论电力企业办公资产管理存在的问题及对策

唐上体

【摘 要】：办公资产也是电力企业资产的重要组成部分，办公资产主要集中在企业的机关本部，对保障企业日常经营运作起到不可替代的作用。但是由于电力企业资产总量比较庞大，其生产经营部分的资产占企业总资产的比例非常大，因此，多年来电力企业往往更多的是关注企业生产类资产的管理，而忽视了对机关本部使用的办公资产的管理，导致了企业办公资产在使用、管理中存在一些账实不符、资产利用效率不高和制度不健全等问题。如何加强办公资产管理，创建节约型、保障型机关，更高效的利用办公资产，确保国有资产安全，是企业面临的一项重要而紧迫的任务。为此本文针对电力企业在管理办公资产方面存在的不足及对策方面进行了探讨。

【关键词】：办公资产管理 问题 对策

一、电力企业办公设备管理存在的问题

办公资产是指不与企业生产业务直接相关的、主要用于满足办公需要的资产，主要包括房屋建筑物、土地、车辆及办公设备等资产。其中，办公设备包括符合资产确认条件的复印机、传真机、摄像机、办公家具等。由于这些资产在的种类繁多，分布在每个部门科室，数量多，使用的人多，部分资产的流动性大，特别是如果企业组织机构的调整、人员调动等情况时，容易出现管理方面的各项漏洞，如果企业没有专门办公资产管理制度进行规范的话，更是容易产生管理方面的问题。办公设备管理存在的问题大致归纳如下：

（一）办公资产管理制度不健全，缺乏业财联动机制

以某省级电力企业为例，由于公司机关各部门的业务主要是对基层生产经营业务的指导和管理，作为全公司的话有财务部门制定的固定资产管理办法，对全系统性的资产进行管理，对固定资产进行了基本规范。但是针对办公资产专业领域的管理制度是缺失的，导致公司财务部门与资产实物归口管理部门之间、资产实物归口管理部门与资产使用部门之间缺乏沟通，财务部门只管固定资产的财务核算，资产实物归口管理部门对资产管理缺乏有效的管理手段和具体办法，资产使用部门无管理制度、无管理人员、财产登记不全。缺乏实物归口管理部门和财务门间的联动机制。

（二）办公资产采购管理不够统一规范，缺乏成本控制手段

在没有出台规范的企业招投标制度前，对办公资产的购置管理不够规范，缺乏明确的实物归口管理部门，办公资产的购置比较零散，各部门均可分散购置，没有形成批量购置，未能进行货比三家，或统一由实物归口部门进行采购，通过按批量进行招标或进行询价等方式采购，发挥批量购置的价格成本优势。如，以某省级电力企业为例，每年機关本部购置的办公资产情况如下表：

资产项目 购置金额 占比 购置部门

复印机等非IT类办公设备 120 55% 办公室

办公家具 55 25% 办公室

办公电脑 42 19% 信息部

保险柜 2.6 1% 财务部

合计 219.6 100%

（三）办公资产日常管理不规范，账实不符的现象仍较多

忽视办公资产的日常管理，财务部门只负责资产的价值管理，资产实物归口部门责任不够清晰，没有专业管理资产的岗位，各资产使用部门没有相对固定的人员负责本部门所使用的资产日常保管。缺乏规范的购置、验收、保管和使用制度。缺乏内部控制，资产的领用、保管台账或记录不健全。机构调整和人员变动后，没有能够及时进行资产交接。办公资产的盘点机制，及资产报废推出机制不健全，对长期不能使用的固定资产、报废的固定资产没有进行及时清理，使不能报废的资产堆积一边无人管理，处于闲置状态。导致该核销的账不核销，淘汰报废设备、长期挂在账上，名存实亡，造成有账无物，经过更换多人管理后，相关人员谁也说不清楚有多少资产，导致部分办公资产账实不符。

（四）固定资产配置不合理，利用率低

缺乏部门科室的办公资产配置标准，各部门可以随意采购。造成机关内固定资产资源的不合理分配和铺张浪费。比如，部门之间重复购置固定资产，各自为政，资源独享，从而导致固定资产资源浪费和利用率低。

二、存在问题的原因分析

（一）办公资产管理制度方面

目前部分企业的财务部门都能建立本单位的固定资产管理办法，从财务部门的角度对全企业的固定资产管理进行规范，但是专门针对办公资产而制定的管理制度却不多。作为国有的电力企业亦如此，这些企业的大部分资产为电力生产设备，办公资产占的比例不高，且这些企业往往更注重于生产类的资产管理，而忽视了办公设备的资产管理。且由于管理职责不够清晰，没有一个明确的归口部门去统筹管理这些办公资产，没有能够有一个部门去专门组织力量制定和完善办公资产管理制度。因此，导致办公资产管理机制不健全，管理基础不牢靠，更加谈不上对这些资产的全生命周期管理和精益化管理。

（二）办公资产管理意识方面

由于上面也提到这些企业的大部分资产为电力生产设备，办公资产占的比例不高，这些企业往往更注重于生产类的资产管理，因此往往导致企业的人员对办公资产的管理不够重视；且由于是国有企业员工们对办公资产的管理责任感不够强，内部没有形成一种文化氛围，大家都把固定资产当成是公共的东西，没有加以爱护。企业也没有定期对员工进行固定资产管理方面的培训，员工不知道怎么管理，所以造成他们在意识上忽略了这个问题。

（三）办公资产日常台账管理方面

目前的办公资产台账主要还是以财务部门的台账为主，在购置资产时由财务人员在固定资产系统进行了资产卡片录入。但这只是财务部门的台账，财务部门的台账主要还是侧重于资产的价值管理，平时用于计提折旧，及年度资产盘点等用，用于日常的使用管理的比较少。由于资产实物归口部门和使用部门均没有管理台账，因此，这些部门对自己所管理或使用的资产情况掌握的也不清楚，缺乏日常管理的手段，特别是在资产有变动时更是没法及时进行更新和对账，导致到年底财务部门组织盘查时手忙脚乱，很多资产找不到保管部门，或找不到实物资产，就出现了帐实不符。例如某电力企业本部机关2012年办公资产原值1015万元，年度盘点后发现账上有反应但找不到实物的资产原值为15万元，净值为12万元；有5万元资产为部分员工调动后没有及时交接，导致账上有反映，找不到实物。

三、管理对策

（一）加强固定资产管理人员的培训

随着经济的发展，管理人员的素质也越显得重要，同时对固定资产管理人员也提出了新的要求。固定资产管理不仅仅局限原先的数据统计整理，传递资料，还要对固定资产的使用进行分析，为管理提供决策参考。必须建立人员素质控制制度，管理人员的选调、培训、考核、奖惩形成制度。管理人员上岗必须接受岗前培训，并不断更新知识，以提高业务技能。固定资产管理人员必须学会使用操作固定资产管理软件，还要具备资产管理等其他方面的知识。应大力度宣传加强固定资产管理的重要性，通过国有资产法律法规的宣传教育活动或国有资产法规政策的学习培训，使大家充分认识加强固定资产管理工作的必要性、重要性，违法违纪的危害性，提高大家遵纪守法的自觉性。因此，加强人员培训，提高管理人员素质也是提高管理水平的重要工作。

（二）建立健全办公资产管理制度，规范办公资产管理

除了要有财务部门制定的固定资产管理办法外，还需明确办公资产的实物归口管理部门，并由归口管理部门牵头组织制定办公资产管理制度，对办公资产的购置、日常台账、调配、维修、报废等环节进行规范，明确财务部门、资产管理部门、资产使用部门在固定资产管理过程中各自的职责，规定各部门配备专人负责固定资产管理工作，把责任落实到个人。要明确机关人员的办公资产配置标准，由资产管理部门根据部门、员工的资产配置标准，统一组织采购和配置。实现“以制度管事”、“有章可循”。

（三）规范固定资产的采购管理

各级单位应制定和完善本单位办公设备配置标准。办公资产由综合管理部门统一购置，按标准配置，其他部门不得自行购置办公资产。办公资产要实行以废换新，必须在完成报废旧资产的基础上，才可申请购买新资产。办公设备购置必须纳入预算，每年由各部门向综合管理部门提交下年度办公设备需求计划，由综合管理部门汇总形成下年度办公设备购置预算，并根据年度计划组织开展招标及采购。办公资产购入后，采购人员应及时与保管使用人员办理资产验收手续，并连同发票、合同等原始凭证报送财务部。办公资产购入后，实物归口管理部门和办公资产使用部门或人员要办理签收使用手续。对符合固定资产确认条件的办公资产，要及时做好配合财务部门做好资产登记。

（四）加强办公资产日常台账管理

对达到固定资产标准的办公设备，由财务部登记固定资产总帐、明细账和固定资产卡片，详细记录固定资产名称、编号、规格、数量、金额、购建日期、使用年限及放置地点等。各级单位综合管理部门应指定专门人员负责管理办公设备，并建立资产管理台账，做好办公设备日常管理。有条件的单位可结合自身实际情况，建立办公资产编码体系，制定和粘贴办公资产标签，方便盘查对账管理。各使用部门在办公资产存放地点、使用人员等相关使用情况发生变动后，要及时与办公室综合管理部门联系，更新资产台账档案，确保实物与档案一致。实行办公资产管理问责制，要将每一件办公资产确认到具体使用人（责任人），并明确各部门负责人、资产管理员、资产使用者的职责范围：一般人员直接对自己使用的资产负责；部门负责人对本部门所有资产的管理负责。各部门资产管理人员调动时，由综合管理部门组织有关部门进行资产清查，办理交接手续。对配备给个人的固定资产或物品要实行领用交还制度，使用人员调离时，凡工作变动必须将所使用资产交回综合管理部门，对尚未办理移交手续的不能离岗。各部门间办公资产的调拨，须经实物归口部门批准同意后，报财务部备案修改资产卡片信息，并填制“固定资产调拨单”，移入部门、移出部门的责任人、使用人签字后，既可办理资产转移。未经本单位领导批准，办公资产不得外借。确需出借的，应由实物归口部门提出申请，本单位财务部审核后，报本单位领导批准。收回出租出借的办公资产，应认真检验，如发现问题，及时追究相关人员的赔尝责任。出租出借固定资产取得的收入，应及时、足额上缴财务部。

（五）全面做好自查盘查

固定资产清产核资工作，我们并不少见，近年来甚至每年都在做。但平心而论，每次的清产核资工作要完全做到位却不是一件轻而易举的事情。固定资产清查的范围很广，使用的部门分散，种类繁多，大到一幢办公楼，小到一张椅子都是我们清点的范围。进行一次徹头彻尾的清产核资，可以全面掌握单位每项固定资产的真实信息，掌握资产最真实的现状，以彻底摸清本单位固定资产“家底”，掌握单位固定资产占用情况、质量情况及分布情况，这是加强管理的前提条件和基础性工作。在进行了全面的清产核资，摸清家底以后，各单位还要继续把固定资产清查工作作为一项日常的工作抓紧抓好，可根据本单位的实际情况，形成制度，定期或不定期进行固定资产的全面清查，对固定资产的数量、使用状况及完好程度进行核查，巩固已经取得的成果。

（六）加快办公资产管理信息化建设

资产的实物归口管理部门可以建立办公资产管理系统，实现与财务部门固定资产系统的对接，并根据对办公资产的编码管理，进行日常管理信息补充录入。把办公资产的信息输入系统，对其信息实现计算机联网管理。通过计算机网络，单位的办公资产管理人员可以在同一管理系统中进行管理操作，办公资产的管理数据也实现单位的信息共享。信息化管理的优势不仅加快了数据信息的处理速度。还可以加快信息传递的速度。进行信息化管理后，办公资产的采购、使用、报废等增减变化信息直接可以在电脑中反映出来，如此的反映业务操作流程，不仅加快了信息传递速度，也减少了原来人为沟通传递信息过程中出错的概率。使办公资产管理步入现代化、科学化、规范化的轨道。