浅谈如何开展SMS管理体系内部审核

【摘要】SMS体系是一项先进、科学、系统的管理方法，对保障水上安全，保护水域環境具有事前预防的特点。

SMS内部审核目的在于及时发现问题并予以纠正，从而改进和完善SMS管理体系。

【关键词】 SMS体系，内部审核

SMS体系审核作为监督保障机制中的重要环节，对体系的有效运行和持续改进意义重大。能有效提高船舶安全营运和防污染管理工作和船舶安全管理质量。做好内部审核，提高审核质量应该抓好以下几个方面的工作。

1、领导重视，准备充分

SMS体系的内部审核工作需要领导的高度重视和全员的积极配合，内审是通过监督机制检验体系是否有效运行的重要手段，是提高体系运行质量的重要环节。

1.1、制定审核方案：应充分考虑船舶的工作状态，与上次审核的时间间隔期和下次外审时间周期。通常船舶活动审核宜选在施工准备阶段或施工结束阶段，此阶段是船员最集中的阶段，也是最能反映船舶安全和防污染管理工作开展情况的阶段；审核具体时间宜选定在外审前的1至2个月，通过内部审核查找体系运行中存在的问题和不足，并有针对性地制定纠正措施。

1.2组成审核组：在内审前，指定人员应任命审核组长及内审员，组成审核组。在任命审核组长时，应主要考虑以下因素：

1.2.1资 格—参加过专业培学习，接受过外部审核，直接从事SMS体系管理工作。

1.2.2业务范围—审核组长应选与被审对象无直接的责任关系具有独立性。

1.2.3工作经验—组织过内部审核，具有较丰富审核的经验。

1.2.4组织协调能力—内审组长应具有较好的组织、管理和协调沟通能力。

在选择审核员时，应主要考虑以下因素：

1.2.5资 格—具有SMS体系或相关工作经验，经指定人员任命的内审员。

1.2.6业务范围—内审员的专业尽可能与被审单位的业务相适应。

1.2.7专业知识—内审员对被审单位的专业知识应有一定了解，基本熟悉其管理流程。

1.3审核前准备工作：审核前应组织审核员认真学习体系文件，熟悉程序文件，撑握审核要点。根据审核员的专业进行分工，准备相关记录表格，强调审核纪律，并通过多种形式进行宣传，强调SMS体系审核的重要意义。组织召开SMS体系内审首次会议，听取被审核单位对体系运行工作的汇报，并由组长宣布审核程序和审核员的分工。

2、强化培训，提高素质

内审员的审核技巧和素质对提高审核质量具有决定性的作用，培养一批精干高效的审核队伍是开展好内部审核的必要条件。

2.1内审工作的成效很大程度上取决于内审员的素质，因此，加强内审员的培训学习尤其重要。一般较为典型的办法有以下几种：

2.2.1参加培训学习。定期组织审核员参加相应的专业培训班，加深ISM规则的理解学习体系运行管理。

2.2.2审核员轮换。轮流安全排审核员担任副组织长协助组长工作，在安排通用项目的审核进对审核员进行交叉安排，相互学习和交流工作经验。

2.2.3参与外部审核。在接受外部审核时，尽可能安排内审员配合外审员工作，学习外审员的工作流程、工作方法以及他们对问题的判断等。

2.2内审工作通常时间紧、任务重、要求高。提高内审员的积极性也比较重要，内审组要充分做好审核员的思想工作，通过评选优秀内审员、参加风险抵押，充分肯定内审员的工作成绩等形式提高内审员的工作积极性。

3、严格审核，注重实效

活动审核涉及的对象、范围、强制性标准等很多内容与船舶安全检查、船舶检验相同，但审核更多时候应该紧扣规则，结合SMS文件要求，从管理层面发现问题。

3.1在船舶审核开始前应对船舶、船员证书/证明、法定文件、船舶资料完整性、有效性，船员的配员是否满足强制要求等基本情况进行审核。

3.2紧扣岗位职责，通过询问、交谈，结合查阅记录等方式开展对关键性操作、关键性设备的维护保养等具体要求执行情况的审核，必要时可结合实际操作、演示。

3.3在活动审核中对船长的审核是关键，应侧重SMS在船舶整体实施情况和监控检查两个方面，例如何时组织开展相关培训、对船员的监督和考核、是否理按期开展了管理复查等管理措施。

3.4审核记录要简明扼要并注重抽样性和可追溯性，实际审核经验告诉我们，现场审核应严格控制记录的时间，以便利用更多的时间来进行审核调查。在查看活动记录时重点要根据审核员在询问过程中的判断选择具有代表性的活动决定抽样记录，一般抽样量控制在30%左右，审核记录所反映的审核证据必须是真实存在的，具有可追溯性。

4、认真总结，有效整改

内审结束后，组长应亲自编写内审报告，分析被审单位SMS管理体系运行情况是否符合体系文件要求，体系文件中的各项规定是否得到有效贯彻并是否有助于推进安全和防污染管理目标。

4.1列出SMS体系运行过程中存在的问题清单，与被审核单位进行沟通，并在末次会议上通报不符合项规定情况报告，提出纠正措施的建议。在末次会议结束后，拟定并下发不符合项纠正措施表，明确整改时间。

4.2判断单位的体活动是否按程序文件要求得到了有效实施与保持；判断程序文件的有效性和符合性，提出下一年度的安全管理目标，指出SMS体系可改善和提高的方面。

【结语】

在进行SMS内部审核时，审核员应根据具体环节和审核现场实际情况，灵活运用审核技巧，客观公正地开展审核活动。同时，做好现场审核记录，提高审核质量，为编写审核报告提供客观、准确的依据，使SMS体系运行符合安全管理体系文件要求。

【参考文献】

[1]《国内安全管理规则文件汇编》

作者简介：汪金豹（1976—），男，轮机管理专业，国家注册安全工程师，从事工程施工、船舶安全管理。