社区档案工作存在的问题

周小美

摘要：社区档案工作是我国档案事业的重要组成部分，是社区社会文明和进步的重要标志，它与社区建设相伴而生，是社区居委会开展党的建设、精神文明、居民自治、社会治安综合治理、计划生育、信访调解、劳动保障、科教文体等活动的真实记录，是社区发展的基础和依据，对推动社区社会主义“三个文明”建设具有重要的现实意义。

关键词：社区档案；问题；成因

社区档案工作虽然起步晚，基础差，但经过几年的实践，它已显示出较强的生命力和较大的发展潜力，在促进社区经济和社会发展与进步，提高人民生活水平与质量，扩大基层民主，维护社会稳定，构建和谐社会等方面，发挥了越来越重要的作用。但是，我们必须清醒地看到，社区档案工作作为新事物，在其发展过程中仍然存在一些不容忽视的困难和问题，有的已成为开创社区档案工作新局面的羁绊。因此，在新的形势下，正确认识客观存在的问题，认真剖析其症结所在，是摆在我们面前的重要课题，也是保证社区档案工作可持续发展的紧迫任务。

近些年来，尽管社区档案工作获得了长足发展，但是仍然存在着以下问题：

一是硬件配备上，人、财、物难解决。主要表现在：

（1）人员不落实。大多数社区既没有档案管理机构，也没有专职档案人员。社区“两委”领导班子中，也没有明确一名成员分管档案工作。档案员一般由社区文书或会计兼任，实际上是兼而不职，形同虚设。这些兼职档案员没有经过业务培训，文化程度低，工作能力差，属于无证上岗，无法保证档案管理水平。有的社区连兼职档案员也没有，更谈不上开展档案工作了。

（2）经费无保障。许多社区经济不景气，资金短缺，财力不足，对档案工作爱莫能助、力不从心，致使用于档案管理上的经费微乎其微，而且挤占挪用习以为常。个别社区漠视档案工作，舍不得投入，每年进行财政预算时，从不考虑档案，资金及时到位无从谈起，严重制约了档案工作的正常开展。

（3）设备不配置。相当一部分社区至今没有建立档案室，没有配备档案用房，档案橱柜严重不足，各类装具破旧不堪，档案存放杂乱无章。尽管个别条件稍好的社区，尚能把档案放在木橱木柜里，但大多数社区只是用袋装、用绳捆，随便把档案往橱顶一放或桌子下面一堆，与废弃的报刊、书籍“为伍”。时间一长，档案丢失散失、受潮霉变、虫蛀损坏等现象在所难免。保管条件差，时刻威胁着档案的完整与安全。

二是软件建设上，收、管、用难开展。主要体现在：

（1）规章制度不健全。大部分社区在档案制度建设上可谓一片空白，没有制定档案工作发展计划、档案工作规范、档案工作人员岗位职责等规章，也没有建立文书处理、档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等制度，少数社区即使建起了一些，也只是写在纸上、挂在墙上，平时无人问、无人管，缺乏监督机制，执行起来自然流于形式。

（2）管理措施不规范。由于许多社区居委会工作基本上是各管一摊，文件材料处于谁形成、谁保管的状态，其文件的收发、运行、管理缺乏控制措施。平时，不注意各种文件材料的形成、积累和及时归档，对文件材料的处理随意性、盲目性大，导致了档案门类不全，载体单一，内容单调，没有特色，不能全面反映社区的基本社会面貌。有的社区虽然做了一些档案搜集和整理工作，也只是把一些零碎的文件材料收收拢，装装订订，包包捆捆而已。没有进行分类、编目等规范化管理，档案质量难以保证。档案保管缺乏科学性，标准低，技术差，安全系数小，严重影响了档案的寿命。

（3）开发利用不理想。绝大多数社区对档案资源的开发利用近乎为“零”，没有编制检索工具，没有汇编档案文件、编写参考资料，没有开展用户需求调查和业务咨询活动，更没有开放档案、多渠道提供查询、借阅等利用工作，“死档案”不能转化为“活信息”，为经济和社会发展服务的效果也就可想而知了。

三是发展布局上，点、线、面难均衡。上述突出问题在社区存在程度的差异，直接造成了各地社区档案工作发展的不平衡性，一般来说，经济发达或较发达地区，社区档案工作发展较快、较好；经济落后或较落后地区，社区档案工作发展较慢、较差。与此相适应，社区档案管理呈现出“好、一般、差”三个不同的发展层次。其中，开展好的社区，档案管理起点较高，档案工作实行了综合管理，并采取了规范化管理措施和手段。开展一般的社区，档案工作正处于起步阶段，只保管了部分档案，制定了简单的档案管理制度。开展差的社区，绝大多数尚未开展档案工作，有的虽然开展了一点，也是档案无库无柜存放，档案管理无章可循，档案质量较差。初步调查表明，社区档案工作开展好的或较好的，寥若晨星，在整个社区中所占比重很小。而且，即便是好的或较好的，它们之间也存在着一定差距，起不到以点带面的示范作用。社区档案工作开展一般的或差的，涉及面广，数量多，在整个社区中所占比例很大，拖了社区档案工作整体发展的后退，前景令人忧虑。因此，如何从根本上改变这种不利局面，又是我们不得不面临的一大难题。

总之，年轻的社区档案工作在其发展过程中，不可避免地要产生这样或那样的问题与不足，这是不依人的主观意志为转移的客观存在。只要我们坚持实事求是的原则，以极端负责任的态度，正视问题的存在，认真剖析其原因，并在此基础上，采取行之有效的措施彻底加以解决，社区档案工作定会有美好的明天。保持社区档案工作的可持续发展，是社会和时代赋予我们的光荣使命，也是社区档案工作服务大局、服务社会、服务群众的历史任务。