电子文件和电子档案管理方面存在的漏失问题，高标准磁介质档案存储设备的配置可有效的解决这些问题。电子文件和档案一体化管理是数字化档案归档的根本方式，主要通过计算机网络管理来完成，应在完成逻辑归档后，把需要归档的电子文件集中下载到档案馆脱机保存的存储介质上，完成物理归档，以保证数字化文件的内容、背景、原数据等信息的完整性，使其不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息丢失或破坏掉。

2.7培养档案管理人才

档案管理需要提高档案管理队伍的素质，以适应信息化进程的发展。档案管理人员要对信息化有充分的了解，具有信息化的意识，这种意识的形成会成为推动信息化建设进程的推动力，档案工作人员要深刻认识档案信息化建设的重要性，具有强烈的使命感和责任心，认真做好信息化过程中的各项工作。企业可通过项目组的方式推进馆内信息化建设，促进工作人员在提高信息化工作能力和水平的同时，进一步加强对档案业务知识的学习和工作能力的提高，从而保证档案信息化应用项目建设的质量，争取档案信息化工作有新的进展。

3.结语

企业档案的信息化是信息技术高速发展条件下企业发展的必经之路，人们对信息的需求的高要求必定促使企业档案管理工作者重新思考新的档案管理方式放法。档案资源的信息化、数字化已成为档案管理的必然趋势。相关企业应重视这种改进和应用，促进整个企业的良好发展。

参考文献：

[1]赵国俊，电子政务教程，中国人民大学出版社，2004

[2]刘淑杰，浅谈档案信息化建设及档案管理，管理观察，2012