建筑施工企业项目成本控制信息系统构建模式的探讨

郝莉蓉

(四川建筑职业技术学院成都校区，四川成都610399)

当前我国建筑行业竞争十分激烈，如果一个施工企业项目的成本管理仅仅停留在传统的静态管理方式，缺乏数字化的动态支持，如果不能采用先进成本管理控制信息系统的数字化手段加强管理，就很可能会入不敷出。这就要求一个建筑企业在保证工程质量、工期等合同要求的前提下，借助现代信息技术，进行人员的合理配置、生产要素的优化组合，并对项目实施过程中所发生的费用，通过计划、组织、控制和协调等活动，尽可能地降低成本，实现预定的成本目标。这就必须加强完善成本管理控制信息系统构建并应用在项目管理过程中，使施工企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

1 建立施工企业项目成本控制的信息平台

信息平台是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通讯设备对企业数据进行全面的收集、传输、加工、存储、更新和维护的平台。一个信息平台由众多子系统集合而成，这些子系统按公司内部的功能链组成一体。如何从计算机数字化处理的潜在作用显而易见，它通过对每个部门、每项工作、每个员工流转的各种数据进行及时采集和数字化分析处理，能使整个项目的信息在完成最基础的搜集、分类、保存后，有一个更高效、透明的平台进行处理、交流和控制。数据化成本管理的结果可以大大提高基层员工的工作和管理效率，保证中层管理人员的信息准确，并极大地避免高层管理人员的决策失误。

1.1 成本数字化信息平台的建立是项目成本控制的前提

项目成本控制中的信息资源，传统的工程项目成本控制的主要对象是人、财、物，因此其管理活动也主要围绕着这三种资源来展开。随着企业信息化和管理水平的不断提高，现在普遍形成了这样一种共识:信息也成为一种资源，同时是一种非常重要的资源。例如，一个建筑工程项目对种类繁多的建材需求数量究竟是多少?是开工前就有个准确、清晰的预算，还是开工后根据需要不断追加建材投资?还有对各工艺、工种的设备及人员配置，能否做到并驾齐驱、见缝插针，很大程度上取决于这些信息的科学运筹和管理，这都是貌似无形的信息资源发挥的重要作用。

系统目标设计是对于施工企业项目成本控制系统的设计，主要确定以下目标:一是运用优化技术帮助工程项目成本控制者对工程成本进行有效的组织、实施、控制、跟踪、分析等管理活动，达到提高成本核算水平，降低工程成本，提高成本管理工作效率以及经济效益。二是实现基础数据管理、成本控制、成本核算与分析、分析报表等功能，尽可能地实现工作过程的自动化。三是探索计算机应用条件下施工企业工程项目成本管理控制模式，建立适合于施工企业工程项目成本管理工作实际的信息系统，使项目成本管理计算机应用在管理信息系统的基础上提高到一个新的档次。四是通过成本管理信息系统研究和分析构建企业定额模型，对投标报价做出迅速准确有效的决策。

1.2 系统分析项目成本管理业务流程是项目成本管理重要环节

施工企业项目成本管理的业务活动流程如下:

(1)项目成本预算编制。项目部根据招投标管理的要求，适应单价合同、总价合同等多种承包方式进行成本预算费用的控制。

(2)分段分项成本计划的制定。成本管理部门按照时间段、按分项工程分别制定材料总量计划以及建立工作量及机械费用台帐。

(3)工程成本控制的实施。项目经理部或分公司根据施工的进度安排，在施工过程中对人工费用支出、材料费用支出、机械费用支出、管理及其他费用支出进行控制。

(4)项目成本核算。当工程进行到一定时期，项目经理部依据本阶段项目实际产生的成本进行核算，包括人工费用核算、材料费用核算、机械费用核算以及各种管理费用的核算等。

(5)项目成本分析。项目成本核算完成以后，将项目成本核算结果与计划成本进行分析比较，以确定本阶段成本控制的成效，并与项目实际产值进行对比，作出业绩评价。

综合工程项目成本管理控制系统的业务流程如图1所示。

图1 成本管理控制流程

1.3 工程项目成本管理信息系统总体结构设计是项目管理控制成本的关键

工程项目成本管理信息系统总体分为6个子系统，分别是系统管理子系统、基础数据管理子系统、成本计划子系统、成本控制子系统、成本核算与分析子系统、报表子系统。总体结构如图2所示。

图2 成本管理信息系统总体结构

(1)系统管理子系统。系统管理子系统主要用于用户管理和数据库管理，其中用户管理具体包括用户增加、用户删除、用户修改以及密码修改、权限设置等。而数据库管理则主要包括数据修改权限和数据访问权限、数据字典以及数据的维护管理、系统数据备份和数据恢复等。

(2)基础数据管理子系统。该子系统主要用于系统基础数据维护，从而为成本系统管理提供完整、准确可靠的基础数据。本系统中基础数据主要包括施工企业的物料编码、材料价格、分项工程名称、部门信息、职工信息以及班组信息等。

(3)成本计划子系统。包括总成本计划和分项成本计划。其中分项成本计划随着工程施工网络计划进度的调整，相应调整成本计划，实现施工项目成本的动态管理。系统可以生成不同的成本计划类型，如按时间段计划、按分项工程计划、建立工程量台帐和指定材料总量计划等。

(4)成本控制子系统。该子系统是本系统的核心子系统，主要负责和财务系统的数据衔接，负责对成本管理系统的人工费用、材料费用、机械费用、管理费用及其他费用的控制，并最终形成成本分析报表。

(5)成本核算分析子系统。该子系统是成本管理信息系统的重要子系统，对人工费用、材料费用、机械费用、管理费用及其他费用核算，并进行成本差异分析与成本预测分析。它不仅是费用开支的依据，也是成本分析和经济效益评价的重要参考。

(6)报表子系统。系统完成各种分析计算后，还需要考虑如何输出计算结果，其中有效方式之一便是生成各种分析报表，且系统能提供人机交互式报表的修改功能、查询功能以及打印功能，主要包括成本分析报表、材料消耗表、费用分配表等。

系统功能模块设计通过系统总体结构设计，了解了系统的总体框架和系统的部分主要功能。将这些功能综合起来，然后对其进行分类，就形成不同的功能模块。

根据施工企业成本管理实际工作需要，该系统从功能上可以划分8个主要模块并对主要模块进行，如图3所示。

图3 成本管理信息系统主要模块

(1)系统安全管理模块。工程项目成本管理信息系统从三方面来加强系统的安全性，即数据安全管理、用户管理、权限管理。其中数据的安全管理包括实现数据的定时备份、备份数据还原和数据恢复等。

(2)基础数据管理模块。该模块主要是管理项目工程中所有的公共基础数据，包括工程材料价格、分项工程名称、部门信息、职工信息、各种供货合同的执行情况、合同的变更情况等。

(3)预算管理模块。包括预算书或标书的管理、项目成本预算编制。

(4)成本控制管理模块。该模块是系统的重要部分，实现对工程项目成本的全面控制。它的主要功能包括:负责和财务系统的数据衔接，负责对成本管理系统的人工费用、材料费用、机械费用、管理费用及其他费用的控制，并最终形成成本分析报表。

(5)施工进度管理模块。施工进度计划是制定项目成本预算和产值计划的重要依据。

(6)机具管理模块。该模块主要是跟踪各种施工机械的使用情况以及各种设备使用成本、租金、维修成本的统计等，为机械费用管理控制提供基础数据。

(7)材料管理模块。分为材料采购与库存两部分。该模块的功能包括:记录材料采购、使用情况以及库存状况，材料成本反映到费用控制模块，便于核算和分析，为材料费用控制提供基础数据。

(8)财务管理模块。该模块是对系统运行过程中产生的财务费用进行统计，并生成有关的报表。该模块的功能有:料单审核、错帐修复、成本统计和查询等，提供个人、部门的报销统计信息，便于预算的控制。

总之，本系统是根据工程项目成本管理的实际工作需要而设计的。通过工程项目成本的控制、核算与分析，建立科学成本数据的经济模型，管理人员就可以在施工管理过程中根据本工程实施情况，即时作出准确的决策，采取相应的措施。

2 成本管理信息管理系统为企业管理人员进行成本控制和实施管理提供良好服务平台

具体的通过建立科学的经济模型、通过线性与非线型预测，找到盈亏平衡点，然后进行成本分解，落实各个子目的成本，从而实现在对数据进行高效及时处理的前提下，明确各个环节的成本。在此基础上，还可以通过数字处理平台能够迅速组织员工，将相应信息真实准确地反馈到集团总公司推行的项目管理软件中，使之能够行使监管、比对的职能，达到控制总成本的目的。

2.1 通过成本管理的控制信息系统加强劳务分包合同管理

通过数字化高效管理，能够迅速地加强资格预审程序，选取合格劳务分包方，重视分包队伍的能力、规模与近年业绩。在招标过程中，切实做到公平诚信，确保优秀的队伍能够参与竞争并中标，在工程施工之初，就打下良好的基础;另外，能够在劳务队伍实行建筑的单位面积包干价格，合同条款表达清晰，有效减少合同外立项，便于现场管理、减少双方争议、控制结算价格;还可以对所有辅料、小型机具实行承包责任制，减少项目部为此发生的采购保管费用、维护修理费用，控制成本的目的达到。

2.2 通过成本管理的控制信息系统化的管理能够严格执行合同条款

现实中合同条款能否严格执行直接关系到一项工程的成败，如果没有高效、实时的数据处理，很难把握各项条款是否严格执行。例如通过对商品混凝土约定依据合同单价和浇筑部位的设计图纸进行精确计算，及时得到构成工程实体的工程量作为结算量，有效避免由发货单结算而引起的重算、误算的可能。还可以避免不必要的损耗、浪费;还可以对在结构中占较大比例的钢筋，通过信息处理平台提前编制复核料表，下料时严格按照技术交底要求整料整用，严禁切断整料加工，并制定相应处罚措施。在此过程中，通过计算机的对合同数据(已经组织到数据库中)的高效数据处理，结合工程进度运筹模型，来跟踪合同条款的执行情况，及时发现问题、纠正错误，真正做到有合同可依、有合同必依。

2.3 通过成本管理的控制信息系统的数字化管理加强现场管理

信息化平台是一条有效的纽带，实现经营核算、技术方案、现场施工的具体负责人员积极协作，及时沟通，避免发生以前各负其责的脱节状态，使各部门的工作成为一个有机整体。

成本管理的控制信息系统的数字化成本管理平台投入应用后，就为管理人员进一步加强管理、提高管理水平提供了空间。例如，可实现材料存放地科学管理，避免由于存放方法不当引起不必要的损失;可进一步完善技术人员的提料管理程序，将每一项提料任务都输入到信息处理平台中(图4)，作到有据可查，责任清晰;可完善物资台帐，随着工程进度做到帐、卡、物相符，一目了然。

图4 物资管理流程

通过数字化成本管理，整个工程项目的成本数据都被有机地组织在数据库中，随着工程的结束，还可以输出成本分析报表及相应图表，这就为成本控制分析提供了有力证据。各子目、项、环节所占比例，非常形象直观，问题所在也就暴露无遗，这就为今后对于成本控制进行有的放矢地管理打下了扎实的基础。

3 成本管理信息管理系统对工程投标提供良好的决策支持服务

上面已经谈到，这个平台通过数据库技术对工程项目中的全部数据，包括人、财、物信息进行统一管理和操作，从而实现数据处理的规范与完整，并且通过计算机网络技术搭建的局域网实现数据的快速传输与共享。

通过成本管理的控制信息系统的数字化管理的高效处理及时确定责任成本。组织公司经营部成员和项目部经理及经营人员分析招投标文件、合同等全部相关资料，严格核对实体工程量，按照最新的施工组织设计、最近的市场信息，编制责任成本核算书总表，在进行计算机数字化终端处理时，按照各个单位、单项工程、各个专业，分劳动力、材料、机械、设备、措施费、现场经费、企业管理费等列制分表，通过工程项目成本的控制、核算与分析，成本管理人员就可以在施工管理过程中根据本工程实施情况，为投标报价提供有力的数据并及时作出准确的决策，以产生良好的经济效益和社会效益，并对今后的工程投标或实施提供良好的决策支持服务。

［1］程铁信.国际流行项目管理软件应用［M］.中国电力出版社，2006

［2］孙三友.施工企业现代成本管理与流程再造［M］.中国建筑出版社，2004