环境监测全面质量管理的质量信息工作

摘 要：监测质量是环境监测的生命线。重视质量信息的管理是保证和提高监测质量的有效方法之一，是推行环境监测全面质量管理（TQMEM）一项必不可少的基础工作。文章探讨了质量信息的基本要求、流动过程和管理。

关键词：环境监测；全面质量管理；质量信息

环境监测工作十分重要，十分复杂。监测质量是监测工作的生命线，在环境监测中占有非常重要的地位[1]。重视质量信息的管理是保证和提高监测质量的有效方法之一，但目前对这项工作却鲜有论述。文章对其作一探讨，以期引起大家的重视。

质量信息的含义相当广泛，它指的是反映监测质量和各个环节工作质量的基本数据、原始记录以及成果使用过程中反映出来的各种情报资料，以及国内外监测质量的发展动向等。

監测管理活动，从本质上讲就是信息流动的过程。监测管理活动的对象是人、财、物和各种原始记录、数据，而管理活动的职能则是计划、组织和调节。所谓调节，其实就是信息的反馈与控制作用。影响监测质量的因素是多方面的、错综复杂的。抓好质量管理，提高监测质量，关键要对来自各方面的影响因素有个清楚的认识。质量信息是质量管理不可缺少的重要依据，是改进监测质量，改善各个环节工作质量的最直接的原始资料和依据，也是正确认识影响监测质量诸因素变化、波动内在联系和掌握提高监测质量规律的基本依据。质量信息是监测站进行监测质量调查研究的第一手材料，它能够及时地反映各方面的影响因素和成果的使用情况，是组织监测站内外两个反馈，掌握和提高监测质量规律性的基本手段。此外，质量信息也为监测站上层制定质量决策提供依据。通过收集各种质量信息，能够及时掌握监测质量满足使用者要求的程度和水平、监测过程中影响质量的各种因素的状态及其变化的规律、国内外的质量水平及其发展动向等情况。

质量信息是制定质量方针和具体改进措施计划的依据。只有以大量的信息为依据，充分地进行综合分析，才能做出正确的决策。其次，从控制论的观点看，信息反馈是控制的基础；质量信息反馈，也就是质量控制的基础。没有质量信息反馈，就无所谓质量控制，也就谈不上质量管理。

再次，从质量保证的角度看，有关记录、文件是向使用者提供的已经完成某项活动或达到什么样结果的客观证据。由此可知，质量信息对于质量管理具有十分重要的意义。做好这项工作是推行环境监测全面质量管理（TQMEM）一项必不可少的基础工作。

对质量信息的第一手资料进行科学管理，精心研究，经过去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里的改造制作，使它们集中地反映出在质量上的问题，为加强质量管理工作提供切实可靠的依据，这就是质量信息工作所要解决的任务。

1 质量信息的基本要求

为了充分发挥质量信息的作用，必须力求做到：

（1）保证资料、信息的准确性

准确性是质量信息工作的生命。如果提供的资料不正确，就会给质量管理带来极大影响，不仅掌握不了监测质量的真实情况，而且掌握不了质量运动发展的规律。因此，实事求是，如实反映情况，是质量信息工作的一项纪律，必须人人遵守。

（2）提供资料的及时性

因为影响监测质量各方面的因素是在不断发展和变化的，经常会出现一些新的问题、新的情况、新的信息。只有把它们及时地、如实地反映出来，反馈过去，才能及时采取措施，解决问题。否则，就会贻误时机，影响监测质量。因此，质量信息工作必须保持高度的敏捷性，使下情迅速上达，做好质量管理部门和监测站领导的耳目。

（3）全面、系统

也就是说，它应当全面地反映质量管理活动的全过程，经常反应质量管理相互联系的各个方面，系统地反映其变动情况。只有这样，才能帮助我们切实掌握监测质量运动发展的规律性，才能起到它在质量反馈和积极预防质量问题方面的作用。只有这样，质量信息工作才能真正成为我们认识质量规律的有力武器，成为质量管理的可靠基础。

（4）还要求有可追溯性。

2 质量信息的流动过程

近年来，计算机和网络技术得到了突飞猛进的发展，日益深刻地改变着人类的生产、生活方式。现在大量的质量信息可以通过信息处理系统来进行，这将极大地促进监测质量管理水平的提高。监测站要利用科学技术的新成果，不断提高质量信息的收集、加工整理、传递、存贮和检索等一系列工作的科学化、现代化水平，以便去粗取精、去伪存真、便于使用、迅速见效。

2.1 质量信息的收集

收集质量信息，必须做到可靠、及时、准确。在质量管理工作中应当掌握哪些方面的质量信息呢？主要有这样三个方面：

（1）从成果实际使用过程中收集有关监测质量的信息、原始记录、数据等信息资料。为了便于信息的加工整理，必须先做好质量信息形式的标准化工作。就是要使各种原始记录、报表、文书的格式统一，便于查阅。这不仅可以提高效率，也是实现利用计算机进行质量数据处理的基础。为了避免质量信息失实、失时、片断零碎，还应不断完善质量信息的收集制度。也就是说，在时间上要有期限的对定；在数量和次数上要有定量的规定；在收集和提供的人员上要有岗位责任的规定；在收集的基本用语和计算公式上，要有统一运用的规定。这一切都要用制度固定下来，作为内部标准来执行。

其收集途径主要是使用者对监测质量的评价。监测站可以通过使用者对监测质量问题的反馈，收集各种建议、意见和信息资料，从中了解成果的实际使用效果，找出监测质量存在的主要缺陷，考虑改进意见，以提高成果的适用性、可靠性；对成果质量予以肯定的有关资料加以积累和整理、归纳，巩固和发扬成果固有的优点。

（2）从实施过程中收集有关工作质量和成果质量方面的记录、数据和其他信息资料。这方面资料包括：a.实验材料的质量检验测试结果和保管发放记录；b.实施过程的各种原始记录；c.计量器具（仪器设备）的使用、调整和检修记录；d.三级审核记录；e.质控数据是否在要求范围之内，等等。

对这些资料要随时整理，及时分析，发现问题，究其原因，提出建议，促其改进。

（3）收集国内外同行的监测质量资料。加强监测质量管理，提高监测质量，就要收集和研究国内外在监测质量方面的资料，收集它们在计划，实施、测试、管理等方面的资料先进经验和研究动向。各级领导和有关人员要了解国内外监测质量发展的新技术、新水平、新动向和发展趋势，进而找出差距，使我们赶有目标，超有方向。

从以上质量信息的来源来看，从计划直到使用，涉及的科室很多，容易使有关资料分散。因此，每个监测站必须做好有关原始信息数据的记录、积累，并指定有关人员负责收集、整理和分析，定期提出总结分析报告，进行立档归档工作。防止出现“工作干完了，资料也没有了”，以及仅图自己方便，把信息数据记在自己的头脑和笔记本上，人一调走，就无从查考等情况出现。

2.2 质量信息的传递

质量信息量很大，质量保证的环节又很多，如果信息传递渠道不明确，势必造成信息不通或反馈不及时，不能发挥应有的作用。因此，根据使用的需要来明确传递路线和沟通渠道十分重要。

2.3 质量信息的存贮

对各种原始信息加工整理、分类归纳之后，就得到了有实用价值的质量信息。为了系统地积累与保管，还应做好存贮工作，以便今后重复使用和参考查询。建立质量信息档案是解决存贮的主要手段。在建档时，应注意内容的系统化和分类的代码化，这不仅是简化处理工作的措施，也是提高检索效率的措施，并且为运用计算机管理创造了条件。为了提高信息的科学管理水平和处理、存贮、检索的效率，必须建立以计算机应用为中心的质量信息管理系统，实现管理的现代化。

2.4 质量信息的反馈

监测站要根据实际情况，建立信息反馈系统，形成从信息的搜集开始，经过汇总、传递、贮存一直到分析、处理等全过程的闭路质量信息反馈系统，从而保证信息的畅通。大量的质量情况进入信息中心后，经过加工整理，如何及时反馈到计划、实施的各个科室去，使之充分发挥作用，这是质量信息中心的任务。为了做好质量信息的对外反馈，要求做到：

（1）信息管理得有条不紊。要什么有什么，什么时候要，什么时候就能拿出来。

（2）围绕监测和科研课题，进行档案、文献的文摘索引整理工作，主动地介绍、推荐，充分起到耳目作用。

（3）组织好国外文献资料的翻译工作以及国内外提高质量经验的传播工作，开展技术交流活动。

3 质量信息的管理

监测站要想掌握监测质量的运动规律，必须掌握大量的第一手资料，及来自各方面的质量信息，而且要做到及时、准确、全面、系统。要使这些信息在质量改进和质量管理工作中发挥其作用，就必须要做好以下几个方面的工作：

3.1 建立质量信息中心

进行质量信息管理必须有组织的保证。一般可在质量管理科室领导下，建立由专人负责的质量信息中心，负责对全监测站各个方面的质量信息的管理、汇总、贮存、建档、分析和处理工作，再按科室以及个人的职责分工，把收集质量信息的任务，落实到人，疏通渠道，明确要求，定出档案标准和归档制度，并将执行情况定期公布，及时地向领导和各科室提供准确的信息。质量信息系统作为管理信息系统，即MIS（Management Information System）的一个组成部分，也可以纳入监测站综合信息管理的范围，但质量管理科室的人员应与MIS的有关人员密切配合，共同把这项工作做好。

3.2 质量信息要实行分级管理

为使各种信息能得到及时和充分的利用，质量信息要分级管理。一般来说，分三级管理，即监测站——科室——个人，制定专人负责，明确职责和工作内容，从而提高信息的利用率。

3.3 加强科室的质量信息管理

科室是质量信息的一个重要来源，在监测站中，许多信息都是来自各个科室，科室的信息管理好坏直接涉及到全站的信息管理。因此，科室要加强这方面的管理，具体有以下要求：

（1）认真做好原始记录。每个操作者都有相应的原始记录。如采样、分析、质控图等，如果没有这些原始记录或者原始记录不准确，就有可能会给领导的决策和管理带来困难。因此，每个操作者都必须按要求认真做好各种记录，要做到真实、齐全。

（2）及时反馈有关的质量信息。除正常的质量信息按规定定期汇总上报外，对突发性的质量问题要及时向有关人员反馈，以便及时采取措施，加以改进。科室内要做好记录，加强管理。

（3）建立相应的管理制度。为了保证信息系统的正常运行，必须建立相应的管理制度，例如组织网络。建立各级信息管理员的职责，健全信息的分等标准，统一反馈表的使用办法及考核标准等。这样就可以明确各级职责和工作内容，进而同质量责任制挂钩，严格考核，加强各级人员的责任心，确保信息系统正常运行。

如果一个监测站重视信息，重视现场、科室的原始记录，使信息处理准确、及时，这样的监测站管理基础工作就扎实，水平就高。可以这样说：“管理的艺术在于驾驭信息”。

参考文献

[1]薛念涛，冯学岭.推行环境监测全面质量管理的重要性[J].環境保护，1999，8：25.

作者简介：范久达（1970-），北京，水工环程师，本科学历。