Word中利用样式提高文档的写作效率

史小飞 张珊云

（1.湖南科技学院 图书馆，湖南 永州 425199; 2.衡阳县第五中学，湖南 衡阳 421236）

引 言

对于学生、文秘工作人员，在写作中的格式要求很严格，涉及到自动编号的问题，在写作中涉及到添加内容或者删除内容，如果手工修改自动编号，那会带来很大的不变。参考文献也是的，尤其是硕士或者博士论文，参考文献都很多，如果是手工录入参考文献会很麻烦。有研究者提出利用word提供的模板功能可以设置符合规范要求的地质资料电子文档[1]。巧妙地利用Office模板可以大大方便我们的操作[2]。刘昌华等提出了基于WORD 模板的科技成果申报系统的解决方案[3]。巧用Word 模板提高工作效率的研究[4]。有研究者利用word模板制作电子教案，提高工作效率[5]。有研究者把 word模板用于大学英语写作教学中[6]。期刊采用word模板有利于保证稿件内容的完整性、作者的满意度和版面美观: 既可以减少作者的工作量, 也可以减少编辑的工作量[7]。可以用Word 的模板功能，制作一套标准格式的试卷模板[8]。实现自动编号关键设置样式。借用样式实现word多级编号[9]。在word 中快速设置文字或段落的格式有两种方法,：一种是用格式刷，另一种是套用样式，采用样式的方法效率更高，修改更方便[10]。Word样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观[11]。

1 建立样式和设置样式格式

首先建立一个空白文档，我们以湖南科技学院毕业论文的格式要求为例，文件->新建->空白文档，文档的名字为“湖南科技学院理工科毕业论文样式.doc”。本文用的是office2003，打开这个文档。格式->样式和格式，在文档的左边出现样式和格式的工具栏，如图1（a）所示。点击图1（a）中的“新样式”弹出图 1(b)所示的对话框。把图 1(b)中的名称:“样式1”修改为“01_一级标题”，其具体的格式：四号黑体、固定行距20磅、段前后均为0.5行距。

按照上面具体格式把“01_一级标题”字体设置为四号黑体，见图2(a)所示。点击图2(a)“格式”选择段落，设置固定行距25磅、段前后均为0.5行距。

图1 样式和格式

图2 设置01_一级标题的样式

按照图1和图2所示的方法建立：02_二级标题和03_三级标题(小四号黑体、固定行距20磅、段前后均为0.5行距)。04_图题(5号黑体、单倍行距，段落居中), 05_图题(5号黑体、单倍行距，段落居中),06_论文正文(小四号宋体、固定行距20磅，首行空2个字符)。合计建立6个样式，见图 3(a)所示，所有的西文，即字母和数字都是 Times New Roman体。以“01_一级标题”样式的设置为例，用鼠标指向图 3(a)所示的“01_一级标题”，点击左边向下三角进行筛选，如图3(b)所示，点击“修改”，出现图4(a)所示对话框。点击图4(a)“中文”左边的向下三角进行筛选，出现图4(a)中所示的所有脚本、西文和中文，选择“西文”，出现图4(b)所示的对话框。把格式下面选择为Times New Roman体，这样“01_一级标题”样式的字母和数字都是 Times New Roman体。如法炮制把其他的样式的西文都设置为Times New Roman体。

图3 建立的样式

图4 样式的西文设置为Times New Roman体

2 设置多级编号

用鼠标点击图4(a)中格式左边的向下三角筛选钮，出现图5(a)所示的对话框，点击图5(a)所示的编号出现图5(b)所示的对话框，点击多级编号。选择第 1排的第 3个，见图5(b)所示。点击图5(b)所示的自定义。出现图6所示的对话框。

图5 多级编号

图6 自定义多级编号

点击图6所示的“高级”进入图7所示的界面。编号位置设置为左对齐(根据毕业论文要求进行设置)，编号格式数字1左边的多余的点去掉，只留数字1。编号样式选1,2,3，…。对其位置设为 0厘米，编号之后选择空格。“将更改应用于”设置为整个列表。

图7 编号的1级与“01_一级标题”进行链接

点击图7编号格式级别2，与“02_二级标题”进行链接，出现图8所示的界面，删掉编号格式的数字，重新选择编号样式。选择图9中的“无”下面的第1个，见图10所示。

图8 将编号的1级与“02_二级标题”进行链接

图9 选择二级标题的编号格式

图10 设置二级标题的编号格式完成

把光标放在图10中所示编号格式中数字1的左边（切记），在前一级别编号处选择“级别1”，出现2个数字1，2个数字的中间用英文的点分开，见图11所示。

图11 设置二级标题的前一级别编号为级别1

点击图11编号格式级别3，与“03_三级标题”进行链接，出现所示的界面，在编号格式里面会出现三个数字1，将它们删掉，重新选择编号样式。选择图9中的“无”下面的第1个，见图12所示。

把光标放在中图12所示编号格式中数字1的左边（切记），在“前一级别编号处”选“级别2”，出现2个数字1，再把光标放到左边那个数字1的左边，在“前一级别编号”处选择“级别 1”，在编号格式里面会出现三个数字 1，3个数字的中间用英文的点分开，三级标题前面存在 2个级别。

图12 选择三级标题的编号格式

图13 “03_三级标题”编号设置完成

类似二级标题，将编号格式的级别 4与样式“04_图题”链接，编号格式的前一级别选择级别1，只有这1个级别。在“在其后重新开始编号”处选择“级别1”，在编号格式的左面增加文字“图”，见图14(a)所示。

图14 “04_图题”编号的设置

类似“04_图题”的设置进行“05_表题”的编号设置。

图15 “05_表题”编号的设置

这样5个样式的多级编号设置完成，见图16所示，从图中可以看出，样式“01_一级标题”前面有数字 1，而在“02_二级标题”前面有数字1.1，在“03_三级标题”前面有数字1.1.1，在“04_图题”前面有“图1.1”，在“05_表题”前面有“表1.1”。

图16 样式的多级编号设置完成

用样式时点击图16中对应的样式不方便，可以增加工具栏，把样式放到工具栏上。这样直接点击工具栏即可。

3 样式添加到工具栏的方法

选择 工具->自定义，出现图 17(a)所示，点击图 17(a)所示的工具栏，点击新建，出现图 17(b)工具栏，在“工具栏可用于”处选择“湖南科技学院理工科毕业论文样式.doc”，这样工具栏就加入到这个文档，考到任何电脑上都是存在的。

图17 新建工具栏

点击图 17(a)的命令，找到样式，将所需的样式拖入工具栏，见图18所示。在图18中右击样式的名字，可以修改样式的名字。

图18 样式拖入工具栏过程图

见图19(a)所示，在文档中输入几行字，点击图18中样式工具栏中对应的样式，会在文字的前面自动出现编号，并且字体也相应发生变化，见图19(b)所示。从图19(b)可以看出二级标题带有灰色的底纹，这是因为点击了其中一个二级标题所致，这个编号是自动产生的。

图19 样式测试

结 论

本文研究了word多级样式的建立方法，并建立工具栏，把样式拖入工具栏，这样只需点击工具栏上对应的样式，就能实现多级样式的自动编号。对于写作有很大的帮助，可以实现自动编号，利用样式可以批量修改字体和段落格式。

[1]施晓莺.利用WORD模板功能快速实现成果地质资料文字部分的制作[J].中国煤田地质, 2005, (S1): 112-115.

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[5]罗李,裴纯礼.基于Word模板的电子教案编制[J].中小学信息技术教育, 2007, (02): 49-50.

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