关于博物馆档案整理工作的实践与思考

李冰　崔卉　李霓

[摘 要]档案工作对于单位各项工作的开展都有重要的借鉴意义和参考价值。本文以博物馆正规化建设中，对博物馆档案整理的学习实践工作为契机，对博物馆档案整理工作进行一次抛砖引玉的探讨。

[关键词]博物馆；档案整理；规范化；心得体会

随着近年来博物馆事业的蓬勃发展，博物馆各项工作的正规化建设也逐渐提上日程。博物馆档案是对博物馆发展的记录，对博物馆又好又快发展有着极为重要的借鉴意义和指导价值。

一、对博物馆档案整理工作的认识

博物馆档案整理是博物馆档案管理工作的一项重要内容，对博物馆的发展有着极其重要的历史纪念意义和实践指导价值。

博物馆在发展过程中积累了丰富的档案资料，有些保管在博物馆档案部门，有些则分散于博物馆各个科室，这些档案资料是记录博物馆发展历程的珍贵历史资料。这些资料不仅对博物馆各项工作开展有借鉴指导意义，更是博物馆事业健康发展的坚实基础。因此博物馆档案资料整理工作对博物馆每个部门都十分重要。

二、博物馆档案整理步骤

1、收集。档案收集工作重在平常，在日常工作中养成收集档案的习惯。特别是重点工作和中心工作结束后，要有及时收集档案资料的意识。

2、整理。博物馆很多大型活动都是直接面向社会，在整理过程中通知、策划书、应急预案、活动流程、人员安排、资金预算、相关文稿（海报、报名表、主持词、发言稿、节目单等）、总结、新闻报道这9类进行全面、有序的资料收集工作，就会保证大型活动档案的齐全完整，推而广之，逐渐形成一整套有参考价值的档案材料。

3、补遗。有些时候，活动整理中会发现某些资料的缺失，这就需要在整理过程中进行重点步骤的补遗工作，如人员安排、总结、新闻报道等。这些或因保管不当而缺失、或因时间紧迫而仅形成口头资料、或者是缺乏事后整理搜集，在档案整理时要尽可能的补全资料，方便以后的查阅。

4、归档。在补全资料后，就可以将成套系的资料进行归档工作。按照一定的规则划分资料归属，建立页码、编纂目录，有序分册。

5、装订。装订成册的档案应为胶装或线状。在装订时要首先检查去订、并将过厚的档案分册、最后给装订好的档案加上封皮。

三、档案整理工作重点

为了更好的完成档案资料的整理工作，笔者在整理过程中经过实践得出结论：按照以下四个步骤，逐步实行，就可以得到一套完整有序的档案资料。

1、查疑补缺——准确完整。在档案资料收集过程中，经常会发现同一次活动几个版本的资料，如草稿、修订稿与印发稿之间的差别很有可能极小，这就需要整理人员结合实际发生的事件仔细校勘，分辨确定最终归档文本。

2、内外有别——类别划分。档案资料整理不仅要做到条缕清晰，更要做到经纬明了，这就需要对档案进行科学的类别划分，方便存放取阅。如按档案对象可以分为：文件资料、数据统计资料、计划总结资料、活动资料等；活动资料按照参与人员不同可以分为馆内活动资料和馆外活动资料等等。尤其需要注意的是，针对重点活动需要单独列册，如品牌活动、志愿者活动等等。

3、前后有序——逻辑顺序。档案资料在分别归类之后，就要按照事件发生的时间顺序有序进行排列。在排列过程中，如果发现特别厚的资料可以按照半年、季度、月、甚至周、天的时间跨度进行分类。在此过程中，如果发现有跨度的文件资料，按照发生的时间归档，并在下一跨度中注明，保证方便查阅。

4、提纲挈领——编纂目录。为防止出错，编纂目录的工作应在即将装订前进行。同时，注意由于很多文件归档时，最后一页是单面，在编排页码时，单面的空白页也要算在页码范围内才不会出现页码出入。

四、心得体会

1、日常收集资料很重要。档案整理工作是一件细致而又繁琐的工作，为避免忙中出乱的状况，必须在日常工作中建立档案收集工作的意识，及时的收集、整理、补遗、归档。如果有良好的档案收集工作习惯，档案收集就只是顺水推舟、事半功倍，而且，档案资料收集工作就如同人的记忆一样，越远的记忆越模糊，资料收集困难就会成倍的增加。所以，为了保证档案资料整理工作的顺利进行，就要有一种在日常工作中收集资料的良好工作习惯。

2、“大事记”帮助归档不乱。大事记是记载单位、部门重要工作活动或所辖区域发生的重大事件的一种应用性文体。作为一种公务类别的文书，大事记忠实地记载着一个部门、一定区域内的重要工作、活动和重大事件，因此，它首先可以为本部门、本地区的工作总结、工作检查、工作汇报、工作统计和上级机关掌握部门、单位情况提供系统的、全面性的材料；其次，大事记具有史料价值，可以起到录以备查的作用。对档案整理而言，日常记录的大事记是一种及良好的主线材料。一本详细、完整的大事记，不仅可以帮助确定事件发生的先后顺序，更可以帮助查遗补缺，防止遗漏偏差。

3、按时间、分类别有序整理。整理档案材料最终目的还是为了更好的利用档案材料指导今后的工作。为了方便今后的取用，就需要按照一定的逻辑顺序建立完整的档案归位顺序。首先按发生时间划分档案的时间顺序，其次，按类别划分档案空间顺序，最后，两者交叠，划分档案卷册顺序。

4、“其他”“备注”帮助查询。档案整理中要善于使用“其他”、“备注”等增补注释性项目。这些增补注释性项目的使用，不仅可以在以后万一发现其他档案后迅速归档，补充档案资料，更可以简单明了的查询重大变化原因。

5、电子档案的优点与缺点。与以往的纸质档案相比，电子档案具有省空间、易存储等特点，但也存在缺失纸质档案唯一性、稳定性、历史性等特性的方面。因此，在整理档案过程中，要及时进行电子档案和纸质档案的相互转化处理，同时，积极使用多台电脑、移动硬盘等设备备份电子文本档案，防止电脑崩溃或病毒干扰导致的电子文本缺失。

当今信息时代，信息对社会进步所起到的重要作用日益凸显。档案可以说是一种重要的信息资源，博物馆所建立和保存的档案资料，更可以说是一种文化财富。为此，博物馆更应该真正重视起这项工作，管理和研究这些文化财富，充分发挥它的作用，让博物馆各项工作不断前进，得到更好的发展。

参考书目：

（1）徐彦，戈秀萍，何柳.文书工作与档案管理[M].大连：东北财经大学出版社，2012.

（2）杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社.2004.

（3）张翠翠.做好档案收集工作之我见[J]。黑龙江档案：2013（3）：102.