城建档案管理工作中存在的问题及对策

李莉

[摘 要]城建档案是对城市规划、城市建设及管理进行科学决策的依据。城建档案管理是否科学合理，直接影响着城市规划和建设工作健康有序的实施与发展，加强和完善城建档案管理工作具有十分重要的意义。

[关键词]城建档案；加强管理；提升质量

随着我国社会主义市场经济的迅速发展，城市现代化建设进程不断加快，城建档案管理工作面临着新的机遇和挑战。所以，我们必须提高认识，把握机遇，不断加强和完善城建档案管理工作，努力提升城建档案管理水平和服务功能。

一、充分认识加强城建档案管理工作的重要意义

城建档案是在城市规划、城市建设及管理活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、照片、声像等原始文件材料。它是城市建设发展的真实记录，是城市规划的有力依据，是城市管理工作的数据凭证。城建档案管理是否科学合理，直接影响着城市规划和建设工作健康有序的实施与发展，所以，加强城建档案管理工作具有十分重要的意义。

二、城建档案管理工作中存在的问题和不足

城建档案管理工作经过长期的探索和实践，取得了许多宝贵的经验，并不断的完善，已经成为做好城建管理工作不可缺少的宝贵财富，但是，还存在着一些问题和不足，这些因素严重影响和制约着城建档案管理质量的提高。

1、社会档案意识淡薄，依法治档，主动服务意识有待于提高。近年来，国家相继颁布了一系列涉及城建档案工作的法律、法规，对推进城建档案规范化、科学化管理工作起到了重要作用，但部分城建档案管理工作人员对相关法律、法规并不了解，社会档案意识淡薄，依法治档，主动服务意识不强，难以适应现代城建档案管理工作的需要。

2、库存档案内容单一，结构不合理，质量不高。各基层城建档案馆（室）普遍存在档案内容单一、门类不全、结构不合理、质量不高等现象。主要体现在各类工程建设档案，尤其是民用建筑档案所占比重较大，地下管网工程和声像照片档案数量偏少，匮乏的档案资源，成为制约城建档案信息开发利用、编研工作的障碍。

3、信息化建设比较薄弱，管理手段相对落后。档案信息化建设速度缓慢，以手工为主的服务模式大量存在。坐等上门的服务方式，单一和落后的服务手段严重影响了城建档案服务质量的提升，城建档案信息得不到有效的开发和利用。

4、城建档案管理经费不足，人员素质有待提高。大多数城建档案馆（室）经费不足，购置档案设备及人员经费支出困难，需要逐级请示，极少配备档案专职人员，多数兼职，并且档案工作人员不具备档案管理专业知识。严重影响了城建档案事业的发展。

三、加强和改进城建档案管理工作的建议

1、增强社会档案意识，提高服务质量。城建档案管理部门要牢固树立大局意识，将城建档案工作纳入城市建没总体规划，切实加强城建档案工作的宣传力度。通过开办宣传栏，借助电视台、报刊等媒体公布城建档案管理的法律、法规及管理办法，不断增加档案工作的透明度。合理、适度的加大档案信息开放力度，不断满足社会和人民群众对城建档案的利用需求，不断增强社会档案意识。城建档案管理人员要更新观念，与时俱进，改变以往“坐等上门”的服务方式，树立主动服务，用户至上的理念。正确处理并协调好各种关系，以创造性的思维方式解决工作中遇到的各种重点、难点和关键问题，提高服务质量。

2、加强馆（室）藏建设，提升城建档案质量。要想做好城建档案管理工作，改变库存档案内容单一，结构不合理，质量不高的状况。馆（室）藏建设是基础，质量是保证。首先，我们要根据档案科学、规范管理要求制定好各项业务规划，并在工作规划的指导下按时保质保量的完成既定目标。加强城建档案管理机构的建设，完善城建档案管理网络，理顺各种关系，加强各部门各领域各专业之间的协调，加大培训力度，加强业务指导监督工作。其次，我们要加强城建档案的收集、整理、鉴定等业务基础工作。根据档案来源原则，档案收集工作是整个档案工作的重要环节，只有做到及时归档，将档案收集齐全完整，才能有丰富的馆（室）藏结构。档案的整理工作是不可或缺的环节，有了及时归档的文件材料，不进行系统整理，象一堆散沙，是不能做到科学、规范管理的。档案鉴定工作是整个档案工作的关键环节，是档案管理中最具决定性意义的工作。它决定着档案的存与毁，同时也是难度最大的工作，因为城建档案的鉴定受专业特点、时间、地理环境、城市规模、性质等诸多因素的影响，而且鉴定工作又是一个复杂的过程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有环节中。鉴定工作是优化馆（室）藏结构，提高案卷质量的重要保证。所以，要想提升城建档案质量，必须加强馆（室）藏建设。

3、加强信息化建设，改进服务手段，提高服务功能。为了更好的开发利用城建档案信息资源，城建档案管理部门应面向社会，通过各种方式和手段，向社会提供更多有利用价值的城建档案信息，以满足社会各界的需求。首先我们必须加强信息化基础设施建设，充分利用现代信息技术，根据国家有关城建档案管理的标准和规范，系统的开发出一套完整的、切合实际的城建档案管理系统软件，建立内部局域网；更要加强档案数字化建设，缩短档案信息开发与当前需求的差距，实现档案资源共享，为城市规划、建没、管理服务创造更方便、快捷的条件，以适应社会发展和城市现代化建设对城建档案利用的要求，以优质的管理创造优质的服务。其次，要改进服务手段，过去，城建档案利用是以手工直接查询为主，对外查询方式主要是为上门的利用者查找所需档案，对原件进抄录、复制，以提供原始信息为主。随着社会的进步和信息技术的飞速发展，以手工为主的服务模式已越来越不适应现代城市发展的需要。坐等上门的服务方式，单一和落后的服务手段严重限制了城建档案的服务领域和服务质量，城建档案的价值得不到有效的开发和利用。因此我们必须在服务手段上有所创新和突破。

参与文献：

[1]杨茵茵.浅谈如何加强城建档案管理.《中国高新技术企业》2010年19期